Cara Menggunakan Angka Di Mac: Teknik Tingkat Lanjut

Beberapa minggu yang lalu, kami meliput teknik dasar untuk menggunakan Numbers di Mac. Jika Anda melewatkan posting itu, kami menjelajahi fitur Numbers seperti rumus, templat, lembar, dan penyortiran.

Hari ini, kami akan memperluas pos itu dengan membahas teknik yang lebih canggih. Jika Anda tidak terbiasa dengan topik yang dibahas dalam posting pertama itu, saya sangat menyarankan Anda membacanya sebelum mengerjakan yang ini. Namun, bagi mereka yang merasa nyaman dengan Numbers, dan ingin memperluas pengetahuan kerja mereka, maka posting ini cocok untuk Anda.

Dalam posting ini, kita akan melihat teknik lanjutan seperti membuat grafik, tabel pivot, menambahkan pemfilteran dan pemformatan bersyarat, dan menjelajahi kemungkinan menggabungkan Angka dengan AppleScript. Ini akan menjadi sedikit "naik level", jadi bersiaplah, dan mari kita mulai!

Cara menggunakan Numbers di Mac: Teknik lanjutan

Tabel pivot

Hal pertama yang akan kita bahas adalah fitur yang relatif baru di Numbers di Mac: Tabel pivot. Dulu, ini adalah fitur yang hanya dapat dinikmati oleh pengguna Excel. Namun dalam pembaruan terbaru, Apple telah membawa tabel pivot ke Mac.

Jadi apa itu tabel pivot? Bagi mereka yang tidak tahu, tabel pivot adalah semacam tabel data standar, kecuali bahwa itu interaktif. Aspek interaktif dari tabel pivot memungkinkan Anda untuk dengan cepat mengatur, memfilter, menyortir, dan lebih memahami data di tabel Anda.

Misalnya, dalam tabel Numbers biasa, Anda akan melihat beberapa baris dan kolom data yang, betapapun terorganisirnya, cenderung sulit untuk diambil wawasannya dengan cepat. Jadi, Anda dapat memetakan tabel data ini ke tabel pivot, yang akan dengan cepat menampilkan ringkasan data, menunjukkan hubungan antara data Anda, dan banyak lagi.

Untuk membuat tabel pivot di Numbers, Anda memerlukan tabel atau rentang data terlebih dahulu. Rentang data hanyalah baris atau kolom data, sedangkan tabel adalah rangkaian baris dan kolom.

Pilih rentang atau tabel Anda, lalu klik Tabel pivot di bilah alat di bagian atas layar Anda. Anda akan diminta untuk memilih salah satu dari empat opsi berikut:

• Pada Lembar Baru: Ini membuat lembar baru yang berisi tabel pivot Anda. Ini memisahkan tabel Anda dan tabel pivot secara visual untuk menjaga semuanya tetap teratur.
• Pada Lembar Saat Ini: Ini menambahkan tabel pivot ke lembar yang sedang Anda gunakan, memungkinkan Anda untuk melihat tabel dan tabel pivot secara bersamaan.
• Untuk Sel Terpilih pada Lembar Baru: Jika Anda tidak ingin membuat tabel pivot menggunakan tabel, Anda dapat memilih rentang. Jika Anda memilih opsi ini, Anda akan membuat tabel pivot untuk rentang Anda di lembar baru.
• Untuk Sel Terpilih pada Lembar Saat Ini: Terakhir, seperti yang diharapkan, opsi ini mengambil rentang sel yang Anda pilih dan membuat tabel pivot untuknya di lembar Numbers Anda saat ini.

Cara terbaik untuk memahami tabel pivot adalah mulai membuat dan bereksperimen dengannya. Kami tidak punya waktu dalam posting ini untuk membahas lebih dalam dari ini, tetapi kami akan melakukan posting mendatang tentang tabel pivot yang menjelajahinya secara lebih rinci. Jadi tetap tunggu untuk itu!

Membuat grafik

Teknik lanjutan berikutnya yang ingin Anda pelajari saat menggunakan Numbers di Mac adalah membuat bagan. Meskipun bagan tidak sepenuhnya diperlukan saat menggunakan Numbers, bagan adalah alat visualisasi yang hebat.

