Tingkatkan pengalaman pengguna Gmail Anda dengan tujuh peretasan produktivitas ini.
Gmail adalah salah satu layanan email paling populer untuk penggunaan pribadi. Banyak organisasi yang menggunakan Google Workspace juga menawarkan Gmail sebagai klien email. Secara default, Google menawarkan banyak hal fitur menarik di Gmail yang berfungsi seperti yang diiklankan. Namun dengan beberapa perubahan kecil, Anda benar-benar dapat membantu meningkatkan keseluruhan pengalaman Gmail Anda.
Pernahkah Anda mengirim email, hanya untuk menyadari bahwa email itu salah ketik, dan Anda berharap tidak mengirimkannya? Bagaimana dengan pintasan keyboard di Gmail? Tahukah Anda bahwa Anda dapat membuat template respons untuk rutinitas email? Jika Anda tidak pernah repot mengutak-atik menu Pengaturan Gmail, berikut tujuh cara mudah untuk menjadi pengguna hebat Gmail.
7 Pintasan keyboard
Lakukan semuanya dengan keyboard
Salah satu tanda utama menjadi pengguna yang mahir dalam aplikasi apa pun adalah mengetahui pintasan keyboard, terlepas dari apakah Anda menggunakan PC Windows, Mac, atau
Ingin membuat pintasan Anda sendiri? Kemudian klik ikon roda gigi di sisi kanan atas browser Gmail. Pergi ke Ikon roda gigi >Lihat semua pengaturan > Lanjutan > Pintasan keyboard khusus dan pilih Aktifkan. Setelah diaktifkan, Anda akan melihat tab Pengaturan Keyboard, yang menampilkan semua tindakan beserta tombol yang sesuai. Anda dapat menyesuaikannya sesuai keinginan Anda dan mengklik Simpan perubahan. Pastikan saja perintah yang Anda sesuaikan tidak berbenturan dengan perintah pintasan lainnya.
6 Batalkan pengiriman
Bagaimana cara mendapatkan lebih banyak waktu untuk membatalkan pengiriman email?
Kita semua, pada titik tertentu, mengirim email dengan tergesa-gesa, hanya untuk menyadari bahwa kita melewatkan beberapa aspek yang ada untuk dibahas dalam tanggapan, surat tersebut penuh dengan kesalahan ketik, atau lebih buruk lagi, surat itu dikirim ke pihak yang salah penerima. Gmail menawarkan perintah Urungkan pengiriman default selama 5 detik, namun dapat ditingkatkan hingga 30 detik.
Klik pada Ikon roda gigi >Lihat semua pengaturan > Umum > Batalkan Pengiriman. Dari menu drop-down di sampingnya, pilih waktu buffer antara 5, 10, 20, dan 30 detik, lalu tekan Simpan perubahan. Sekarang, setiap kali Anda mengirim email, Anda akan melihat opsi Undo di bilah hitam mengambang yang muncul setelah Anda mengirim email.
5 Templat
Singkirkan penulisan email yang berulang-ulang
Ada kalanya beberapa email memerlukan tanggapan yang sama atau serupa. Dalam situasi seperti ini, Anda tidak perlu mengetik ulang seluruh pesan setiap saat. Sebagai gantinya, Anda dapat membuat tanggapan templat. Klik pada Ikon roda gigi >Lihat semua pengaturan > Lanjutan > Templat dan pilih Memungkinkan Dan Simpan Pengaturan.
Sekarang, setiap kali Anda menulis teks yang berlebihan di a Pesan baru (pastikan tanda tangan email dihapus), teks tersebut dapat disimpan sebagai templat dengan mengklik Opsi lainnya > Templat > Simpan draf sebagai templat > Simpan sebagai templat baru. Anda dapat memberi nama pada templat tersebut. Lain kali, kapan pun Anda ingin membalas dengan teks yang sama, cukup pilih template yang diperlukan alih-alih mengetik pesan lagi.
4 Menyesuaikan panel baca
Optimalkan tampilan real estat
Cara default Gmail menampilkan pesan Anda saat Anda membukanya tidak memanfaatkan tampilan real estat dengan sebaik-baiknya. Hal ini terutama berlaku jika Anda memiliki layar yang lebih besar. Ini dapat diubah dengan mengaktifkan panel baca.
Klik pada Ikon roda gigi > Pilih semua pengaturan > Kotak Masuk > Aktifkan panel baca. Pilih salah satu Kanan kotak masuk atau Di bawah kotak masuk opsi untuk mendapatkan panel pratinjau untuk email Anda yang tidak mengharuskan Anda melupakan email lainnya.
