Cara Membandingkan Teks di Excel: 8 Metode Terbaik

Jika Anda berurusan dengan database besar di spreadsheet Excel dan perlu membersihkan database untuk entri duplikat, Anda dapat menggunakan teknik berikut untuk membandingkan teks di Excel.

Spreadsheet Excel tidak hanya untuk memelihara akun keuangan, buku alamat, atau basis data teks. Ini juga dapat membantu Anda menganalisis data untuk menghapus entri duplikat. Selain itu, Anda dapat menggunakan beberapa rumus mudah dan fungsi logis lembar kerja Excel untuk membandingkan sel dan rentang sel guna mengetahui nilai spesifik yang Anda cari.

Meskipun Anda dapat secara visual mengikis seluruh lembar kerja untuk nilai duplikat atau target, ini mungkin bukan metode yang ideal saat lembar kerja Excel berisi ribuan entri. Selain itu, berbagai fungsi Pemformatan Bersyaratnya memungkinkan Anda menyorot sel secara otomatis saat mendeteksi nilai yang Anda cari.

Baca terus untuk mempelajari cara membandingkan teks di Excel. Anda juga akan mengetahui bagaimana Excel membandingkan teks dalam dua kolom menggunakan Pemformatan Bersyarat. Ayo gali!

Mungkin ada alasan tak terbatas untuk melakukan perbandingan teks dalam fungsi Excel. Namun, berikut ini adalah yang paling sering Anda hadapi dalam kehidupan pribadi dan profesional Anda:

• Anda menjalankan bisnis dan membuat database Excel terpisah untuk pelanggan dari seluruh 50 negara bagian AS. Sekarang, seseorang mencampuradukkan nama pelanggan. Di sini, alih-alih menggosok lembar kerja secara manual, Anda dapat menggunakan teks perbandingan di Excel untuk menemukan nama pelanggan yang tercampur di antara 50 negara bagian.
• Bisnis Anda memiliki dua database terpisah untuk alamat daftar hitam dan daftar putih untuk pengiriman barang dagangan dari toko eCommerce Anda. Seorang karyawan mencampuradukkan alamat. Dalam situasi yang mengerikan ini, Anda dapat menggunakan fungsi perbandingan string Excel.
• Anda membuat daftar belanja bahan makanan selama sebulan penuh dan mencampurkan daftar itu dengan beberapa bahan makanan yang Anda dapatkan bulan lalu. Di sini, Anda dapat memanfaatkan membandingkan teks di Excel.
• Jika Anda seorang guru sekolah menengah dan perlu mengevaluasi respons siswa terhadap pertanyaan secara otomatis, Anda dapat menggunakan string Excel untuk membandingkan kolom dan baris.
• Untuk tujuan promosi bisnis, Anda memberikan kode diskon kepada ribuan pelanggan. Sekarang, Anda ingin menargetkan ulang pelanggan yang menggunakan kode diskon untuk menawarkan produk dan langganan premium. Anda dapat menggunakan Excel membandingkan teks dalam fungsi dua kolom untuk mencocokkan nama pelanggan yang menggunakan kode promo dari database master pelanggan yang Anda kirimi email promo.

Mungkin ada ribuan alasan lain untuk membandingkan nilai dan teks di Excel. Apa pun alasannya, Anda akan menemukan delapan metode berikut untuk Excel membandingkan teks dalam dua kolom yang berguna:

Misalnya, Anda hanya perlu membandingkan dua kolom data untuk memastikan Anda mendapatkan semua persediaan yang dibutuhkan. Di sini, Anda dapat mencocokkan suplai yang diminta dengan suplai yang diantarkan menggunakan operator pembanding yang tidak sensitif huruf Equals.

Dengan demikian, Anda dapat menyalin data referensi dari satu aplikasi dan menempelkannya di bawah kolom referensi atau persediaan yang diminta. Kemudian, Anda dapat mengimpor data target dari aplikasi lain dan menempelkan data tersebut di bawah kolom target atau persediaan yang diterima.

