Cara Mail Merge Dari Excel ke Word dengan 2 Cara

Jika Anda kesulitan mengirim email atau email massal ke klien dan pelanggan dengan mempersonalisasi konten setiap dokumen, gabungan surat dapat membantu. Untuk gabungan surat, kombinasi terbaik adalah Excel dan Word. Temukan di sini cara menggabungkan surat dari Excel ke Word dengan dua metode mudah.

Penggabungan surat adalah bentuk otomatisasi pekerjaan kantor yang paling terjangkau di komputer desktop dan laptop. Anda hanya perlu mengonfigurasi aplikasi Microsoft Word untuk mengambil data teks placeholder dari database seperti file Excel untuk satu dokumen.

Setelah disetel, Anda dapat membuat surat, amplop, email, direktori, label alamat yang dipersonalisasi, dan sebagainya dalam satu klik. Jika Anda mempelajari cara menggabungkan surat dari Excel ke Word, Anda dapat membuat faktur, tagihan bulanan, detail langganan, dan banyak dokumen resmi lainnya untuk ratusan dan ribuan pelanggan dalam beberapa klik.

Dengan mempelajari cara menggabungkan surat di Word dari Excel, Anda dapat membuat email dan surat yang kaya data dan menghindari kesalahan manusia yang berisiko saat membuat dokumen semacam itu secara manual. Jadi mari kita mulai dengan metode untuk melakukan gabungan surat dari Excel ke Word.

Ada dua cara untuk melakukan gabungan surat dari Excel ke Word. Yang pertama adalah metode manual di mana Anda menambahkan sendiri teks placeholder untuk satu dokumen dan Word melakukan sisanya untuk surat atau email lainnya. Pelajari langkah-langkah untuk gabungan surat manual di sini:

Pertama, Anda perlu membuat database dari mana MS Word akan mengambil data ke Bidang Gabungan Surat dalam templat email, surat, faktur, dll. Anda harus membuat database Excel sedemikian rupa sehingga semua data yang terkait dengan satu penerima tersedia dalam satu baris.

Anda dapat memisahkan berbagai data dalam satu baris di bawah tajuk kolom yang berbeda. Tajuk kolom ini akan berfungsi sebagai pendamping untuk Bidang Gabungan Surat di Word. Anda dapat membuat tajuk kolom sesuka Anda sekarang. Namun nanti, Anda harus melakukan sedikit pengeditan di tajuk kolom untuk mencocokkan bidang di Word.

Temukan langkah-langkah dasar di bawah ini untuk membuat database untuk gabungan surat di Excel. Tutorial ini akan membuat faktur untuk bisnis kecil atau rumahan tempat Anda dapat mengirim faktur massal dan tagihan bulanan ke ribuan pelanggan dengan harga terjangkau tanpa bergantung pada solusi online atau pihak ketiga yang mahal agensi:

• Buat file Excel kosong dan ganti nama lembar menjadi Faktur.
• Anda harus mengisi semua data untuk gabungan surat di lembar kerja ini.
• Sekarang buat item yang ingin Anda sertakan dalam dokumen gabungan surat header kolom. Ini akan berfungsi sebagai Bidang Gabungan Surat di Word.
• Ketik nama pelanggan dan semua informasi terkait lainnya di bawah tajuk kolom masing-masing di baris yang sama. Jika Anda mengubah baris untuk pelanggan yang sama, Word tidak akan dapat mengisi informasi yang benar pada dokumen yang digabungkan.

• Saat basis klien Anda meningkat, Anda dapat mulai menambahkan nama pelanggan baru di bawah Tajuk kolom pelanggan.
• Selain itu, Anda dapat menambahkan data baru untuk pelanggan lama atau baru di bawah tajuk kolom tertentu.
• Setiap kali Anda memperbarui database ini, gabungan surat Word akan secara otomatis membuat dokumen pelanggan baru untuk ditambahkan pelanggan, hilangkan klien jika Anda menghapus beberapa, dan juga perbarui angka dalam dokumen sesuai informasi dari Excel basis data.
• Penggabungan surat Word tidak akan mengimpor pemformatan angka dari Excel. Untuk menyimpan elemen pemformatan angka, seperti desimal, simbol mata uang, dll., Anda perlu memasukkan kode pendek di Bidang Gabungan Surat tertentu. Saya akan menyebutkan kode dan trik untuk menggunakannya nanti di tutorial ini.

