Akses tamu adalah fitur Teams yang penting, yang memungkinkan Anda berkolaborasi dengan orang di luar organisasi Anda. Anda dapat menggunakannya untuk memberikan izin kepada pengguna individu eksternal untuk mengakses tim, dokumen yang dibagikan di saluran, dan data lainnya.
Berkolaborasi dengan orang-orang yang tidak memiliki akun kerja atau sekolah dengan organisasi Anda sangat penting di dunia yang didominasi oleh pekerjaan jarak jauh dan pembelajaran jarak jauh saat ini.
Akses Tamu yang Diaktifkan Microsoft secara Default
Hingga Februari 2021, akses tamu dinonaktifkan secara default. Admin dan pemilik tim harus mengaktifkan opsi ini secara manual dan menunggu beberapa jam agar perubahan diterapkan sepenuhnya.
Setelah Februari 2021, akses tamu diaktifkan secara default untuk pelanggan baru dan lama jika pelanggan baru dan lama tidak mengonfigurasi setelan sebaliknya.
Cara Memblokir Akses Tamu di Teams
- Buka pusat admin Microsoft Teams.
- Navigasi ke Pengaturan seluruh organisasi dan pilih Akses tamu.
- Mengatur Izinkan akses tamu di Microsoft Teams ke Mati.
Cara Mengelola Akses Tamu di Teams
Jika Anda memutuskan untuk mengaktifkan akses tamu, Anda dapat memfilter lebih lanjut izin orang di luar organisasi Anda. NS Panggilan, Pertemuan, dan Perpesanan fitur adalah beberapa pengaturan terpenting yang perlu Anda perhatikan.
Pengaturan Panggilan dan Rapat untuk Pengguna Tamu
- Lakukan panggilan pribadi: Jika Anda mengaktifkan opsi ini, tamu dapat melakukan panggilan peer-to-peer.
- Izinkan video IP: Pengguna eksternal dapat menggunakan video dalam panggilan dan rapat mereka.
- Mode berbagi layar: Pengguna tamu dapat berbagi layar mereka dengan peserta rapat lainnya. Anda dapat membatasi berbagi layar untuk masing-masing aplikasi atau mengizinkan pengguna tamu untuk membagikan seluruh layar mereka.
- Izinkan Bertemu Sekarang: Putuskan apakah pengguna tamu dapat menggunakan Bertemu sekarang atau tidak.
Pengaturan Pesan untuk Pengguna Tamu
- Edit pesan terkirim: Pengguna tamu dapat mengedit pesan yang mereka kirim.
- Tamu dapat menghapus pesan terkirim: Nonaktifkan opsi ini jika Anda tidak ingin pengguna tamu menghapus pesan terkirim mereka.
- Mengobrol: Aktifkan opsi ini untuk mengizinkan tamu menggunakan obrolan di Teams.
- Gunakan Giphys, meme, atau stiker dalam percakapan: Anda dapat mengizinkan atau mencegah pengguna menggunakan GIF, meme, atau stiker dalam obrolan. Jika Anda ingin pengguna menikmati pengalaman obrolan yang ramah dan santai, aktifkan opsi ini.
Bisakah Tamu Mengakses File di Microsoft Teams?
Pengguna tamu dapat mengakses file yang dibagikan dalam obrolan tim dan saluran tempat mereka diundang. Semua file yang Anda bagikan di saluran disimpan di folder SharePoint tim Anda. Untuk memastikan pengguna tamu dapat mengakses file ini, buka Pengaturan Poin Berbagi dan navigasikan ke Berbagi di luar organisasi Anda. Pilih opsi berbagi yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda.
Jika opsi yang mengatakan “Jangan izinkan berbagi di luar organisasi Anda” diaktifkan, pengguna tamu tidak akan mengakses file yang dibagikan dalam saluran Teams.
Lihat panduan di bawah ini untuk mempelajari selengkapnya tentang berbagi dan menyimpan file di Teams:
- Tim Microsoft: Cara Mengatur File Anda
- Tim Microsoft: Cara Mengunci File
Bisakah Tamu Memulai Rapat Tim?
Pengguna tamu dapat memulai rapat Teams menggunakan Bertemu sekarang pilihan. Untuk memberi mereka izin untuk menggunakan fitur ini, buka Pusat Admin Teams, pilih Pengaturan seluruh organisasi, dan pergi ke Akses tamu. Lalu pergi ke Pengaturan rapat dan beralih Bertemu sekarang untuk.
Mengapa Saya Ditampilkan sebagai Tamu di Microsoft Teams?
Jika Anda muncul sebagai pengguna tamu di Teams, ini mungkin menunjukkan seseorang sebelumnya menambahkan Anda sebagai tamu di Microsoft 365 Tenant. Untuk bergabung ke rapat sebagai pengguna biasa, luncurkan tab browser baru dalam Mode Pribadi. Periksa apakah Anda masih muncul sebagai tamu.
Mengapa Saya Tidak Dapat Menambahkan Tamu ke Microsoft Teams?
Jika Anda tidak dapat menambahkan pengguna tamu ke Teams, kemungkinan besar, ini karena Akses tamu fitur telah dinonaktifkan. Buka Pusat Admin Tim, buka Pengaturan seluruh organisasi, dan memastikan Akses tamu aktif. Selain itu, pastikan pengaturan grup AzureAD dan Office 365 Anda mengizinkan akses tamu.
Kesimpulan
Microsoft mengaktifkan akses tamu di Teams secara default. Ini memudahkan tim untuk berkolaborasi dengan pengguna eksternal. Namun, luangkan waktu untuk menelusuri pengaturan akses tamu di Teams dan menyesuaikannya sesuai dengan kebutuhan organisasi Anda. Anda tidak ingin pengguna tamu secara tidak sengaja mengakses file yang seharusnya tidak mereka akses.
Bagaimana pengalaman akses tamu Teams Anda sejauh ini? Apakah ada yang ingin Anda ubah? Beri tahu kami di komentar di bawah.