Cara Membuat Daftar Drop-Down di Excel

Untuk membuat tugas entri data sempurna dan cepat, Anda harus mempelajari cara membuat daftar drop-down di Excel.

Excel adalah perangkat lunak entri data yang kuat. Anda dapat menggunakannya untuk kebutuhan entri data pribadi dan profesional seperti membuat daftar perlengkapan kantor, membuat daftar perlengkapan rumah tangga, membuat inventaris untuk usaha kecil atau rumah, dan masih banyak lagi.

Dalam pekerjaan entri data apa pun, Anda harus mengetikkan data kecil seperti nama, alamat, jumlah, lokasi, harga, dll. Saat seseorang mengaudit database ini, mereka mungkin ingin memasukkan komentar seperti diaudit, menunggu audit, ditemukan kesalahan, dll.

Jika Anda atau karyawan Anda mulai melakukannya secara manual, mencapai tujuan akan memakan waktu berhari-hari. Karenanya, Anda harus mengotomatiskan lembar Excel tempat Anda mengambil data. Perintah daftar drop-down Excel adalah otomatisasi dasar yang dapat Anda gunakan tanpa mempelajari pengkodean Visual Basic untuk Excel. Baca terus untuk mengetahui cara membuat daftar di Excel dengan drop-down.

Apa itu Daftar Drop-Down di Microsoft Excel?

Daftar drop-down Excel adalah alat Validasi Data dari aplikasi Excel. Ini mengharuskan Anda untuk memilih rentang atau daftar data untuk daftar drop-down. Kemudian, cukup terapkan perintah Validasi Data untuk daftar Drop Down di sel target atau rentang sel untuk mendapatkan saran entri data.

Daftar drop-down menghilangkan dugaan dari tugas entri data. Selain itu, Anda tidak akan membuat salah ketik dan kesalahan lainnya saat menggunakan fitur daftar drop-down Excel. Ini juga merupakan alat otomatisasi entri data yang paling banyak digunakan di Microsft Excel.

Berikut adalah beberapa skenario di mana Anda dapat menerapkan perintah Validasi Data ini:

• Anda sedang membuat database di Excel, dan Anda memerlukan operator entri data untuk mengetikkan data yang Anda perlukan, tanpa sampah.
• Anda ingin operator entri data hanya menggunakan data yang dikategorikan saat memasukkan informasi di lembar kerja Excel.
• Anda membuat formulir online atau offline gratis di Excel, dan Anda ingin pengguna memasukkan data yang hanya tersedia di formulir dan tidak ada yang lain.
• Basis data Anda mencakup nama berulang, nomor telepon, alamat, dll. Selain itu, bergantung pada data ini, Anda membayar tagihan atau faktur. Oleh karena itu, akurasi sangat penting untuk proyek tersebut. Dalam kasus seperti itu, Anda harus menggunakan daftar drop-down di Excel.
• Anda sedang membuat lembar Excel untuk perlengkapan rumah tangga, dan Anda ingin anggota keluarga membuat entri hanya dari daftar item yang diizinkan.
• Tim entri data Anda sangat suka menggunakan pintasan keyboard, dan untuk ini, daftar drop-down Excel menawarkan kenyamanan yang tak tertandingi.
• Anda sedang membuat persediaan kantor atau basis data permintaan pembelian, dan Anda hanya ingin karyawan membuat permintaan pembelian untuk alat tulis, perangkat keras TI, atau aksesori yang disetujui sebelumnya.

Ada dua cara untuk membuat daftar di Excel dengan panah drop-down. Satu menggunakan rentang data pra-konfigurasi, dan yang lain mengetik opsi secara manual. Temukan di bawah langkah-langkah untuk menu drop-down paling otomatis di Excel:

• Buat Lembar Kerja baru di Excel dan beri nama Basis data.
• Sekarang, buat tajuk kolom di sel A1 sesuai dengan jenis atau nama lain yang Anda suka. Sebagai contoh, saya memberikan daftar menu drop-down header kolom Perangkat Keras TI dalam tutorial ini.
• Sekarang, salin-tempel data dari tempat lain atau ketik secara manual untuk mengisi sel di bawah tajuk kolom dengan item yang Anda inginkan di menu drop-down.
• Saya mengetik opsi permintaan pembelian perangkat IT seperti Monitor, Speaker, RAM, CPU, Casing PC, GPU, PSU, dan sebagainya.

Sejauh ini, Anda telah berhasil membuat database dari mana perintah Validasi Data Excel akan menampilkan opsi atau pilihan daftar drop-down. Sekarang, mari buat daftar drop-down yang sebenarnya dengan mengikuti langkah-langkah yang disebutkan di sini:

• Pilih sel tempat Anda ingin membuat daftar drop-down di Excel.
• Sekarang, klik Data tab pada Menu pita Excel.
• Dalam Alat Data bagian perintah, klik Validasi data panah drop-down.
• Menu konteks akan terbuka dengan beberapa opsi. Memilih Validasi data.
• Sekarang, Anda harus melihat Perintah Validasi Data alat di Lembar Kerja tempat Anda ingin menambahkan daftar drop-down untuk Excel.
• Ini berisi tiga tab. Ini adalah Pesan Input, Pengaturan, dan Peringatan Kesalahan.
• Klik Pengaturan.
• Di bawah Kriteria validasi pilihan, klik daftar drop-down di bawah Mengizinkan menu.
• Memilih Daftar dari drop-down.
• Secara default, Tarik-turun dalam sel Dan Abaikan kosong tanda centang harus diperiksa. Jika tidak, periksa mereka.
• Klik panah atas di Sumber bidang. Itu Validasi data kotak dialog sekarang akan diminimalkan menjadi bilah tipis dengan bidang kosong.
• Pergi ke Lembar Kerja Basis Data dan pilih rentang sel di daftar drop-down Excel.
• Pilih beberapa sel kosong di bawah item terakhir. Ini akan membantu Anda memperluas daftar tanpa mengedit Sumber lagi.
• Excel akan secara otomatis mengisi data sumber untuk daftar drop-down. Anda hanya perlu mengklik panah bawah pada yang kurus Validasi data batang.
• Anda sekarang akan melihat kotak dialog Validasi Data yang diperluas lagi. Namun, kali ini, Anda akan melihat rentang data sumber di Sumber bidang.
• Cukup klik OKE, dan Anda sudah siap.