Itu dia! Anda telah berhasil membuat database Excel untuk proyek gabungan surat. Kerja bagus! Mari mulai membuat template gabungan surat di Microsoft Word.

Pertama, Anda perlu membuat draf email faktur atau surat yang ingin Anda kirim ke klien dan pelanggan Anda. Surat itu harus berisi beberapa informasi dasar tentang Anda seperti yang ditunjukkan di bawah ini. Ini statis untuk semua email dan surat.

• Namamu
• Nama bisnis Anda
• Alamat bisnis Anda
• Logo perusahaan (jika ada)
• Garis tanda tangan

Sekarang setelah Anda membuat templat Word tempat Anda akan menambahkan bidang gabungan surat, mari lihat langkah-langkah di bawah ini:

• Klik tab Mailings pada pita Word lalu pilih Mulai Penggabungan Surat.

• Dari daftar drop-down, pilih jenis dokumen yang ingin dibuat. Ayo pilih Pesan Email.
• Sekarang, klik lagi Surat tapi kali ini memilih Pilih Penerima.
• Karena Anda ingin melakukan gabungan surat dari Excel ke Word, pilih Gunakan Daftar yang Ada pilihan.

• Sekarang, cari database gabungan surat yang dibuat sebelumnya di Excel dan pilih Faktur lembar kerja di Pilih Tabel kotak dialog.
• Sekarang, Anda harus melihat bahwa Tulis & Sisipkan Bidang grup perintah menjadi aktif pada menu pita Word > Surat.

Sejauh ini, Anda menghubungkan database Excel untuk gabungan surat ke Word. Selanjutnya, kita akan mempelajari cara mengisi bidang yang wajib diisi dalam dokumen template gabungan surat di bawah ini:

• Klik Garis Salam pada tab Mailings dan buat baris salam yang ingin Anda tambahkan. Itu «Garis Salam» teks placeholder akan muncul.

• Sekarang, Anda dapat menulis pernyataan yang menyebutkan pembayaran faktur. Ini akan menjadi pernyataan statis yang akan ditujukan ke semua penerima.
• Di bawah baris salam, Anda dapat menambahkan bidang gabungan surat lainnya seperti Email pengguna"Surel pelanggan"; Nomor Faktur: «Nomor_Faktur»; Tanggal Faktur: «Tanggal_Faktur», dll.

• Kemudian, klik Sisipkan Bidang Gabungan opsi untuk mulai menambahkan komponen dinamis proyek gabungan surat.
• Perintah Sisipkan Bidang Gabungan akan menampilkan semua tajuk kolom yang tersedia di database Excel yang Anda tambahkan ke dokumen gabungan surat. Luangkan waktu Anda untuk menambahkan bidang yang Anda inginkan.

• Misalnya, Anda dapat menambahkan bidang gabungan ini: «Layanan_Line_1»; «Tanggal_Garis_1»; «Jumlah_Garis_1»; «Layanan_Line_2»; «Tanggal_Garis_2»; «Jumlah_Garis_2»; «Jumlah_Total_».

• Sekarang setelah Anda menambahkan semua kolom dinamis, Anda dapat menutup email dengan menambahkan komentar penutup dan baris tanda tangan. Sekali lagi, ini akan menjadi komponen statis.
• Anda sekarang dapat mengklik Hasil Pratinjau tombol di bawah tab Surat untuk melihat dokumen gabungan pertama.

Seperti yang Anda lihat di pratinjau bahwa jumlah faktur tidak menunjukkan mata uang atau titik desimal. Untuk mengatasinya, ikuti langkah-langkah yang diuraikan di sini:

• Klik kanan «Jumlah_Garis_1» bidang gabungan surat dan klik Alihkan Kode Bidang.

• Sekarang, Anda akan melihat MERGEFIELD dan kemudian bidangnya.
• Masukkan kode berikut seperti yang ditunjukkan pada gambar di atas:

#$0.00

• Sekarang, pilih bidang lagi, klik kanan, dan Alihkan Kode Bidang.

