Bayangkan Anda bertanggung jawab atas berbagai proyek di tempat kerja Anda, dan Anda harus menanggapi berbagai email terkait proyek tersebut. Namun, tidak semua proyek sangat penting. Beberapa mungkin merupakan proyek pengembangan masyarakat yang tidak terburu-buru untuk dijalankan oleh perusahaan, tetapi email masuk dan mengacaukan kotak masuk Anda. Akibatnya, Anda tidak dapat membedakan email mana yang penting untuk ditanggapi terlebih dahulu. Ini menjadi tugas yang membosankan untuk memilah-milah email yang mencari yang penting untuk ditanggapi sementara meninggalkan yang kurang penting untuk lain waktu.
Gmail telah memecahkan masalah ini dengan menyediakan penggunanya dengan Label sebagai sarana untuk mengatur kotak masuk mereka. Penyedia email lain seperti Outlook, gunakan Folder yang memiliki fungsi yang mirip dengan Label. Label memungkinkan pengguna Gmail untuk mengategorikan email mereka sesuka mereka. Misalnya, jika saya bekerja dengan tim yang berbeda pada dua proyek, katakanlah, "Penonaktifan Pompa Air Layanan" dan "Analisis Pasar Produk X", maka saya akan memiliki dua label, satu untuk setiap proyek, dan jika saya menerima email dari salah satu anggota tim, surat tersebut akan secara otomatis ditetapkan ke label yang telah saya buat untuk proyek yang mereka ikuti. Ini membuatnya lebih mudah jika seseorang ingin mencari email tertentu.
Sebelum saya melanjutkan, harap perhatikan bahwa Gmail tidak memiliki folder, namun memiliki Label, yang berfungsi sebagai Folder dan banyak lagi. Anda dapat memindahkan email ke Label apa pun, membuat Label sebanyak yang Anda inginkan, dan hal terbaik tentang Label adalah email dapat dimiliki lebih dari satu Label.
Mengosongkan Folder Gmail
Dengan asumsi Anda telah menyelesaikan semua pekerjaan pada proyek dan semua komunikasi yang berkaitan dengan proyek telah menjadi tidak relevan dan Anda tidak ingin mengarsipkannya, maka Anda dapat menghapus email dalam proyek secara permanen label. Perhatikan juga bahwa jika Anda menggunakan Gmail gratis, penyimpanan Anda dibatasi hanya 15GB. Ini berarti bahwa setelah Anda menggunakan hingga 15GB, email Anda akan terisi dan Anda harus membeli lebih banyak ruang penyimpanan atau menghapus email lama untuk membuat ruang. Jadi menghapus email secara teratur adalah cara lain untuk menghemat ruang di penyimpanan Gmail Anda.
Menghapus konten label secara permanen dapat dilakukan dengan mudah dengan Gmail. Ikuti langkah-langkah di bawah ini untuk menghapus konten Label Anda:
Langkah pertama:
Masuk ke Gmail Anda di PC jika Anda belum masuk. Anda dapat mengakses Gmail di sini.
Langkah Kedua:
Di sisi kiri halaman, gulir ke bawah ke label yang ingin Anda kosongkan. Klik pada label untuk membukanya. Katakanlah saya ingin membuka label “Receipts”.
Langkah ketiga:
Di sisi kiri atas label, klik panah tarik-turun di bawah kotak. Sebuah jendela pop-up akan muncul dengan berbagai pilihan. Pilih Semua dari opsi. Ini akan memilih semua percakapan di halaman. Anda juga dapat mengklik kotak.
Langkah Empat:
Jika jumlah email dalam label tidak lebih dari 50, dan semua email dalam label ditampilkan di halaman, maka semuanya akan dipilih; tetapi jika jumlah email dalam label lebih dari 50, maka hanya 50 email pertama yang akan dipilih. Untuk memilih semua email di label, klik Pilih Semua 3.600 (jumlahnya tergantung pada jumlah total email di label Anda) percakapan di Promosi (Nama Label).
Langkah Lima:
Semua email di Label sekarang dipilih. Pergi ke bagian atas halaman dan klik simbol tempat sampah. Jika Anda mengarahkan mouse ke simbol, itu akan ditampilkan Menghapus. Klik untuk menghapus semua isi label.
Saya harap Anda telah berhasil mengosongkan folder/Label Anda di Gmail. Ada kalanya Anda tidak hanya ingin mengosongkan folder tetapi menghapusnya sepenuhnya dari Gmail Anda. Gmail menyediakan cara sederhana untuk menghapus label. Jadi jika Anda mungkin ingin menghapus seluruh Label, Anda dapat melakukannya dengan melakukan hal berikut:
- Arahkan ke Label yang ingin Anda hapus dan arahkan mouse ke atasnya.
- Label akan disorot, dan di ujung kanan sorotan, tiga titik akan muncul. Titik-titik tersebut bersifat sementara dan akan hilang setelah Anda melepas mouse.
- Gerakkan mouse ke tiga titik dan klik pada titik tersebut.
- Sebuah pop-up akan muncul dengan pilihan. Klik Hapus Label untuk menghapus Label dari Gmail Anda.
Langkah-langkah di atas menunjukkan cara menghapus seluruh Label dari akun Gmail Anda. Mengetahui cara mengelola surat dengan benar adalah keterampilan utama untuk menjadi produktif di tempat kerja, terutama bagi mereka yang pekerjaannya membutuhkan penanganan banyak surat.