Microsoft Excel adalah alat hebat untuk menyimpan informasi kontak dan alamat pelanggan, menjadikannya pilihan ideal untuk membuat dan mengatur daftar alamat surat kontak Anda. Namun, jika Anda ingin mencetak label untuk amplop, kartu ucapan, dll., dari daftar alamat yang Anda buat di Microsoft Excel, Anda harus menggunakan fitur "Mail Merge" di Microsoft Word.
Lebih khusus lagi, Microsoft Word menawarkan fitur canggih yang disebut "Mail Merge" yang memudahkan pembuatan dan pencetakan label dari lembar kerja Excel.
Dalam panduan ini kami akan menunjukkan kepada Anda langkah demi langkah cara membuat daftar alamat surat di Microsoft Excel dan cara mencetak label dari daftar ini menggunakan fitur "Mail Merge" di Microsoft Word.
Cara Mencetak Label dari File Daftar Alamat Excel menggunakan Word Mail Merge.
Langkah 1. Siapkan Milis di Excel untuk Pencetakan Label.
Sebelum membuat dan mencetak label surat, Anda perlu mengatur daftar alamat Anda di Excel dengan benar. Ini melibatkan memasukkan header kolom untuk setiap elemen persyaratan yang ingin Anda tambahkan ke label, seperti nama depan, nama belakang, alamat, kode pos, dll.
Mari kita lihat cara membuat daftar alamat di Excel untuk mencetak label surat:
1. Buka Microsoft Excel dan buat buku kerja baru.
2. Masukkan judul kolom berikut untuk setiap item yang harus disertakan oleh alamat penerima:
- Nama depan
- Nama keluarga
- Alamat jalan
- Kota
- Negara
- Kode Pos
3. Sekarang isi informasi masing-masing di bawah setiap judul kolom.
4. Setelah selesai, pastikan tidak ada baris atau kolom kosong, dan simpan lembar kerja.
Langkah 2. Beri nama milis (Opsional).
Setelah membuat milis Anda di Excel, akan sangat membantu jika Anda memberinya nama. Dengan memberi nama kumpulan data, Anda dapat dengan mudah merujuknya saat menghubungkannya ke dokumen Word untuk penggabungan surat.
1. Untuk memberi nama milis, pilih daftar alamat, termasuk header.
2. Pergi ke Rumus tab dan klik Tentukan Nama dari grup Nama Ditetapkan.
3. Masukkan nama untuk tabel di Nama kotak dan klik OKE.*
* Catatan: Jika sebuah nama terdiri dari beberapa kata, gunakan garis bawah "_" di antara kata-kata tersebut dan hindari penggunaan spasi atau tanda hubung.
4. Menyimpan Dan menutup Microsoft Excel.
Langkah 3. Siapkan Dokumen Gabungan Surat di Word.
Sekarang saatnya menyiapkan dokumen Mail Merge di Microsoft Word, untuk mencetak label Anda.
1. Buka dokumen Word kosong.
2. Dari Surat tab, klik Mulai Penggabungan Surat dan pilih Label pilihan dari menu tarik-turun.
3. Pilih vendor label dan nomor produk Anda di Opsi Label jendela dialog.
4. Selanjutnya, klik pada Detail tombol di sudut kiri bawah jendela.
5. Lanjutkan untuk menyesuaikan margin label, tinggi, lebar, tinggi nada, dan ukuran jika perlu, lalu klik OKE.
6. Setelah itu, klik OKE dalam dialog Opsi Label untuk menyimpan perubahan.
Langkah 4. Aktifkan Konversi Format File antara Excel dan Word.
Untuk menghubungkan dokumen Word Anda ke lembar kerja Excel dengan daftar alamat, Anda perlu memastikan bahwa konversi format file antara dua program Microsoft diaktifkan.
1. Di Word, klik pada Mengajukan tab, lalu pilih Pilihan di bagian bawah sidebar kiri.
2. Di jendela Opsi Word, pilih Canggih di panel kiri.
3. Sekarang, gulir ke bawah ke Generasil bagian, periksa Konfirmasikan konversi format file saat dibuka pilihan, dan klik OKE.
Langkah 5. Pilih daftar Alamat Excel untuk Label Anda.
Sekarang lanjutkan untuk "menghubungkan" dokumen Word dengan daftar alamat Excel Anda.
