Cara Mengarsipkan dan Mencadangkan Email di Mac Anda

Tidak ada yang menyukai kotak masuk yang berantakan. Tetapi tidak perlu menyimpan email lama di kotak masuk Anda hanya karena Anda takut menghapusnya. App Mail di Mac—seperti aplikasi email paling populer—memungkinkan Anda mengarsipkan email, menyembunyikannya dari kotak masuk tanpa kehilangannya selamanya.

Jika kotak masuk Anda perlu dibersihkan dan Anda khawatir menghapus sesuatu yang penting, cari tahu cara mengarsipkan email Anda di bawah ini. Kami juga akan menunjukkan kepada Anda cara mencadangkan email secara lokal, sehingga Anda tidak akan kehilangannya bahkan jika Anda menghapus akun email Anda.

Terkait:

• Email Tidak Berfungsi di macOS Catalina, Cara Memperbaikinya
• Aplikasi Mail Selalu Mengunduh di Mac? Bagaimana cara memperbaiki
• Di mana Pesan yang Diarsipkan Disimpan di Mail di macOS?
• 21 Tip dan Trik Apple Mail yang Mungkin Belum Anda Ketahui untuk iOS dan macOS

Apa Arti Pengarsipan di Aplikasi Mail?

Kita semua tahu apa yang terjadi ketika Anda menghapus email: pesan itu pindah ke folder sampah sebelum menghilang selamanya beberapa saat kemudian.

Sebaliknya, saat Anda mengarsipkan email di Mac, email akan dipindahkan ke folder terpisah tetapi tidak pernah dihapus. Anda dapat melihat semua email yang diarsipkan kapan saja dengan menelusuri folder arsip. Mereka tetap berada di folder itu sampai Anda memilih untuk menghapusnya.

Bahkan lebih nyaman, Anda bisa cari pesan di aplikasi Mail dan secara otomatis mencari email yang diarsipkan serta kotak masuk Anda.

Pikirkan pengarsipan email seperti menyimpannya di lemari arsip. Anda tidak perlu melihatnya lagi tetapi Anda tahu bahwa Anda memilikinya jika Anda membutuhkannya.

Sebaiknya arsipkan faktur, konfirmasi pemesanan, email dukungan pelanggan, dan dokumen resmi lainnya yang mungkin perlu Anda rujuk lagi di masa mendatang.

Cara Mengarsipkan Email di Aplikasi Mail

Mengarsipkan email di aplikasi MacOS Mail itu mudah. Cukup pilih email di kotak masuk Anda dan klik Arsip ikon di atas pratinjau pesan, tampak seperti kotak penyimpanan.

Jika Mac Anda memiliki Touch Bar di atas keyboard, Anda juga dapat mengetuk Arsip ikon yang muncul di Touch Bar saat Anda memilih email.

Atau, kontrol-klik email dan pilih Arsip dari menu pop-up.

Anda juga dapat memilih email dan pergi ke Pesan > Arsip dari bilah menu.

Atau, untuk power-user di luar sana, pilih email dan tekan Ctrl + Cmd + A untuk segera mengarsipkannya.

Arsipkan Pesan secara Default

Jika Anda ingin menggesek pesan untuk mengarsipkannya, Anda perlu mengaturnya sebagai tindakan default untuk membuang email. Untuk melakukan ini, luncurkan Surat aplikasi dan pergi ke Mail > Preferensi dari bilah menu. Pergi ke Melihat tab, lalu atur Pindahkan pesan yang dibuang baris ke Arsip.

Sekarang Anda dapat menggeser ke kiri dengan dua jari di seluruh email untuk mengarsipkannya dengan cepat.

Mengatur Arsip sebagai tindakan default juga berarti Anda dapat mengarsipkan email langsung dari pemberitahuan di Mac Anda. Untuk melakukannya, klik Opsi > Arsip saat peringatan Mail muncul di pojok kanan atas.

