Catatan rapat kolaboratif kini diluncurkan untuk pelanggan Teams dan mereka melakukan persis seperti yang mereka katakan.
Komunikasi dan kolaborasi online adalah area fokus utama untuk lingkungan kerja hybrid, dan penting bagi perangkat lunak seperti Microsoft Teams untuk memenuhi permintaan ini. Microsoft memperbarui Teams secara teratur dengan fitur baru dan peningkatan untuk terus memikat pengguna baru. Sekarang, itu telah menambahkan fungsionalitas yang sangat berguna ke Teams dalam bentuk catatan rapat kolaboratif.
Pengguna Pratinjau Publik Microsoft Teams sekarang memanfaatkannya catatan kolaboratif dalam rapat. Mereka melakukan persis apa yang mereka katakan di kaleng dalam arti bahwa mereka memungkinkan Anda untuk berbagi dan berkolaborasi pada catatan rapat di tempat yang terpadu daripada meminta Anda membuat catatan di obrolan atau di tempat terpisah aplikasi. Tujuannya adalah untuk membuat proses pertemuan lebih efisien dan nyaman untuk semua orang.
Melalui catatan kolaboratif, pengguna dapat bekerja sama untuk membuat catatan, membuat agenda, dan menghasilkan item tindakan. Selain itu, setiap tugas yang diberikan menggunakan catatan kolaboratif akan secara otomatis disinkronkan dengan aplikasi Tugas di Teams, To Do, dan Planner untuk pelacakan item tindakan yang lebih baik. Selain itu, komponen Microsoft Loop di Teams juga dapat digunakan untuk memungkinkan pengguna berkolaborasi dalam pesan obrolan. Ini memungkinkan mereka untuk terus memperbarui semua orang karena catatan akan disinkronkan di semua perangkat.
Untuk menggunakan catatan rapat kolaboratif, jadwalkan rapat di Teams dan tambahkan agenda berulang untuk semua rapat dengan mengklik Tambahkan agenda yang dapat diedit semua orang pilihan terletak di bagian bawah formulir. Setelah Anda bergabung dalam rapat Teams, klik Catatan tombol di bilah alat di bagian atas untuk mengakses catatan kolaboratif di panel terpisah. Anda dapat meninjau atau membuat agenda di panel ini, bersama dengan mencatat dan melacak tugas. Seperti disebutkan sebelumnya, jika Anda diberi tugas, itu akan secara otomatis disinkronkan dengan aplikasi Tugas di Teams, Planner, dan To Do, dan Anda juga akan dikirimi email tentang tugas tersebut. Catatan juga dapat disinkronkan langsung ke OneNote Anda sementara Loop memungkinkan Anda untuk melihatnya kapan saja, langsung di Teams.
Karena fitur ini sedang dalam pratinjau publik, dapat dipahami bahwa ada beberapa masalah yang diketahui. Ini termasuk pengguna eksternal dan tamu yang tidak dapat mengakses catatan rapat sama sekali, dan pesan kesalahan jika Anda menghadiri rapat dengan lebih dari 100 peserta atau jika Anda adalah peserta dari 300 rapat yang mencakup tugas. Selain itu, jika Anda ingin menandai seseorang dengan catatan yang dibuka di Microsoft 365, pertama-tama Anda harus memberi mereka akses melalui Bagikan dan beri tahu dialog.
Demikian pula, ada beberapa batasan juga. Catatan rapat tidak didukung dalam panggilan 1:1, rapat saluran, dan opsi "Bertemu Sekarang". Selain itu, catatan rapat saat ini tidak berfungsi di aplikasi seluler, implementasi tersebut direncanakan untuk diluncurkan pada Agustus 2023. Terakhir, Microsoft mencatat bahwa "jika pemilik rapat menggunakan kotak surat yang disimpan di server Exchange lokal, catatan kolaboratif tidak dapat ditambahkan ke rapat pada saat penjadwalan. Untuk menambahkan catatan Kolaboratif, pemilik rapat harus mengirim undangan rapat terlebih dahulu, lalu menambahkan catatan Kolaboratif."
Dalam hal ketersediaan, catatan rapat hanya dapat digunakan oleh pelanggan Teams Public Preview yang menggunakan Windows, macOS, atau versi web Teams. Jika Anda tidak melihat opsi untuk catatan rapat, inilah yang perlu dilakukan oleh admin TI dan pengguna akhir untuk mengaktifkan catatan rapat:
- Jika Ikuti Pratinjau Office opsi dipilih, secara otomatis mengaktifkan fitur Pratinjau Publik Teams untuk setiap pengguna yang terdaftar di Saluran Saat Ini Office (Pratinjau). Tidak ada lagi tindakan yang diperlukan oleh pengguna akhir.
- Jika Diaktifkan opsi dipilih, pengguna akhir juga harus ikut serta dalam pratinjau publik Teams di aplikasi Teams mereka untuk mendapatkan akses ke fitur Pratinjau Publik Teams.
- Jika Dipaksa opsi dipilih, secara otomatis mengaktifkan Pratinjau Publik Teams untuk pengguna akhir. Tidak ada lagi tindakan yang diperlukan oleh pengguna akhir.
Tentu saja, mengingat catatan rapat saat ini hanya dalam pratinjau publik, pastikan untuk memberikan umpan balik Microsoft langsung melalui Bantuan > Berikan umpan balik tombol di aplikasi Teams.