Selamat! Anda telah membuat daftar drop-down pertama Anda di Excel. Sekarang, Cukup salin ini di tempat lain di mana Anda perlu menampilkan item yang sama saat karyawan atau pengguna lain mengisi data di lembar entri data.

Anda mungkin ingin mengunci lembar kerja Database sehingga tidak ada yang bisa membuat perubahan pada daftar opsi di daftar drop-down di lembar kerja entri data. Ikuti langkah cepat ini untuk mengamankan item daftar:

• Pilih rentang sel yang perlu Anda kunci.
• Klik kanan lalu pilih Memformat Sel.
• Pergi ke Perlindungan tab dan centang Terkunci pilihan.
• Klik OKE untuk menerapkan Memformat Sel perubahan.
• Sekarang, pergi ke Tinjauan tab pada pita Excel.
• Pilih Lindungi Lembar ikon.
• Di Lindungi Lembar kotak dialog, masukkan kata sandi di bidang kosong.
• Masukkan kembali kata sandi, dan Excel akan mengunci Lembar Kerja untuk selamanya.

Jika Anda menginginkan menu drop-down singkat, seperti Ya/Tidak, Diaudit/Tidak Diaudit, Ditugaskan/Terbuka, Lengkap/Tidak Lengkap, dll., Anda dapat menggunakan daftar manual alih-alih metode rentang data. Ini menghemat waktu. Inilah cara Anda membuat daftar drop-down di Excel menggunakan item daftar:

• Klik sel untuk mengisi menu drop-down.
• Pilih Validasi data dari Data tab menu pita.
• Di bawah Mengizinkan menu, klik Daftar.
• Sekarang, cukup ketik daftar item di Sumber bidang.
• Pastikan Anda memisahkan setiap item dengan koma.
• Klik OKE untuk menerapkan daftar drop-down.

Ini adalah metode termudah dan tercepat untuk membuat daftar drop-down sederhana di Excel. Namun, metode pertama lebih dapat diandalkan saat Anda akan menggunakan daftar drop-down secara berlebihan.

Daftar drop-down yang kosong mungkin tidak banyak berarti bagi operator entri data. Anda perlu menambahkan instruksi khusus, sehingga tidak membuat kesalahan. Inilah cara Anda menambahkan pesan instruksi ke daftar drop-down di Excel:

• Klik sel mana saja yang berisi aktif Perintah Validasi Data.
• Sekarang, pergi ke Data tab > Validasi data > klik Validasi data.
• Di dalam Validasi data kotak dialog, klik Pesan Masukan tab.
• Ketik teks kecil untuk Judul dan kemudian pesan rinci di Pesan Masukan bidang.
• Klik OKE untuk menerapkan perubahan.

Sekarang, setiap kali pengguna memilih sel dengan perintah Validasi Data daftar drop-down aktif, mereka akan melihat pesan tentang cara mengisi sel menggunakan item dari daftar drop-down.

Jika seseorang membuat kesalahan saat menggunakan daftar drop-down di lembar entri data Excel Anda, Anda juga bisa menampilkan pesan kesalahan. Ini akan memastikan bahwa pengguna mengambil tindakan untuk mengatasi kesalahan dan tidak melewatkan sel. Berikut adalah langkah-langkah untuk mengaktifkan Tampilkan Peringatan Kesalahan:

• Ikuti langkah-langkah yang disebutkan sebelumnya sampai Anda mendapatkan Validasi data kotak dialog.
• Sekarang, pilih Peringatan Kesalahan tab.
• Pilih sebuah Gaya Kesalahan dari tiga opsi: Berhenti, Peringatan, dan Informasi.
• Kemudian, ketik teks singkat untuk Judul dari Peringatan Kesalahan.
• Sekarang, masukkan pesan mendetail di Pesan eror bidang.

Kerja bagus! Dengan mengaktifkan Tampilkan Peringatan Kesalahan, Lembar Kerja akan menampilkan kotak dialog kesalahan jika seseorang mengetik apa pun selain item yang disebutkan dalam daftar drop-down di Excel.

Sekarang Anda tahu cara membuat daftar di Excel dengan drop-down dalam dua metode berbeda. Anda dapat mencoba cara membuat daftar drop-down Excel dan membuat formulir entri data untuk membantu karyawan Anda.

Anda juga dapat membuat daftar perlengkapan rumah yang intuitif untuk bahan makanan, perangkat keras, pakaian, utilitas, dan lainnya menggunakan daftar drop-down di Excel.

Jangan lupa untuk berkomentar di bawah jika Anda tahu cara keren lainnya untuk membuat daftar drop-down di Excel.

Selanjutnya, belajarlah sembunyikan baris atau kolom di Excel dan beberapa Templat kalender Excel untuk tahun apa pun.