Gmail ha ora oltre 1,5 miliardi di utenti attivi che lo rendono di gran lunga il client di posta elettronica numero uno al mondo. È facile da usare, viene fornito con 15 GB di spazio di archiviazione gratuito, si integra perfettamente con Google Drive e si sincronizza con altri account di posta elettronica.
Ma la maggior parte delle persone non si rende conto di poter aumentare la propria privacy inviando e-mail riservate.
In questa guida, ti scopri come inviare email riservate su Gmail così come Microsoft Outlook. Riceverai anche alcuni suggerimenti che puoi utilizzare per proteggere tutte le e-mail che invii, indipendentemente dal fatto che le contrassegni come riservate o meno.
Invia e ricevi e-mail riservate
Con Gmail Modalità riservata, puoi proteggere le informazioni sensibili da accessi non autorizzati. Puoi impostare codici di accesso, date di scadenza e revocare l'accesso alle email che invii. Puoi anche scegliere se i destinatari possono stampare, scaricare, copiare o inoltrare il tuo messaggio.
Certo, non è a prova di proiettile. Gli utenti possono comunque utilizzare le app per acquisire schermate o condividere il messaggio. Ma è un livello di sicurezza molto più alto rispetto alle impostazioni di posta elettronica predefinite.
Attenzione: inviare email riservate non significa che nessuno possa intercettare il tuo messaggio. Per questo motivo, ogni volta che si inviano dati sensibili, abilitare una VPN. Può aiutare a prevenire il man-in-the-middle e altro tipi di attacchi informatici.
VPN robusta e ad alte prestazioni come NordVPN crittografa tutto il tuo traffico online, incluse le email. Riduce al minimo la possibilità che terze parti riescano a capire il contenuto del tuo messaggio. E considerando le minacce alla privacy di questi tempi, è meglio abilitare la tua VPN in ogni momento, indipendentemente dal fatto che un'e-mail sia riservata o meno.
Ma torniamo al punto principale. Come si compone un'e-mail riservata?
Per saperne di più: Come programmare le email in Gmail gratuitamente
Come creare un'e-mail riservata
Passo 1: Apri Gmail e fai clic su Scrivi.
Passo 2: Nella parte inferiore destra della finestra vedrai un lucchetto. Fare clic su di esso per attivare la modalità riservata.
Passaggio 3:Crea una data di scadenza e un passcode. Se scegli un passcode SMS, i destinatari riceveranno un passcode necessario per aprire l'e-mail. Assicurati di inserire il numero di telefono del destinatario e non il tuo
Passaggio 4: Fare clic su Salva
Passaggio 5:Componi il tuo messaggio e invialo
Come rimuovere l'accesso in anticipo
Passo 1: Apri Gmail e vai alla cartella Posta inviata
Passo 2:Apri l'e-mail riservata
Passaggio 3: Fare clic su Rimuovi accesso
Come aprire un'e-mail riservata
Puoi aprire un'e-mail riservata sia in Gmail che in altri client di posta:
- Per Gmail, apri l'e-mail e inserisci il codice di accesso, se necessario.
- Per altri clienti, fai clic sull'email e verrai indirizzato a una pagina web separata. Se necessario, dovrai inserire un passcode per visualizzare l'e-mail.
Questo è tutto. Non è scienza missilistica. Inviare e ricevere email riservate è semplice. Ma la maggior parte delle persone non è a conoscenza di questa funzione di Gmail.
Email riservate su Outlook
Outlook ti consente anche di impostare il livello di sensibilità della tua email su privato o confidenziale. Quando imposti un livello diverso dal normale, nella parte superiore dell'email viene visualizzata una nota che dice: "per favore considera questa email come privata" o a qualsiasi impostazione tu abbia scelto.
Ma non cambia la capacità del destinatario di inoltrare, scaricare, copiare o stampare l'e-mail. È solo un avviso per loro da vedere.
Per modificare ciò che i destinatari possono fare con la tua email, devi modificare le autorizzazioni nella scheda Opzioni in Outlook. Non vedi le autorizzazioni? Quindi ricontrolla se hai abilitato la funzione Information Rights Management nelle tue impostazioni.
Quindi, imposta le autorizzazioni di conseguenza. Puoi selezionare una o più restrizioni:
- Disattiva Inoltra tutto
- Richiedi una conferma di lettura
- Richiedi una ricevuta di consegna
- Disattiva stampa
- Disabilitare tutto
Per saperne di più: Come eliminare i messaggi di Gmail in blocco
Confidenziale non significa crittografato
Indipendentemente dal fatto che utilizzi le impostazioni riservate di Gmail o Outlook, ciò non significa che la tua email sia crittografata. Google può vedere il contenuto della tua email e lo memorizza sui propri server.
Anche dopo la scadenza di un'e-mail, è ancora accessibile nella cartella di invio del mittente. In altre parole, Google ha ancora accesso ad esso. E se qualcuno hackera il tuo account Gmail, allora sono criminali informatici.
Se vuoi crittografare le tue e-mail, è meglio guardare un'opzione come Proton Mail. Proton Mail utilizza la crittografia end-to-end e non memorizza le e-mail sui suoi server. Crea un livello di privacy molto più elevato.
In alternativa, puoi utilizzare un servizio di messaggistica crittografato come Signal. Non solo offre messaggistica sicura, ma anche chiamate vocali e video crittografate. Signal ha anche strumenti di verifica dell'identità migliori e non memorizza i tuoi messaggi sul suo server né i metadati di log.
Potresti non essere in grado di sostituire completamente l'e-mail, ma è una buona alternativa. Ed è compatibile con la condivisione di file. Significa che puoi ancora usarlo per scopi di lavoro, come condividere documenti Word e altri file importanti.