La pandemia di Coronavirus ha portato nuove sfide, soprattutto quando si tratta di lavorare da casa. Può essere particolarmente difficile quando hai una squadra che cerca di lavorare insieme su un progetto. La collaborazione virtuale è diventata la nuova normalità nell'ambiente di lavoro moderno poiché i team tentano di lavorare da più sedi o addirittura continenti.
Google Docs è un magnifico strumento di collaborazione flessibile per il lavoro di squadra e facilmente accessibile, anche da smartphone. Ma con questa flessibilità, è ancora necessaria l'integrazione della posta elettronica. Le e-mail sono diventate uno strumento di comunicazione aziendale fondamentale. Diverse e-mail vengono cestinate e alcune è meglio archiviarle. Durante l'utilizzo di strumenti di conferma, è possibile che alcune modifiche debbano essere eseguite o visualizzate da altri membri del team. Questa funzione può tornare utile per tenere traccia degli inviti alle riunioni, inviare programmi via e-mail e molto altro ancora.
Integrare l'email in Google Docs
Google ha alcune funzioni che ti aiutano a unire i tuoi documenti Google e le tue email. Per la prima opzione, segui i passaggi seguenti.
Abilita creazione documento
Accedi a Gmail e fai clic sull'icona a forma di ingranaggio in alto a destra. Successivamente, fai clic su Impostazioni. In alto al centro, fai clic sulla scheda Labs e scorri lentamente verso il basso. Fare clic su Abilita accanto per creare un documento. Fatto ciò, salva le modifiche apportate. Quindi la prossima volta che vuoi salvare la tua email in Google Documenti, fai semplicemente clic sul pulsante Altro. Questo pulsante si trova in alto al centro del pannello di lettura del messaggio. Quindi fare clic su Crea un documento. Si aprirà una scheda e da lì sarà molto facile modificarla o salvarla. Puoi anche esportare in pdf o altri formati di file.
Allegato documento Google
La seconda opzione che hai è fare clic sulla scheda File nel documento di Google, scorrere verso il basso e otterrai l'opzione "E-mail come allegato". Una volta selezionata questa opzione, apparirà un messaggio di posta elettronica come mostrato nel diagramma sottostante. Qui hai la possibilità di aggiungere l'indirizzo email del membro a cui vuoi inviare il documento, inoltre hai il privilegio di inserire un messaggio nel corpo prima di condividere il documento. Questa integrazione è stata facilitata da Google. L'account Gmail utilizzato per accedere ai documenti Google verrà utilizzato per inviare l'e-mail.
È anche possibile integrare e convertire i documenti Google in e-mail aggiungendo un'estensione Google Chrome dal Chrome Web Store, quindi selezionare l'estensione. Dopo aver scaricato l'estensione di Google, aggiungila. Vedrai quindi un pulsante che dice "Apri in Gmail". Dopo aver fatto clic su questo pulsante, verrà visualizzato un pop-up che indica "Stiamo convertendo documento di Google nell'e-mail." Successivamente, riceverai una conferma che il tuo documento Google è stato inviato come app Gmail o Google e-mail.
Estensione Chrome
È anche possibile integrare le e-mail con i documenti di Google aggiungendo un'estensione di Chrome per modificare le e-mail nei documenti di Google, è possibile ottenere l'estensione di Chrome. Questa estensione offre il lusso di modificare le email in Google Documenti. Una volta scaricata l'estensione, fai clic su Aggiungi estensione.
Una volta aperto il controllo della posta elettronica, fai clic sull'icona "Modifica in Google Documenti" nell'email dell'applicazione Google o in Gmail. Potresti ricevere una notifica che ti chiede di autorizzare l'accesso a Google Drive. Seleziona l'opzione Aggiungi account Google Drive. Questo sarà fondamentale quando vuoi salvare le email nel tuo Google Drive dopo aver modificato le email in Google Documenti. Questa funzione è utile, soprattutto quando si lavora a un progetto con un grande team.
Goditi un flusso di lavoro più semplice e corroborante
Questi sono tra i pochi modi per integrare documenti ed e-mail di Google. Puoi goderti le funzionalità aggiuntive e ottimizzare la tua produttività lavorando senza problemi e collaborando online con altri team di progetto.