Anda tidak perlu memikirkan untuk mencocokkan kasus dan nilai teks sel meskipun Anda mengimpor data dari aplikasi yang berbeda. Inilah cara kerja perbandingan case-insensitive:

• Salin dan tempel rumus berikut di sel tempat Anda menginginkan hasil perbandingan:

=A2=B2

• Memukul Memasuki dan Excel akan menampilkan Benar atau Salah tergantung pada referensi dan data target.

• Jika rumusnya terlihat bagus, salin dan tempelkan ke seluruh kolom untuk mendapatkan gambaran instan tentang barang yang diterima vs barang yang dipesan.

Anggaplah Anda sedang mengerjakan proyek di mana sensitivitas huruf besar-kecil merupakan pertimbangan penting saat mencocokkan nilai antar kolom di lembar kerja Excel. Dalam skenario ini, Anda tidak bisa menggunakan operator Persamaan untuk membandingkan teks di Excel.

Dalam skenario rumit ini, Anda dapat menggunakan rumus EXACT seperti yang ditunjukkan di bawah ini:

• Buat tajuk kolom yang sesuai dan masukkan data referensi di baris di bawah kolom.
• Demikian pula, buat kolom data yang akan dievaluasi di samping kolom pertama dan isi data pada baris di bawahnya.

• Setelah selesai, letakkan sebuah tanda sama dengan (=) di sel tempat Anda menginginkan hasil perbandingan, BENAR atau Fales, dan ketikkan rumus berikut:

=EXACT(B2,C2) (untuk lembar kerja yang sama)

=EXACT(Sheet8!B2,Sheet9!C2) (untuk lembar kerja yang berbeda)

• Anda juga bisa memilih data referensi atau target dari lembar kerja lain dari buku kerja Excel yang sama.
• Memukul Memasuki dan Anda mendapatkan perbandingan cepat berdasarkan huruf besar dan huruf kecil dari teks yang diberikan.

Misalkan Anda ingin menggunakan rumus EXACT atau operator Persamaan untuk membandingkan teks, tetapi Anda tidak ingin melihat BENAR atau SALAH sebagai hasil perbandingan. Bahkan, Anda ingin menampilkan teks seperti Cocok dan Tidak Cocok. Dalam hal ini, Anda dapat menyarangkan salah satu rumus di atas di dalam fungsi IF seperti diuraikan di bawah ini:

• Masukkan sebuah tanda sama dengan (=) dan mulai rumus dengan JIKA.
• Lalu, masukkan salah satu rumus di atas sebagai tantangan logis dari fungsi IF.
• Setelah tantangan logis, masukkan teks yang akan ditampilkan, seperti Cocok dalam tanda kutip.

• Letakkan koma dan kemudian masukkan teks lain yang Anda ingin Excel tampilkan jika tantangan logis gagal. Pada kasus ini, Tidak cocok dikelilingi oleh tanda kutip.
• Dengan demikian, rumus akhirnya menjadi seperti yang ditunjukkan di bawah ini:

=IF(EXACT(B2,C2),“Cocok”,“Tidak Cocok”)

Misalnya, Anda perlu mencari nama kandidat terpilih dari Grup A. Di sini, Anda harus mencocokkan nama di Grup A dengan nama di kolom semua kandidat terpilih.

Di sini, Anda dapat dengan mudah menggunakan fungsi VLOOKUP agar Excel dapat membandingkan teks dalam dua kolom. Begini cara melakukannya:

• Kolom pertama lembar kerja harus berisi nama dari grup A.
• Di kolom berikutnya, Anda dapat menyalin dan menempel nama kandidat terpilih.

• Di kolom terluar, Anda bisa mendapatkan hasil perbandingan yang akan menampilkan nama kandidat yang lolos pada putaran pertama.
• Sekarang, cukup salin dan tempel rumus berikut di mana Anda menginginkan daftar perbandingan grup A nama-nama dari Nama-Nama Terpilih.

=VLOOKUP(A2,$C2:2:C$15,1, SALAH)

• Untuk menggantikan #T/A kesalahan dengan teks Gagal, gunakan rumus ini yang disebutkan di bawah:

=IFNA(VLOOKUP(A2,$C2:2:C$15,1,SALAH),“Gagal”)

Anggap saja, Anda adalah koordinator acara untuk konferensi teknologi. Anda harus mencocokkan peserta dengan daftar orang yang terdaftar untuk mengirimkan sertifikat hanya kepada individu yang datang ke seminar. Inilah cara Anda melakukannya menggunakan rumus VLOOKUP dan IFNA tempat Anda membandingkan teks di antara dua kolom:

• Buat tajuk kolom untuk Terdaftar dan letakkan nama di baris di bawah ini.
• Di sebelah kanan kolom ini, buat kolom lain untuk individu yang benar-benar menghadiri seminar.