• Kemudian, lihat pratinjau untuk mengonfirmasi apakah gabungan surat mengimpor pemformatan angka atau tidak.
• Anda sekarang dapat memasukkan kode di atas di bidang gabungan surat lainnya dengan nomor seperti «Jumlah_Garis_2» Dan «Jumlah_Total_».

Anda dapat menyorot data penting di template email sekarang. Gabungan surat Word akan membawa pemformatan di semua dokumen lain yang Anda buat dalam proyek gabungan surat ini.

Setelah siap, klik Selesaikan & Gabungkan > Edit Dokumen Individu > Semua dalam Menggabungkan rekaman kotak dialog. Klik OKE untuk membuat semua dokumen gabungan untuk setiap pelanggan di database Excel.

Penggabungan surat Word akan membuat dokumen baru dengan email yang digabungkan. Jadi, Anda harus menyimpan file tersebut secara terpisah atau langsung mengirim email.

Cara kedua untuk melakukan gabungan surat adalah dengan menggunakan wizard Gabungan Surat dari Microsoft Word. Namun, ini adalah metode yang rumit. Anda harus mengubah database sumber di Excel sesuai dengan Bidang Gabungan Surat yang tersedia di Word. Inilah yang perlu Anda lakukan untuk mencoba gabungan surat otomatis di Word:

• Buat template dokumen Word lalu klik Surat > Mulai Penggabungan Surat > jenis dokumen yang ingin Anda hasilkan.

• Lalu klik Mulai Penggabungan Surat lagi lalu pilih Wizard Penggabungan Surat Langkah-demi-Langkah.

• Instruksi akan muncul dalam enam langkah di panel navigasi sisi kanan Word.
• Anda perlu melakukan tugas yang ditunjukkan pada langkah pertama dan kemudian klik Next: Memulai dokumen untuk mengikuti wizard.

Anda dapat menggabungkan data ke Word dari Excel secara otomatis menggunakan fitur gabungan surat Word. Untuk ini, Anda harus membawa file Excel. Kemudian, buat dokumen Word baru dan mulailah menulis email atau email Anda. Di tempat Anda perlu mengimpor nilai dari Excel, klik bidang Sisipkan Gabungan Surat dan tambahkan nilai yang diperlukan.

Sebelum melakukan ini, Anda harus menambahkan database Excel dengan masuk ke Mailings > Select Recipients > Use an Existing List dan pilih file Excel. Setelah Anda membuat dokumen template secara manual, selesaikan gabungan surat dan Word akan membuat semua email atau surat lainnya secara otomatis untuk masing-masing penerima.

Anda dapat membuat gabungan surat dari data Excel seperti yang biasa Anda lakukan untuk daftar kontak baru atau kontak dari Outlook. Namun, untuk memanfaatkan data dari lembar kerja Excel, ikuti langkah-langkah berikut:

• Simpan file Excel dan templat gabungan surat Word di penyimpanan lokal.
• Buka file Word dan klik Mailings.
• Sekarang, pilih opsi Select Recipients dan klik Use an Existing List.
• Sekarang navigasikan ke drive tempat file Excel berada, pilih, lalu klik Buka.
• Itu dia! Anda telah berhasil menautkan file Excel untuk gabungan surat.

Menurut Panduan Gabungan Surat Langkah-demi-Langkah, berikut ini adalah enam langkah untuk gabungan surat di Word:

• Pilih jenis dokumen seperti surat, amplop, direktori, dll.
• Pilih dokumen awal seperti dokumen saat ini atau dokumen yang sudah ada
• Pilih penerima dari daftar yang sudah ada (Excel), kontak Outlook, atau daftar baru
• Tulis surat Anda
• Pratinjau surat Anda
• Selesaikan penggabungan

Sekarang Anda tahu cara menggabungkan surat dari Excel ke Word dengan mengikuti metode manual atau panduan Gabungan Surat Word. Cobalah salah satu metode tergantung pada dokumen gabungan surat Anda, basis data, dan tingkat personalisasi yang Anda butuhkan.

Jangan lupa untuk berkomentar di bawah jika Anda mengetahui metode mudah lainnya tentang cara melakukan gabungan surat di Word dari Excel. Anda mungkin juga ingin tahu cara mencetak label dari excel menggunakan gabungan surat MS Word Dan menggabungkan komentar dan perubahan dari beberapa dokumen.