Mampu berkolaborasi dengan cepat dengan anggota tim dan mitra eksternal sangat penting dalam dunia bisnis yang serba cepat saat ini.
Microsoft Office 365 memungkinkan organisasi untuk berkolaborasi dengan orang di luar organisasi. Fitur ini disebut Grup dan Anda dapat menggunakannya untuk memberikan hak kepada kolaborator eksternal untuk bergabung dalam percakapan grup, mengakses file, acara kalender, dan banyak lagi.
Namun, bagaimana tepatnya Anda mengizinkan tamu bergabung dengan grup organisasi Anda? Kami akan mencantumkan langkah-langkah yang harus diikuti dalam panduan praktis ini.
Pertama, inilah ikhtisar singkat tentang prosesnya:
- Pemilik grup atau anggota grup menambahkan tamu baru ke grup.
- Pemilik grup adalah satu-satunya yang dapat menyetujui akses tamu dan memutuskan jenis konten dan file yang dapat diakses oleh pengguna tamu.
- Pengguna tamu mendapatkan email konfirmasi yang memberi mereka akses ke percakapan dan file grup.
Perlu diingat bahwa akses tamu diatur oleh administrator TI.
Cara Menambahkan Tamu ke Grup Office 365
Jika tamu yang ingin Anda tambahkan sudah ada di direktori Anda mengikuti undangan yang mereka terima, berikut adalah langkah-langkah yang harus diikuti:
- Pergi ke Pusat Admin → Tunjukkan semua
- Navigasi ke Pengaturan → Pengaturan organisasi
- Pilih Jasa tab
- Klik Grup Microsoft 365 dan biarkan kolaborator eksternal mengakses grup Anda
- Kembali ke Pusat Admin dan navigasikan ke Grup → pilih Grup halaman
- Pilih grup tempat Anda ingin menambahkan pengguna tamu baru (harus terlihat di direktori Anda)
- Klik Lihat semua dan pilih Anggota tab untuk mengelola anggota grup
- Pilih Tambahkan anggota dan tambahkan pengguna tamu baru
- Simpan perubahan.
Cara Menghapus Pengguna Tamu Dari Office 365
Jika tim atau grup Anda tidak lagi berkolaborasi dengan pengguna tamu, Anda dapat dengan cepat menghapusnya dari grup untuk memblokir mereka agar tidak mengakses konten dan file lebih lanjut yang terkait dengan grup aktivitas.
- Buka pusat admin Microsoft 365 Anda
- Mengembangkan Pengguna
- Pilih Pengguna tamu
- Pilih pengguna yang ingin Anda hapus
- Klik Menghapus untuk menghapus pengguna tamu yang bersangkutan.
Dan beginilah cara pemilik grup dan admin TI dapat mengaktifkan akses pengguna tamu di Office 365.