Cara tercepat untuk berbagi file di Microsoft Teams adalah melalui tab Files. Yang perlu Anda lakukan hanyalah mengunggah file Anda, dan anggota tim lainnya dapat langsung mengaksesnya. Tetapi bagaimana Anda tahu jika seseorang telah membuka dan melihat file yang Anda bagikan di bagian File? Mari cari tahu!
Bisakah Anda Melihat Siapa yang Melihat File di MS Teams?
Periksa Detail File SharePoint
Sebagai pengingat cepat, file Teams Anda sebenarnya disimpan di SharePoint. Untuk memeriksa berapa banyak orang yang telah membuka file tertentu, buka detail file di SharePoint.
- Pergi ke Anda saluran tim.
- Klik pada File tab.
- Klik Buka di SharePoint.
- Masuk ke akun SharePoint Anda di tab browser baru.
- Kemudian, silahkan pilih file yang ingin dicek tapi jangan di klik namanya.
- Klik ikon info untuk membuka detail file.
- Anda dapat melihat berapa banyak orang yang membuka file individual.
Bergantung pada pengaturan organisasi Anda, Anda juga dapat melihat siapa yang membuka file tertentu. Jika Anda adalah pemilik situs, Anda dapat mengedit setelan berbagi tingkat organisasi untuk memberi tahu orang-orang siapa yang melihat file atau halaman di situs. Ikuti langkah-langkah di bawah ini untuk menyelesaikan pekerjaan.
- Buka situs SharePoint Anda.
- Klik pada Pengaturan ikon.
- Pilih Informasi situs.
- Kemudian, klik Lihat semua pengaturan situs.
- Di bawah Tindakan Situs, klik Kelola fitur situs.
- Gulir ke bawah ke Pemirsa SharePoint.
- Pilih Mengaktifkan untuk mengaktifkan kartu file yang menampilkan informasi tentang pemirsa dan aktivitas file.
Untuk membuka kartu file, buka Perpustakaan dokumen, arahkan kursor ke file, atau klik tiga titik. Kartu file muncul di sebelah masing-masing file.
Catatan: Setelah mengaktifkan opsi “SharePoint Viewers”, Anda mungkin perlu menunggu selama 10 hingga 30 menit agar kartu file tersedia.
Gunakan Laporan Aktivitas Digital Dari Wawasan
Atau, Anda dapat menggunakan aplikasi Insights untuk memeriksa apakah orang telah membuka file atau belum. Menggunakan Laporan Aktivitas Digital alat untuk memeriksa apakah pengguna membuka dan mengedit file, menghadiri rapat, mengunjungi saluran, dan seterusnya.
Gunakan filter untuk menyesuaikan laporan Anda tergantung pada kebutuhan Anda. Misalnya, Anda dapat menggunakan Filter siswa untuk mempersempit data ke siswa individu dan kerangka waktu tertentu. Anda juga dapat menggunakan Filter aktivitas untuk melihat data yang terkait dengan penggunaan file, tugas, rapat, dan lain-lain. Bagian terbaiknya adalah Anda dapat mengekspor data dari Laporan Aktivitas Digital ke Excel.
Ngomong-ngomong, jika aplikasi Wawasan tidak akan berfungsi, pastikan untuk mengaktifkan laporan Keterlibatan dan memperbarui Teams.
Kesimpulan
Untuk memeriksa siapa yang membuka file di Microsoft Teams, instal aplikasi Wawasan dan gunakan Laporan Aktivitas Digital. Alat ini dapat mengambil berbagai macam data, termasuk informasi tentang siapa yang membuka dan mengedit file tertentu. Atau, Anda juga dapat memeriksa detail file di SharePoint.
Apakah Anda menemukan cara lain untuk memeriksa siapa yang melihat file yang Anda bagikan di Microsoft Teams? Bagikan ide Anda di komentar di bawah.