Bagi mereka yang tidak terbiasa dengan bagan, ini adalah cara untuk mengambil data dalam tabel dan menampilkannya dengan cara yang lebih visual. Ini bagus untuk mengambil wawasan cepat serta menunjukkan data Anda kepada individu non-teknis. Misalnya, jika Anda telah mencatat pengeluaran di Numbers dan perlu menunjukkan pengeluaran ini selama konferensi, Anda dapat membuat bagan dan memamerkannya dalam presentasi.

Membuat bagan di Numbers sangat mudah. Pilih saja Bagan dari bilah alat dan pilih bagan 2D, 3D, atau interaktif untuk kumpulan data Anda. Jika Anda tidak yakin dengan apa yang harus digunakan, maka mungkin yang terbaik adalah tetap menggunakan opsi 2D.

Sekali lagi, kami tidak memiliki cukup waktu dalam posting ini untuk membahas pembuatan grafik secara mendalam. Namun secara umum, diagram lingkaran dan diagram batang adalah pilihan yang bagus. Diagram lingkaran membantu menunjukkan persentase dan kuantitas, sedangkan diagram batang lebih baik untuk membandingkan berbagai hal dalam hierarki visual.

Sama seperti tabel pivot, ada baiknya bereksperimen dengan berbagai opsi bagan. Jadi buat kumpulan data dan mulailah membuat bagan berdasarkan kumpulan data itu.

Juga! Satu nasihat terakhir. Saat membuat bagan yang memiliki sumbu X dan Y (bagan batang, misalnya, memiliki ini), cobalah untuk mempertahankan angka konstan pada sumbu X dan nomor variabel pada sumbu Y. Misalnya, merupakan praktik umum untuk menempatkan variabel waktu pada sumbu X (bulan, tahun, minggu, kuartal, dll.) dan nilai keuangan pada sumbu Y (mata uang, pendapatan, pengeluaran, kerugian, pertumbuhan, dll.).

Sorotan bersyarat di Numbers di Mac

Teknik penting lainnya untuk dikuasai di Numbers di Mac adalah penyorotan bersyarat. Seperti yang mungkin telah Anda perhatikan sekarang, Anda dapat memformat konten di sel Anda. Anda dapat mengubah warna latar belakang sel, mengubah warna dan jenis font, dan sebagainya.

Seperti bagan, pemformatan dapat digunakan untuk membantu mengatur data Anda secara visual. Dengan entri data kode warna, Anda dapat dengan cepat membedakan antara nilai positif dan negatif, tanggal dan jumlah dolar, klien, dan sebagainya.

Tentu saja, mengubah semua format ini secara manual dapat memakan banyak waktu. Di situlah penyorotan bersyarat masuk. Ini memungkinkan Anda untuk membuat aturan otomatis yang secara instan mengubah format sel Anda. Jadi, jika Anda memiliki Klien A, B, dan C, Anda dapat membuat aturan sehingga semua entri A berwarna hijau, semua entri B berwarna biru, dan semua entri C berwarna merah.

Untuk menyiapkan aturan penyorotan bersyarat, pilih sel, rentang sel, atau seluruh kolom/baris. Lalu klik Format di kanan atas layar Numbers. Ini akan menampilkan (bukan menyembunyikan) panel Format di sisi kanan layar Anda.

Di bagian atas panel ini, pilih Sel. Lalu klik Sorotan Bersyarat…

Pilih Tambahkan Aturan. Anda kemudian dapat membuat aturan yang didasarkan pada angka, teks, tanggal, dan sebagainya. Setiap jenis aturan memiliki parameternya sendiri, jadi pilihlah yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda. Misalnya, jika Anda ingin setiap sel dengan teks "Klien A" menjadi hijau, Anda akan memilih Teks > Adalah…

Anda tentu saja dapat mengubah aturan ini agar sesuai dengan kebutuhan Anda. Jika Anda mengaturnya seperti yang saya miliki, maka setiap kali Anda mengetik "Klien A" di sel dengan aturan penyorotan bersyarat ini, warna latar belakang akan langsung menjadi hijau.

Agar jelas, ini tidak serta merta mengubah fungsi data atau tabel Anda. Ini hanya membantu memperjelas hal-hal secara visual dan menghemat waktu Anda.