1. Di dokumen Word, buka Surat tab lagi, klik Pilih Penerima lalu pilih Gunakan Daftar yang Ada dari menu tarik-turun.
2. Cari dan pilih file Excel yang berisi milis lalu klik Membuka.
3. Di kotak dialog Konfirmasi Sumber Data, pilih File Basis Data OLE DB dan klik OKE.
4. Kemudian, pilih milis bernama atau lembar kerja yang berisi daftar alamat dan klik OKE.
5. Dokumen Word sekarang diisi dengan label alamat yang menunjukkan "Rekam Berikutnya".
Langkah 6. Edit Daftar Penerima Mail Merge.
Setelah dokumen Word ditautkan ke milis Excel, lanjutkan untuk meninjau dan mengedit, jika perlu, daftar penerima sebelum penggabungan akhir.
1. Di dalam Surat tab, klik Edit Daftar Penerima.
2. Jendela "Penerima Gabungan Surat" akan menampilkan semua penerima dari daftar alamat Anda. Lanjutkan untuk mengurutkan, memfilter, atau menghapus penerima jika diperlukan dengan mengosongkan kotak centang di samping penerima yang tidak ingin Anda sertakan. Lalu klik OKE untuk mengkonfirmasi.
Langkah 7. Menyesuaikan Bidang Gabungan Surat (item Label)
Sekarang, lanjutkan untuk menyesuaikan item label dan tampilannya sesuai kebutuhan Anda.
1. Klik pada Blok Alamat pilihan di Surat grup "Tulis & Sisipkan Bidang" pada tab.
2. Lanjutkan dan tentukan format nama penerima, dengan memilih salah satu yang Anda inginkan dari daftar opsi yang tersedia di bawah "Masukkan nama penerima dalam format ini".
3. Selanjutnya, klik Bidang Pertandingan tombol untuk mencocokkan bidang yang tepat dari daftar alamat Excel.
4. Di jendela "Cocokkan Bidang", pastikan bidang yang diperlukan untuk label dipetakan dengan benar ke bidang terkait (header kolom) di daftar alamat Excel.
Jika tidak cocok, gunakan tombol tarik-turun di samping setiap bidang dan pilih judul kolom yang benar dari daftar alamat Excel. Lalu klik OKE untuk mengkonfirmasi pertandingan.
5. Lalu klik OKE lagi untuk menerapkan perubahan.
6. Sekarang, itu «Blok Alamat» placeholder akan muncul pada label pertama.
7. Klik Perbarui Label (di Surat tab) untuk memperbarui semua label lain di dokumen Word.
Langkah 8. Pratinjau Label Anda & Selesaikan Penggabungan Surat.
Sekarang, mari kita lihat bagaimana tampilan label setelah dicetak.
1. Di tab Surat, klik Pratinjau Hasil tombol.
2. Sekarang lihat bagaimana label akan muncul jika dicetak. Jika Anda ingin mengubah tampilannya pilih label pertama dan gunakan alat Format teks di Rumah tab. Setelah selesai, klik Perbarui Label di dalam Surat untuk menerapkan pemformatan ke semua label.
3. Jika semuanya terlihat OKE, pergi ke Surat tab, klik Selesai & Gabungkan pilihan dan pilih Edit Dokumen Individual dari menu tarik-turun.
4. Di jendela Gabungkan ke Dokumen Baru, pilih Semua di bawah Gabungkan catatan dan klik OKE.
5. Dokumen baru akan muncul dengan label surat yang dihasilkan dari daftar alamat Excel Anda dan Anda bisa mengedit, memformat, mencetak, dan menyimpan dokumen ini seperti yang Anda lakukan dengan dokumen Word lainnya.
Langkah 9.Tip Bonus: Tambahkan Batas pada Label. (Opsional)
Untuk memudahkan pemotongan label (jika belum dipotong), tambahkan pembatas pada label.
1. Klik ditambah (+) ikon di sisi kiri atas dokumen untuk memilih semua label.
2. Kemudian, klik Berbatasan ikon pada menu mengambang dan pilih Semua Perbatasan dari opsi.
3. Perbatasan akan ditambahkan di antara setiap label sehingga mudah dipotong.
4. Sekarang, label Anda siap untuk dicetak.
Itu dia! Beri tahu saya jika panduan ini membantu Anda dengan meninggalkan komentar tentang pengalaman Anda. Silakan suka dan bagikan panduan ini untuk membantu orang lain.