Kesalahan email dapat memiliki konsekuensi yang memalukan dan bahkan mahal. Untuk membantu Anda mencegah kesalahan email, Microsoft telah menerapkan Outlook MailTips. Misalnya, Anda dapat mengatur Tips Mail untuk memicu peringatan saat Anda tekan tombol Balas Semua. Itu selalu yang terbaik untuk mengambil beberapa menit dan membaca ulang email Anda sebelum mengirimnya ke daftar penerima yang besar, terutama jika berisi informasi sensitif.
Jika Anda belum pernah menggunakan MailTips sebelumnya, Anda telah datang ke tempat yang tepat. Dalam panduan singkat ini, kami akan menunjukkan cara menggunakan Tips Surat di Outlook.
Bagaimana Anda Mengatur Tip Mail?
Perlu diingat bahwa fitur ini memerlukan akun Microsoft Exchange Server. Dengan kata lain, fitur tersebut hanya tersedia pada akun email yang dikelola oleh suatu organisasi. Admin TI Anda perlu mengaktifkan Tips Surat di akun Anda; jika tidak, opsi tidak akan tersedia untuk Anda. Pada saat yang sama, admin TI Anda dapat menerapkan pengaturan Tip Surat tertentu di akun pengguna.
Tips Surat diaktifkan secara default di Outlook. Jika Anda ingin menonaktifkan opsi atau mengubah pengaturan Anda, luncurkan Outlook, buka Mengajukan, Pilih Pilihan, lalu klik Surat.
Pergi ke Tips Surat, dan klik Opsi Tips Surat. Pilih akun Anda, dan pilih tindakan yang Anda inginkan untuk memicu peringatan Tips Surat.
Jika Anda ingin menonaktifkan MailTips, centang Jangan pernah tampilkan Tip Mail kotak centang.
Cara Kerja MailTips
Setelah MailTips diaktifkan, Outlook akan menampilkan berbagai pesan saat Anda menulis pesan. Exchange menganalisis konten email yang Anda tulis. Jika mendeteksi masalah, Outlook akan memberi tahu Anda sehingga Anda dapat menyesuaikan pesan untuk menghindari situasi yang memalukan. Misalnya, jika penerima sedang tidak di kantor dan Anda meminta mereka untuk segera membalas, MailTips akan memberi tahu Anda bahwa mereka tidak dapat melakukannya.
Contoh situasi lain yang dapat memicu Tips Surat meliputi:
- Kotak surat penerima penuh.
- Alamat email penerima telah dinonaktifkan untuk sementara atau dihapus secara permanen.
- Email Anda melanggar kebijakan atau batasan organisasi Anda.
- Anda tidak memiliki izin untuk menghubungi penerima atau mengirim email ke penerima eksternal.
- Kotak surat penerima dimoderasi, artinya memerlukan persetujuan pesan.
Batasan Tips Mail
- Opsi ini tidak tersedia dalam Mode Offline.
- Jika daftar penerima Anda memiliki lebih dari 200 penerima, Tips E-mail tidak akan mengevaluasi setiap kotak surat.
Kesimpulan
MailTips adalah fitur Outlook praktis yang membantu Anda menghindari situasi memalukan seperti mengirim email ke penerima yang salah. Misalnya, jika email Anda melanggar kebijakan organisasi Anda, MailTips akan memberi tahu Anda tentang masalah tersebut. Apakah Anda berencana menggunakan MailTips di Outlook? Beri tahu kami di komentar di bawah.