• Di kolom ketiga, masukkan rumus berikut:

=IFNA(VLOOKUP(A2,$C2:2:C$15,1,SALAH),“Tidak Ada”)

• Salin dan tempel rumus ke bawah untuk mendapatkan status hadir atau tidak ada dari individu yang terdaftar.

Excel akan mencocokkan Nama terdaftar dari kolom referensi untuk memperlihatkan hasil di kolom ketiga di mana Anda menginginkan nama tersebut. Selain itu, rumus IFNA akan memastikan jika kesalahan #N/A muncul, Excel mengganti kode kesalahan dengan teks Absen.

Katakanlah Anda perlu membandingkan teks antara Kolom A dan B, tetapi Anda tidak mencari kecocokan mutlak. Dalam situasi ini, Anda harus menggunakan rumus FIND seperti diuraikan di bawah ini:

• Letakkan data teks referensi di bawah Kolom A dan data target di Kolom B.

• Di dalam Kolom C, masukkan rumus berikut untuk menemukan dan menampilkan nilai perbandingan teks parsial di Excel:

=CARI(C2,A2) 

• Itu MENEMUKAN fungsi mengembalikan kesalahan ketika tidak dapat menemukan kecocokan parsial. Saya membuat sarang MENEMUKAN berfungsi di dalam ISNUMBER fungsi. Sekarang formula akan ditampilkan BENAR ketika ada kecocokan parsial dan PALSU ketika tidak ada pertandingan sama sekali.

=ISNUMBER(CARI(C2,A2))

Pertimbangkan Anda berada di kantor tempat Anda bertanggung jawab untuk meninjau semua pembelian. Anda mendapatkan persyaratan pembelian yang berbeda dari berbagai departemen bisnis. Adalah tugas Anda untuk memastikan organisasi Anda tidak mengirimkan pesanan pembelian untuk item duplikat.

Dalam skenario ini, Pemformatan Bersyarat Excel dapat membandingkan dua atau lebih kolom data dan menyorot sel yang berisi nilai duplikat. Ikuti langkah-langkah ini untuk mempraktikkan trik membandingkan teks ini di Excel:

• Kompilasi database teks yang ingin Anda bandingkan.
• Pilih seluruh rentang dan klik Pemformatan Bersyarat pada Rumah menu pita Excel.

• Pada daftar drop-down, arahkan kursor mouse ke atas Sorot Aturan Sel pilihan.

• Beberapa aturan sel akan muncul. Pilih Nilai Duplikat.
• Pada pop-up Nilai Duplikat, Anda dapat memilih format penyorotan dengan mengklik Nilai Dengandaftar drop-down.

Jika Anda perlu menemukan kumpulan teks dalam grup teks, Anda dapat menggunakan fungsi SEARCH seperti yang ditunjukkan di sini:

• Buat kolom teks untuk referensi dan kolom lain untuk teks uji.
• Sekarang, masukkan rumus berikut di kolom ketiga:

=CARI(C2,A2)

• Memukul Memasuki. Sekarang, salin dan tempel rumus di sel kolom ketiga.

• Tekan Memasuki untuk mendapatkan lebih banyak hasil.

Excel akan menunjukkan nomor karakter dari mana ia menemukan kecocokan untuk teks tes pada kolom referensi.

Mungkin ada banyak rumus lain dan rumus bersarang untuk mencocokkan teks antara dua sel atau kolom atau lebih di Excel. Tetapi metode termudah dan paling banyak digunakan adalah yang disebutkan di atas dalam artikel ini.

Jika Anda mengetahui cara intuitif lain untuk membandingkan teks di Excel, jangan lupa menyebutkan metodenya di kotak komentar di bawah. Sementara itu, Anda bisa belajar cara menggunakan rumus IF-THEN Excel.