Memformat angka

Mirip dengan penyorotan bersyarat adalah memformat angka di Numbers di Mac. Secara default, semua angka yang Anda masukkan ke dalam Numbers akan terlihat relatif sama. Namun, tidak semua angka harus diformat dengan cara yang sama. Anda akan memiliki tanggal, waktu, mata uang, dan persentase.

Untuk memastikan bahwa angka-angka ini terlihat seperti yang dimaksudkan, Anda dapat menetapkan aturan untuk pemformatan berbagai sel dan rentang. Untuk mengatur ini, Anda akan ingin memastikan bahwa Format sidebar terbuka, dan Anda akan ingin memilih Sel di bilah sisi ini lagi.

Anda akan melihat bahwa di dekat bagian atas bagian bilah samping ini adalah menu tarik-turun berlabel Format data. Saat Anda memilih menu tarik-turun itu, Anda akan melihat opsi berikut:

Yang perlu Anda lakukan dari sini adalah memilih pemformatan yang ingin Anda gunakan untuk sel yang Anda pilih. Sejak saat itu, sel Anda akan secara otomatis diformat dengan tepat.

Dan jika Anda memilih Nomor dari menu tarik-turun, Anda bahkan dapat memilih jumlah tempat desimal yang ditampilkan. Ini bisa sangat membantu untuk menampilkan informasi seperti yang Anda inginkan.

Penyaringan

Opsi tampilan lain yang berguna di Numbers di Mac adalah pemfilteran. Pemfilteran, mirip dengan tabel pivot, memungkinkan Anda menampilkan hanya informasi yang relevan bagi Anda. Misalnya, Anda dapat menggunakan pemfilteran untuk menyembunyikan pengeluaran yang tidak mampu Anda bayar, hanya menampilkan klien yang Anda berutang, atau menampilkan semua entri yang akan datang.

Dengan kata lain, ini memungkinkan Anda untuk mengisi semua data Anda, lalu memfilternya berdasarkan aturan yang Anda pilih.

Saat membuat aturan pemfilteran, Anda memiliki dua opsi:

• Filter Cepat: Ini adalah aturan pemfilteran yang dibuat secara otomatis yang muncul berdasarkan data yang Anda masukkan di tabel Anda. Mereka berguna ketika Anda hanya ingin memfilter informasi tertentu dengan cepat dan tidak ingin mengatur kumpulan data Anda dengan cara tertentu.
• Aturan Penyaringan: Aturan pemfilteran, di sisi lain, adalah aturan yang Anda buat untuk tabel/set data Anda. Mereka lebih permanen, terstruktur, dan dapat diakses kapan pun Anda membutuhkannya.

Untuk menggunakan Filter Cepat, pilih kolom data atau sel tertentu, arahkan kursor ke huruf kolom yang sesuai, lalu klik panah yang muncul di samping huruf kolom. Ini akan memunculkan menu tarik-turun, di mana Anda akan menemukan Filter Cepat pilihan.

Pilih, lalu pilih dari opsi pemfilteran yang tersedia untuk mengubah data yang terlihat. Data tidak dihapus atau diubah, hanya disembunyikan dari pandangan.

Untuk aturan pemfilteran, pilih kolom, baris, atau sel yang ingin Anda filter. Kemudian, klik kanan mereka dan pilih Tampilkan Opsi Filter.

Selanjutnya, di bilah sisi (yang seharusnya diubah untuk menampilkan opsi pemfilteran), Anda dapat menambahkan filter ke kolom pilihan Anda. Sama seperti penyorotan bersyarat, Anda dapat membuat aturan yang memungkinkan Anda menampilkan/menyembunyikan data secara strategis.

Menguasai COUNTIF dalam Angka di Mac

Salah satu fungsi paling kuat di Numbers di Mac adalah COUNTIF. Secara teknis, ada fungsi "JIKA" lainnya, tetapi begitu Anda memahami cara kerja COUNTIF, Anda juga dapat mengetahui sisanya.

Intinya, COUNTIF memungkinkan pengguna untuk menerapkan formula ke rentang angka, tetapi juga untuk mengecualikan angka yang tidak memenuhi kondisi tertentu. Jadi, Anda "HITUNG" angka "JIKA" mereka memenuhi persyaratan Anda.

