Jika Anda memfilter dan mengatur file dengan hati-hati, Anda akan segera menemukan dokumen yang Anda cari. Keuntungan lain adalah Anda akan menjaga folder Anda bebas dari kekacauan.
Jika Anda menerima ratusan file melalui Microsoft Teams dan Anda tidak memiliki rencana yang jelas sejak awal, hal-hal dapat terlihat sedikit tidak teratur sekarang. Pengguna sering merasa kewalahan dengan tugas mengatur file mereka, sehingga mereka lebih memilih untuk menundanya lagi dan lagi. Memang, mengatur file Anda adalah tugas yang memakan waktu, tetapi keuntungannya sepadan dengan usaha.
Untuk membuat seluruh proses lebih mudah bagi Anda, kami membuat panduan ini. Kami akan membagikan serangkaian tip dan trik praktis untuk membantu Anda mengatur file MS Teams dengan lebih baik.
Praktik Terbaik Untuk Mengatur File Anda di Tim MS
Pilih Layanan Penyimpanan Cloud Utama Anda
Microsoft Teams menggunakan layanan penyimpanan yang berbeda untuk menyimpan file dan dokumen Anda. Secara default, file Anda disimpan di OneDrive dan SharePoint. File yang Anda bagikan di utas tim disimpan di SharePoint. Semua file yang Anda tukarkan dalam obrolan disimpan di OneDrive.
Tetapi Anda juga dapat secara manual menambahkan layanan penyimpanan cloud yang sudah Anda kenal. 
Sinkronkan File Dengan OneDrive
Kami menyarankan untuk menggunakan layanan penyimpanan cloud Microsoft untuk menyimpan file Teams. Kedua layanan telah dikembangkan oleh Microsoft dan tidak ada masalah integrasi atau kompatibilitas di antara keduanya.
Dengan menyinkronkan file Teams Anda dengan OneDrive, Anda dapat mengaksesnya langsung dari File Explorer. Dengan kata lain, Anda tidak perlu lagi membuka Teams untuk melihat file tersebut.
Buat Folder Tertentu
Terlepas dari layanan penyimpanan cloud yang Anda gunakan untuk menyimpan file Teams Anda, penting untuk membuat folder tertentu. Kemudian tambahkan semua file Anda ke folder yang sesuai. Yang paling penting adalah memutuskan struktur dan menaatinya.
Misalnya, Anda dapat membuat folder individual untuk setiap orang yang sering berinteraksi dengan Anda. Dan simpan file yang Anda terima dari mereka di folder masing-masing. Atau Anda dapat menggunakan nama deskriptif untuk file Anda seperti Laporan, Kontrak, Tugas, Pemasaran, Keuangan, Presentasi, dll.
Anda juga dapat mengatur folder Anda berdasarkan proyek, klien, tanggal, tenggat waktu, dll.
Gunakan Nama Saluran yang Jelas dan Spesifik
Semua file yang terkait dengan tim disimpan di SharePoint. Setiap kali Anda membuat tim baru di Microsoft Teams, situs tim SharePoint baru akan dibuat secara otomatis. Saat Anda membuat saluran, SharePoint secara otomatis membuat pustaka dokumen baru untuk saluran tersebut.
Pustaka dinamai menurut nama saluran. Jadi, pastikan untuk memilih nama saluran tertentu untuk menghindari ambiguitas.
Gunakan Filter File
Microsoft Teams memiliki serangkaian filter yang dapat Anda gunakan untuk membuat daftar file Anda dalam urutan tertentu. Misalnya, Anda dapat membuat daftar file dalam urutan kronologis. Atau Anda dapat memfilternya berdasarkan nama orang yang memodifikasinya.
Sematkan ke Atas
Anda juga dapat menyematkan file di bagian atas. Fitur ini memungkinkan Anda untuk menandai file yang sangat penting atau mendesak. Dengan cara ini, Anda akan tahu persis di mana menemukan file itu.
Pertama, Anda perlu menandai file dan kemudian klik pada Sematkan ke atas pilihan.
Kiat Cepat untuk Berhasil Mengatur File Anda
- Jangan simpan file Anda di desktop Anda. Desktop yang berantakan terlihat membingungkan dan menimbulkan gangguan visual.
- Simpan file Anda segera setelah Anda mendapatkannya. Jangan menunggu sampai Anda mendapatkan 5o file untuk mulai mengaturnya. Tempatkan mereka di folder yang tepat tepat setelah Anda mendapatkannya.
- Gunakan nama yang jelas dan deskriptif untuk file Anda. Menggunakan nama generik seperti "File", "Documents", "Stuff" tidak membantu sama sekali.
Tip dan trik apa yang Anda gunakan untuk mengatur file Microsoft Teams Anda? Bagikan di komentar di bawah.