Seberapa sering Anda mencoba mengirim lampiran email hanya untuk diberitahu bahwa itu terlalu besar? Mungkin Anda mencoba melampirkan beberapa hal sekaligus dan menerima kesalahan, sehingga harus mengirim beberapa email terpisah hanya untuk mendapatkan semuanya ke penerima? Itu bisa menjengkelkan, aku tahu. Saya harus berurusan dengan ini pada kesempatan seperti Anda. Untungnya, saya seorang peneliti kutu buku dan menemukan beberapa metode berbeda yang dapat Anda manfaatkan untuk mendapatkan data berharga itu di tempat yang diperlukan. Mari selami dan diskusikan beberapa favorit saya!
Opsi 1 – Kompres File
Ini adalah salah satu cara tercepat dan termudah untuk melampirkan file besar ke email. File zip berarti bahwa ukurannya dikurangi (dikompresi) dan semuanya ditambahkan ke satu folder. Tidak ada data yang hilang selama kompresi. Informasi yang berlebihan dalam teks, foto, atau video Anda menyusut menjadi iterasi yang jauh lebih mudah dikelola. Setelah penerima membuka ritsleting folder yang dibuat, semuanya dikembalikan ke ukuran semula – persis seperti yang Anda buat atau bagikan untuk memulai.
Seperti yang saya katakan, membuat folder zip sangat cepat.
- Pilih semua file yang ingin Anda tambahkan ke folder zip dengan menahan tombol CTRL (di Windows) dan mengklik setiap file.
- Setelah semua file Anda dipilih, klik kanan pada salah satunya dan arahkan kursor ke tempat yang tertulis "Kirim ke". Pilih opsi kedua dalam daftar: "Folder Terkompresi (zip)"
- Segera setelah Anda mengklik opsi ini, folder zip baru Anda akan dibuat di tempat file Anda berada. Anda akan melihat file asli Anda masih ada.
- Perhatikan bahwa folder yang baru dibuat siap untuk Anda tambahkan nama yang Anda pilih. Jika Anda tidak sengaja mengekliknya, Anda dapat mengeklik kanan folder zip baru dan memilih "Ganti nama".
- Kembali ke email Anda dan lampirkan folder zip baru seperti yang Anda lakukan pada file lain dan kirimkan!
Opsi 2 – Kirim File Melalui Dropbox
Dropbox adalah alat yang luar biasa. Anda dapat menyimpan semua foto, video, dan file Anda secara pribadi – gratis hingga 2GB! Anda juga dapat membuat folder bersama tempat Anda Mengundang siapa pun yang Anda pilih untuk melihat atau mengedit hal-hal yang telah Anda pilih. Mari kita lihat bagaimana melakukan ini!
- Pergi ke Dropbox dan buat akun gratis Anda lalu pilih ”Folder Bersama Baru” di sisi kanan.
- Buat folder baru atau gunakan yang sudah ada (jika Anda sudah menjadi anggota Dropbox.)
- Pilih ”Saya ingin membuat dan membagikan folder baru”.
- Beri nama folder Anda dan masukkan alamat email orang yang Anda kirimi file. Pilih apakah Anda ingin mereka diizinkan untuk mengedit hal-hal di dalam folder (edit, hapus, komentari, dan tambahkan ke file apa pun di dalam folder). Terakhir, tambahkan pesan jika Anda ingin menjelaskan apa yang ada di dalam folder dan mengapa Anda membagikannya dengan mereka.
- Sekarang saatnya untuk menambahkan file, foto atau video. Anda dapat menarik dan melepaskannya ke dalam folder dan mereka akan mengunggah secara otomatis. Atau, buka setiap file secara terpisah, klik kanan padanya dan pilih "Salinan." Kemudian, klik kanan di mana saja di dalam folder Dropbox dan pilih "Tempel." Opsi terakhir yang dapat Anda gunakan adalah mengklik "Unggah berkas" di sisi kanan layar Anda. Pilih file Anda dan kemudian Dropbox akan menanyakan folder mana untuk menempatkannya. Pastikan untuk memilih folder yang baru saja Anda buat.
- Setelah file Anda ditambahkan, email telah dikirim ke penerima dan mereka memiliki akses langsung. Namun, Anda masih memiliki beberapa hal yang dapat Anda lakukan untuk setiap file individual. Di sisi kanan baris nama file, Anda akan melihat tiga titik. Klik itu untuk melihat kotak pilihan dropdown. Anda dapat membagikan file tertentu dengan lebih banyak orang, mengunduhnya ke perangkat Anda lagi, menambahkan komentar, mengganti namanya, menghapusnya, dan banyak lagi.
Itu saja! Anda sekarang telah berhasil membuat folder di akun Dropbox gratis Anda, menambahkan file dan membagikannya dengan orang yang Anda pilih.