Misalnya, Anda dapat menggunakan ini untuk hanya menghitung penjualan Anda yang lebih besar dari $100, mengabaikan klien yang telah membelanjakan kurang dari $10, atau hanya melihat pembayaran yang belum diproses.

Untuk menggunakan fungsi COUNTIF, klik Memasukkan di bagian atas layar, lalu Rumus, kemudian Formula Baru. Ini akan mengubah bilah sisi untuk menampilkan semua rumus yang tersedia untuk Anda. Di bilah pencarian panel samping ini, ketik "JIKA" dan tekan kembali.

Ketika Anda melakukan ini, Anda akan melihat fungsi seperti IF, SUMIF, AVERAGEIF, dan tentu saja, COUNTIF. Ini semua adalah fungsi yang memanfaatkan fitur IF, jadi pilih saja yang sesuai dengan kebutuhan Anda.

Anda akan melihat bahwa ada juga fungsi "-IFS". Ini bekerja kurang lebih dengan cara yang sama, kecuali bahwa mereka memungkinkan Anda untuk memeriksa beberapa koleksi untuk beberapa koleksi, bukan satu koleksi untuk satu kondisi.

Menggunakan VLOOKUP

Selanjutnya adalah VLOOKUP. VLOOKUP adalah fitur pokok Excel, dan itu adalah salah satu yang ingin dikenal oleh mereka yang menggunakan Numbers di Mac. Setelah Anda, Anda akan menemukan diri Anda menggunakan fitur ini sepanjang waktu.

Bagi mereka yang tidak tahu, VLOOKUP adalah fungsi yang memungkinkan Anda untuk mencari bagian data tertentu yang sesuai dengan bagian data lainnya. Misalnya, Anda dapat mencari tarif per jam (Kolom B) yang dibebankan ke klien (Kolom A).

Dari sana, Anda dapat menggunakan nilai yang telah Anda cari di fungsi lain. Jadi ini adalah cara yang bagus untuk mulai mengatur dan mentranspos potongan data di sekitar kumpulan data Anda.

Untuk menggunakan VLOOKUP, Anda akan meninjau kembali langkah-langkah yang diambil dalam teknik terakhir yang kita bahas. Pilih Memasukkan di bagian atas layar, lalu pilih Rumus dan Formula Baru. Ini akan mengubah panel samping Anda untuk menampilkan panel pemilihan formula.

Di bilah pencarian panel ini, ketik "VLOOKUP" dan tekan kembali pada keyboard Anda. Anda akan melihat VLOOKUP muncul secara instan.

Silakan dan pilih VLOOKUP untuk mulai membuat rumus di sel yang Anda pilih.

Untuk membuat fungsi ini berfungsi, Anda harus mengisi informasi berikut:

• Pencarian untuk: Di sinilah Anda akan memasukkan nilai yang ingin Anda temukan. Anda dapat memasukkan angka atau string REGEX. Jika Anda tidak terbiasa dengan REGEX, postingan ini akan membuat Anda lebih cepat.
• Rentang kolom: Bagian selanjutnya adalah pemilihan sel yang akan Anda cari. Jadi tentukan sel mana yang ingin Anda temukan Pencarian untuk konten di.
• Kolom kembali: Kolom pengembalian adalah tempat Anda akan menentukan bagian data apa yang ingin Anda kembalikan. Misalnya, jika Anda mencari seseorang Pembayaran Per Jam (Kolom A), maka Anda mungkin ingin benar-benar menarik nilai yang terdapat di Kolom B, yang memiliki jumlah dolar yang mereka peroleh. Dengan kata lain, ini adalah nilai yang akan menentukan bagian data mana yang akan dikembalikan oleh fungsi ini.
• Tutup pertandingan: Parameter ini memungkinkan Anda memilih seberapa banyak kelonggaran yang Anda berikan pada data yang ditemukan rumus VLOOKUP Anda. Misalnya, Anda mencari angka "5,5" tetapi rumusnya malah menemukan "5,6". Kamu dapat memakai Tutup pertandingan untuk memutuskan apakah ini akan muncul sebagai kesalahan atau jika Anda ingin menghitungnya sebagai cukup akurat.