Jika Anda tidak melihat opsi ini, buka Preferensi Sistem > Pemberitahuan dan pastikan Peringatan dihidupkan untuk Surat.

Cara Menemukan Email yang Diarsipkan di Aplikasi Mail

Manfaat utama dari pengarsipan email, daripada menghapusnya, adalah mudah ditemukan jika Anda membutuhkannya di masa mendatang. Ada beberapa cara untuk temukan email yang diarsipkan di Mac jika Anda membutuhkannya.

Saat Anda mengarsipkan email di macOS, app Mail membuat folder Diarsipkan di akun email Anda. Setiap email lain yang Anda pilih untuk diarsipkan dari akun itu juga masuk ke folder ini.

Mail membuat folder Arsip terpisah untuk setiap akun email Anda. Tetapi Anda juga dapat melihat semua email yang diarsipkan dari setiap akun secara bersamaan di folder Semua Arsip.

Cara tercepat untuk menemukan email yang diarsipkan adalah dengan menelusurinya menggunakan kaca pembesar ikon di pojok kanan atas aplikasi Mail.

Daftar hasil menunjukkan di mana setiap email berada dan menyertakan email dari folder Arsip Anda jika ada yang cocok dengan istilah pencarian.

Atau, Anda dapat menambahkan folder Arsip ke bilah sisi Anda dan menggulirnya secara manual untuk menemukan email.

Jika Anda tidak dapat melihat folder Arsip di bar samping, klik tombol Menambahkan tombol di sebelah Favorit. Kemudian pilih untuk menambahkan Semua Arsip dari daftar kotak surat di menu tarik-turun dan klik oke.

Sekarang klik Semua Arsip di bilah sisi untuk melihat semua email yang diarsipkan.

Jika Anda tidak melihat bilah sisi sama sekali, tekan Shift + Cmd + M untuk mengungkapkannya.

Cara Mencadangkan Email Anda di Mac

Saat Anda menggunakan Mail untuk mengarsipkan email di Mac Anda, email tersebut masih disimpan ke server penyedia email Anda. Itu berarti Anda akan kehilangan semua email yang diarsipkan jika Anda menghapus akun email Anda atau lupa kata sandi Anda.

Tentu saja, ini tidak sering terjadi. Tetapi jika Anda ingin memastikan Anda tidak pernah kehilangan email yang diarsipkan, Anda juga harus membuat cadangan lokalnya.

Ini mudah dilakukan dengan mengekspor kotak surat Arsip dari aplikasi Mail.

Untuk melakukannya, buka Surat dan kontrol-klik Arsip atau Semua Arsip kotak surat di bar samping, lalu pilih untuk Ekspor Kotak Surat.

Pilih tujuan untuk menyimpan email arsip yang diekspor. Bergantung pada berapa banyak email yang telah Anda arsipkan selama bertahun-tahun—dan berapa banyak lampiran besar yang ada—kotak surat yang diekspor dapat menghabiskan cukup banyak ruang di Mac Anda.

Mengekspor kotak surat dengan cara ini tidak menghapus pesan apa pun dari akun email Anda, itu hanya membuat salinan lokal dari email tersebut di Mac Anda.

Anda harus mengekspor kotak surat Anda secara teratur untuk menyimpan cadangan terbaru dari email yang diarsipkan.

Pelajari Lebih Banyak Tip untuk Menggunakan Mail di Mac

Mengarsipkan email di Mac Anda adalah cara yang bagus untuk merapikan kotak masuk Mail Anda tanpa kehilangan akses ke pesan penting. Namun, mengarsipkan email hanyalah satu cara untuk meningkatkan cara Anda menggunakan Mail di Mac.

Lihat daftar kami Kiat dan trik surat untuk mempelajari hal-hal yang lebih berguna seperti cara menyesuaikan bilah alat, mengurangi jumlah pemberitahuan yang Anda terima, atau memperkenalkan aturan cerdas untuk membuat kotak surat Anda mengatur dirinya sendiri.