3 Beralih di antara banyak tanda tangan
Bantuan dari mengubah detail tanda tangan secara manual
Dalam pengaturan profesional, memiliki tanda tangan email adalah hal yang penting. Namun terkadang, Anda mungkin tidak ingin membagikan detail tertentu dari tanda tangan Anda, seperti nomor telepon Anda. Menambah atau menghapus sesuatu dari tanda tangan secara manual adalah hal yang membosankan. Sebagai gantinya, Anda dapat membuat beberapa tanda tangan dan beralih di antara tanda tangan tersebut tergantung pada konteks atau penerimanya.
Klik pada Ikon roda gigi > Pilih semua pengaturan > Umum > Tanda tangan. Klik pada kotak Buat baru untuk menambahkan tanda tangan baru. Tanda tangan lama akan muncul di kotak sebelah kiri. Anda dapat memilih Default tanda tangan dari menu drop-down di bawah: Untuk penggunaan email baru Dan Saat membalas/meneruskan penggunaan. Kemudian klik Simpan perubahan. Sekarang, ketika Anda berada di kotak tulis, mengklik simbol pena akan memunculkan semua tanda tangan yang telah Anda simpan. Anda cukup memilih salah satu yang ingin Anda gunakan.
2 Berbagai format bintang
Cara yang lebih cerdas untuk mengkategorikan email penting
Baik itu akun pribadi atau profesional Anda, ada beberapa email yang ingin Anda beri bintang agar dapat dijangkau dengan cepat di bagian Berbintang di Gmail. Secara default, Gmail hanya mengizinkan Anda menggunakan bintang kuning. Jika Anda memiliki banyak email Berbintang, mungkin akan membosankan jika Anda dengan cepat menemukan email yang tepat yang Anda cari.
Klik pada Ikon roda gigi > Lihat semua pengaturan > Umum> Bintang. Di sini Anda dapat memilih antara 1 bintang, 4 bintang, dan semua bintang, tergantung preferensi Anda, diikuti oleh Simpan perubahan. Sekarang Anda dapat beralih di antara Bintang dengan mengeklik ikon bintang secara berturut-turut. Dengan cara ini, Anda dapat memperoleh petunjuk visual yang bagus untuk berbagai jenis email prioritas. Mengarahkan mouse ke atas bintang akan memberi tahu Anda namanya. Saat Anda berada di bagian Berbintang dan hanya ingin melihat email yang diberi bintang bintang biru, cukup ketik perintah ini di kotak pencarian Gmail: memiliki: bintang biru. Anda bahkan dapat menetapkan ikon bintang tertentu untuk jenis email tertentu.
1 Memfilter email dengan sebuah contoh
Tingkatkan Kotak Masuk Anda
Ini adalah salah satu fitur Gmail yang paling canggih dan jika digunakan dengan hati-hati, ini benar-benar dapat membantu Anda mengatur Kotak Masuk, membuang email yang tidak diinginkan, dan membuat folder untuk jenis email tertentu. Meskipun Gmail memiliki tab seperti Promosi, Pembaruan, dan Sosial, terkadang beberapa email lolos dari tab tersebut dan muncul di tab Utama. Anda ingin tab Utama hanya memiliki email yang benar-benar penting.
Klik pada Tampilkan opsi pencarian, terletak di sisi kanan bilah Pencarian di Gmail. Sekarang, bergantung pada tujuan yang ingin Anda capai, Anda dapat menambahkan detail di masing-masing bidang untuk membuat filter.
Katakanlah saya ingin menambahkan buletin (dari Peramban) yang muncul di tab Utama saya, ke folder tempat saya menyimpan semua buletin langganan saya. Dalam hal ini, saya akan menambahkan ID email Peramban buletin dan klik Buat penyaring. Di layar berikutnya, saya disajikan dengan lebih banyak opsi. saya memilih Lewati Kotak Masuk, Terapkan labelnya (nama foldernya Buletin), Dan Terapkan juga filter pada percakapan yang cocok. Ini akan memastikan bahwa setiap email berasal Peramban akan mendarat di folder Buletin saya dan tidak akan muncul di Kotak Masuk saya.
Anda dapat melakukan banyak hal, seperti mengarsipkan email pemasaran secara otomatis, membersihkan kotak masuk Gmail Anda, dan sebagainya semakin penuh, otomatis menghapus email dari ID email tertentu, atau folder Spam, dan banyak lagi lagi.
Mengambil alih akun Gmail Anda
Tujuh peretasan yang dibahas di atas pasti akan meningkatkan pengalaman Gmail Anda sampai batas tertentu. Membiasakan diri Anda dengan menu Pengaturan Gmail dan Tampilkan opsi pencarian pasti akan mengubah Anda menjadi pengguna hebat Gmail. Menggunakan tip-tip ini juga pada akhirnya menghemat banyak waktu yang seharusnya dihabiskan untuk tugas-tugas yang berlebihan. Jangan lupa juga simak semampunya mengelola kata sandi Anda dengan Google.