Dan itu saja! VLOOKUP bisa sedikit sulit untuk dipahami, tetapi begitu Anda melakukannya, itu akan menjadi alat yang sangat kuat di gudang senjata Anda. Jadi habiskan banyak waktu dengannya sampai Anda merasa nyaman menggunakannya. Saya telah menemukan bahwa komunitas Reddit untuk Excel dan Numbers memiliki banyak wawasan tentang cara kerja VLOOKUP, jika Anda memerlukan bacaan tambahan.

Berkolaborasi dengan rekan kerja

Salah satu teknik lanjutan paling sederhana yang akan kita bahas dalam tutorial Numbers di Mac ini adalah kolaborasi. Dalam pembaruan terbaru, Apple telah menambahkan kemampuan bagi pengguna untuk berkolaborasi satu sama lain di Numbers.

Melakukan ini adalah cara yang sangat mudah dan hebat untuk membuat Anda dan tim Anda lebih produktif. Untuk melakukan ini, cukup klik Berkolaborasi tombol di bilah alat dan bagikan akses ke spreadsheet Anda dengan orang lain melalui email, teks, atau AirDrop.

Orang yang berkolaborasi dengan Anda harus memiliki perangkat Apple, lebih disukai Mac atau iPad, meskipun iPhone juga akan berfungsi.

Saat berkolaborasi pada file Numbers, Anda akan dapat melihat hasil edit dan kontribusi yang sama persis dengan yang dibuat orang lain. Ini bagus untuk berbagi dokumen dengan orang-orang, mengerjakan file yang sama menggunakan perangkat yang berbeda atau pada waktu yang berbeda, dan menjaga agar tim tempat kerja Anda tetap terhubung.

Menambahkan AppleScript ke Numbers

Last but not least, teknik yang cukup canggih untuk Numbers di Mac menggunakan AppleScript dengan spreadsheet Anda. Bagi yang belum tahu, AppleScript adalah bahasa scripting dasar dari Apple yang dapat digunakan untuk mengotomatisasi tugas-tugas tertentu.

Bagi mereka yang akrab dengan Excel, Anda mungkin memiliki pengalaman dengan makro. Makro memungkinkan Anda untuk mengotomatiskan tugas-tugas dasar, seperti memasukkan angka atau memperbarui informasi. Ini adalah penghemat waktu yang hebat dan yang dibangun ke dalam Excel.

Sayangnya, Apple belum memiliki fitur yang mirip dengan Numbers. Sebagai gantinya, Anda harus mengandalkan AppleScript.

Berita baiknya adalah AppleScript cukup sederhana. Jika Anda sudah memiliki beberapa pengalaman pemrograman maka Anda harus dapat mengambilnya dengan cukup cepat. Dan jika tidak, Anda dapat mempelajari dasar-dasarnya atau menyalin kode yang telah ditulis orang lain secara online.

Seperti banyak dari apa yang ada di artikel ini, kami tidak punya waktu untuk menyelami semua hal yang dapat Anda lakukan dengan AppleScript di Numbers. Ketahuilah bahwa jika Anda mendapati diri Anda melakukan banyak tugas berulang di Numbers, Anda dapat menggunakan AppleScript untuk mulai menurunkan pekerjaan itu ke komputer Anda.

Numbers di Mac: Menjadi profesional

Dan itu saja! Dengan menguasai teknik yang diuraikan dalam posting ini, Anda dapat mulai mengasah keterampilan Anda di Numbers di Mac dan membuat kemajuan untuk menjadi pro sejati. Sementara beberapa dari konsep ini mungkin sulit untuk dipahami pada awalnya, kemungkinan besar Anda akan menggunakan banyak hal ini setiap hari.

Ini adalah teknik yang bagus untuk dipelajari jika Anda ingin bekerja di Numbers atau Excel untuk mencari nafkah. Dan bagi mereka yang hanya membutuhkan Numbers untuk proyek di rumah, ini akan memungkinkan Anda melakukan banyak hal baru. Beri tahu saya di komentar di bawah bagaimana Anda berencana menggunakan berbagai teknik ini!

Untuk wawasan, berita, dan panduan lebih lanjut tentang semua hal tentang Apple, lihat blog AppleToolBox lainnya.

Sampai jumpa lain waktu!