Selalu ada alasan untuk mengirim email ke berbagai orang. Inilah cara Anda dapat membuat daftar distribusi di Outlook.
Sebagai pengguna Outlook, Anda mungkin perlu mengirim email resmi atau pribadi yang penting ke banyak orang. Dalam situasi seperti itu, mengirim email satu per satu akan membutuhkan lebih banyak waktu dan usaha.
Anda dapat menyiapkan daftar distribusi di Outlook dan menghilangkan kerumitan menambahkan beberapa alamat email di bidang Kepada.
Tapi pertama-tama, mari pelajari lebih lanjut tentang daftar distribusi dan kepentingannya.
Apa itu Daftar Distribusi di Outlook?
Daftar distribusi adalah daftar kontak atau alamat email yang dapat digunakan untuk mendistribusikan atau mengirim email ke semuanya.
Jadi, itu adalah sekelompok alamat email yang dapat Anda gunakan untuk mengirim email. Daftar ini juga disebutkan dalam versi Outlook yang berbeda Daftar kontak dan Grup Kontak.
Jika Anda memiliki daftar distribusi, itu akan muncul di daftar kontak dan buku alamat Anda.
Mengapa Anda Membutuhkan Daftar Distribusi di Outlook?
Mengirim email ke berbagai orang bisa jadi sulit, terutama jika Anda adalah bagian dari organisasi dengan ratusan atau ribuan karyawan.
Daftar distribusi mengotomatiskan tugas biasa dan berulang ini untuk menambahkan alamat email satu per satu kapan pun Anda ingin mengirim email ke sekelompok orang.
Anda dapat membuat daftar sekali dan menggunakannya selama bertahun-tahun kecuali beberapa karyawan bergabung atau keluar dari organisasi atau tim.
Dalam hal ini, Anda juga dapat mengedit daftar distribusi dengan lancar agar tetap terbarui. Selain itu, daftar distribusi membantu Anda menghindari penambahan seseorang secara tidak sengaja sebagai penerima email Anda.
Perbedaan Antara Daftar Distribusi, Grup Distribusi, dan Grup Kontak
Anda akan menemukan bahwa istilah seperti daftar distribusi dan grup kontak digunakan secara bergantian di ekosistem Microsoft atau Outlook.
Meskipun memiliki arti yang sama, daftar distribusi digunakan di aplikasi Outlook versi lama.
Beberapa orang mungkin juga menggunakan istilah seperti grup distribusi dan daftar kontak untuk merujuk ke daftar distribusi.
Dalam kasus langganan Office 365, daftar distribusi dimaksudkan untuk seluruh organisasi.
Selain dikelola secara terpusat, daftar ini menerima email dari email organisasi, bukan dari alamat email pribadi.
Sebaliknya, grup kontak dapat dibuat di akun email Outlook pribadi.
Membuat Daftar Distribusi di Outlook dari Aplikasi Web
Saat mengakses Outlook dari aplikasi web, Anda dapat mengikuti langkah-langkah berikut untuk menambahkan daftar kontak atau daftar distribusi:
- Membuka Pandangan pada browser web dan klik pada Rakyat ikon.
- Klik pada panah tarik-turun di samping Kontak baru untuk memilih Daftar kontak baru.
- Munculan akan muncul di layar.
- Anda harus memasukkan nama untuk daftar.
- Tambahkan alamat email semua orang yang ingin Anda sertakan dalam daftar distribusi ini.
- Jika mau, Anda juga dapat menambahkan deskripsi.
- Klik Selesai, dan Anda baru saja membuat sebuah Daftar distribusi Outlook.
- Saat mengirim email ke grup, tambahkan nama grup di Ke lapangan.
Cara Membuat Daftar Distribusi di Outlook Desktop
Bahkan jika Anda memiliki aplikasi Outlook di Windows, Anda dapat dengan mudah membuat daftar distribusi yang dikenal sebagai Grup Kontak. Berikut adalah langkah cepat untuk membuat daftar distribusi prospek di sana:
- Buka Aplikasi Outlook dan pilih Rakyat tab.
- Klik pada Kontak baru panah tarik-turun.
- Memilih Grup Kontak.
- Anda akan melihat jendela baru untuk grup atau daftar tersebut.
- Dalam Bidang nama, tambahkan nama daftar.
- Klik Tambahkan anggota tombol.
- Pilih dari mana (Kontak Outlook, Buku Alamat, Kontak Email) Anda ingin menambahkan orang ke grup ini.
- Pilih seseorang, dan klik Anggota tombol untuk menambahkannya ke daftar.
- Untuk memilih beberapa orang secara bersamaan, tekan tombol Ctrl kunci sambil memilih semua nama.
- Setelah selesai, klik OKE untuk kembali ke Grup Kontak jendela.
- Klik Simpan & Tutup untuk menerapkan perubahan.
Cara Membuat Daftar Distribusi di Outlook untuk Mac
Fitur daftar distribusi prospek juga tersedia untuk pengguna Mac. Jadi, Anda dapat membuat daftar distribusi di Outlook Mac dengan langkah-langkah berikut:
- Membuka Outlook untuk Mac dan pilih Rakyat.
- Memilih Daftar Kontak Baru di bawah Rumah tab.
- Tetapkan nama ke daftar.
- Klik Menambahkan tombol dan ketik beberapa huruf pertama dari nama kontak yang ingin Anda sertakan.
- Pilih nama itu untuk menambahkannya.
- Ketik alamat email untuk menambahkan seseorang yang tidak ada di daftar kontak.
- Klik Simpan & Tutup tombol ketika semua nama berhasil ditambahkan.
Kesimpulan
Sekarang setelah Anda mengetahui cara membuat daftar distribusi di Outlook, Anda dapat mengirim email dengan lancar ke banyak orang.
Apakah Anda menggunakan Windows atau Mac, mengikuti langkah kami akan membantu Anda membuat daftar distribusi Outlook.
Anda dapat berkomentar untuk membagikan pengalaman Anda dalam menyiapkan daftar distribusi di Outlook. Setelah membuat daftar, Anda mungkin ingin berbagi daftar kontak dengan pengguna Outlook lainnya.