Opsi 3 – Bagikan File Besar Menggunakan Sharefile
Sharefile adalah layanan berbayar, sebagian besar digunakan dalam pengaturan bisnis. Namun, ada uji coba gratis 30 hari di mana tidak diperlukan kartu kredit. Situs web ini dibuat oleh Citrix. Perusahaan ini telah mengeluarkan perangkat lunak berkualitas tinggi selama bertahun-tahun, dan saya pribadi berjanji kepada Anda bahwa itu aman dan mengagumkan.
Pergi ke Bagikan file situs dan buat akun gratis Anda sebelum kita mulai. Anda kemudian akan dimintai situs web perusahaan, industri, dan nomor telepon Anda. Setelah ini, Anda akan dikirimi email verifikasi di mana Anda harus mengklik untuk masuk untuk pertama kalinya. Setelah masuk, Anda akan mengonfirmasi informasi pribadi Anda, memilih pertanyaan rahasia, dan menetapkan kata sandi.
Pada titik ini, Anda akan berada di beranda pribadi Anda. Anda akan melihat bahwa ada tutorial di kiri bawah halaman ini, sehingga Anda dapat menemukan lebih banyak cara untuk memanfaatkan layanan khusus ini. Kotak kiri atas adalah tempat file yang Anda unggah akan muncul, di sebelahnya adalah pintasan untuk berbagi atau meminta file dan banyak lagi. Di sisi paling kiri halaman, Anda dapat mengakses folder Anda dan banyak lagi.
Jelas, hal pertama yang akan Anda lakukan adalah menambahkan file. Pilih "Berbagi File" opsi di kotak pintasan Anda. Di sini, Anda diberikan empat hal untuk dipilih: Email dengan ShareFile, Dapatkan Tautan (untuk mengirim melalui email, pesan instan atau bahkan teks), Umpan Balik dan Persetujuan dan Kirim untuk Tanda Tangan. Pilih "Email dengan ShareFile".
Saat halaman ini terbuka, Anda akan melihat bahwa Anda perlu menambahkan email penerima di sebelah kiri, diikuti dengan baris subjek dan pesan. Kemudian, di sebelah kanan Anda akan menambahkan file yang ingin Anda kirim. Itu saja, teman-teman! Jika Anda puas dengan informasi di sebelah kanan dan semua file, video, dan/atau foto Anda telah ditambahkan, klik tombol biru "Mengirim" tombol di kiri bawah halaman.
Ada banyak hal lagi yang dapat Anda pilih untuk dilakukan dengan ShareFile yang tidak akan saya bahas sekarang. Seperti disebutkan di atas, ada tutorial bermanfaat di situs yang dapat Anda pilih untuk digunakan untuk membantu Anda memahami hal lain yang dapat digunakan situs tersebut.
Opsi 4 – Mengirim File Besar Menggunakan Google Drive
Metode terakhir yang akan saya bicarakan adalah menggunakan Google Drive. Kemungkinannya, Anda sudah menggunakan alat fenomenal ini.
- Di bagian atas halaman, klik panah tarik-turun di sebelah tulisan “Drive Saya”. Jika Anda belum mengunggah file yang Anda perlukan, pilih opsi itu dan lakukan sekarang. Setelah semuanya berada di dalam Drive, pilih "Folder baru".
- Beri nama folder Anda dan kemudian klik "Membuat" tombol, lalu beri nama folder Anda.
- Klik kanan pada file yang ingin Anda tambahkan ke folder baru, pilih "Pindah ke" lalu arahkan kursor ke “Drive Saya” Klik panah kecil di sebelah kanan dan pilih folder yang baru saja Anda buat lalu klik tombol biru "Pindah kesini" tombol.
- Setelah Anda selesai memindahkan file, klik dua kali pada nama folder tepat di bawah file tersebut untuk membukanya. Anda akan melihat mereka terdaftar di sana.
- Jika Anda masih memiliki file di komputer Anda yang belum diunggah yang perlu Anda bagikan, itu mudah dilakukan. Klik kanan di dalam folder Anda. Memilih "Unggah berkas" lalu navigasikan ke dan pilih yang Anda butuhkan.
- Ketika Anda memiliki semua yang Anda butuhkan untuk dibagikan di dalam folder Anda, klik panah yang mengarah ke bawah di sebelah nama folder di bagian atas halaman. Memilih "Membagikan".
- Tambahkan alamat email orang yang ingin Anda ajak berbagi dan pilih tombol kirim!
Sekarang Anda telah berhasil membagikan dokumen penting, video lucu, atau foto berharga Anda dari dalam Google Drive.
Metode berbagi file apa lagi yang pernah Anda gunakan atau dengar? Apakah ada yang Anda perlu bantuan mencari tahu bagaimana menggunakan? Seperti biasa, beri tahu saya di komentar dan saya akan melakukan yang terbaik untuk melompat dan menyelamatkan Anda.
Selamat berbagi file!