Come utilizzare i numeri su Mac: tecniche avanzate

Qualche settimana fa, abbiamo coperto le tecniche di base per l'utilizzo di Numbers su Mac. Nel caso ti fossi perso quel post, abbiamo esplorato le funzionalità di Numbers come formule, modelli, fogli e ordinamento.

Oggi espanderemo quel post coprendo tecniche più avanzate. Se non hai familiarità con gli argomenti trattati in quel primo post, ti consiglio vivamente di leggerlo prima di lavorare su questo. Per coloro che si stanno abituando a Numbers, tuttavia, e vogliono espandere le proprie conoscenze lavorative, allora questo post è per te.

In questo post, esamineremo tecniche avanzate come la creazione di grafici, tabelle pivot, aggiungendo filtri e formattazione condizionale ed esplorando le possibilità di combinare Numbers con AppleScript. Sarà un po' un "salire di livello", quindi preparati e iniziamo!

Come usare Numbers su Mac: Tecniche avanzate

Tabelle pivot

La prima cosa che tratteremo è una funzionalità relativamente nuova di Numbers su Mac: le tabelle pivot. In passato questa era una funzionalità di cui solo gli utenti di Excel potevano godere. Ma negli ultimi aggiornamenti, Apple ha portato le tabelle pivot su Mac.

Quindi cosa sono le tabelle pivot? Per coloro che non lo sanno, una tabella pivot è una sorta di tabella di dati standard, tranne per il fatto che è interattiva. Gli aspetti interattivi di una tabella pivot consentono di organizzare, filtrare, ordinare e comprendere meglio i dati nella tabella rapidamente.

Ad esempio, in una tipica tabella di Numbers, vedrai diverse righe e colonne di dati da cui, indipendentemente dall'organizzazione, è probabilmente difficile ricavare rapidamente informazioni dettagliate. Quindi puoi mappare questa tabella di dati su una tabella pivot, che ti mostrerà rapidamente riepiloghi dei dati, mostrerà le relazioni tra i tuoi dati e altro ancora.

Per creare una tabella pivot in Numbers, avrai prima bisogno di una tabella o di un intervallo di dati. Un intervallo di dati è solo una riga o una colonna di dati, mentre una tabella è una serie di righe e colonne.

Seleziona l'intervallo o la tabella, quindi fai clic Tabella pivot nella barra degli strumenti nella parte superiore dello schermo. Ti verrà chiesto di scegliere tra una di queste quattro opzioni:

• Sul nuovo foglio: Questo crea un nuovo foglio contenente la tua tabella pivot. Questo separa visivamente la tabella e la tabella pivot per mantenere le cose organizzate.
• Sul foglio corrente: Questo aggiunge la tabella pivot al foglio che stai attualmente utilizzando, consentendoti di visualizzare la tabella e la tabella pivot contemporaneamente.
• Per le celle selezionate su un nuovo foglio: Se non desideri creare una tabella pivot utilizzando una tabella, puoi invece selezionare un intervallo. Se scegli questa opzione, creerai una tabella pivot per il tuo intervallo su un nuovo foglio.
• Per le celle selezionate sul foglio corrente: Infine, come previsto, questa opzione prende l'intervallo di celle selezionato e crea una tabella pivot per loro sul foglio di Numbers corrente.

Il modo migliore per imparare a usare le tabelle pivot è iniziare a crearle e sperimentarle. Non abbiamo tempo in questo post per approfondire di più, ma faremo un post futuro sulle tabelle pivot esplorandole in modo più dettagliato. Quindi resta sintonizzato per questo!

Creazione di grafici

La prossima tecnica avanzata che vorrai imparare quando usi Numbers su Mac è la creazione di grafici. Sebbene i grafici non siano strettamente necessari quando si utilizza Numbers, sono un ottimo strumento di visualizzazione.

Per coloro che non hanno familiarità con i grafici, sono un modo per prendere i dati in una tabella e visualizzarli in un modo più visivo. Questo è ottimo per portare via informazioni rapide e mostrare i tuoi dati a persone non tecniche. Ad esempio, se hai tenuto traccia delle spese in Numbers e devi mostrare queste spese durante una conferenza, puoi creare un grafico e mostrarlo in una presentazione.

Creare un grafico in Numbers è semplicissimo. Basta scegliere il Grafico opzione dalla barra degli strumenti e scegli un grafico 2D, 3D o interattivo per il tuo set di dati. Se non sei sicuro di cosa scegliere, probabilmente è meglio attenersi a un'opzione 2D.

Ancora una volta, non abbiamo abbastanza tempo in questo post per approfondire la creazione di grafici. Ma in generale, i grafici a torta e i grafici a barre sono un'ottima scelta. I grafici a torta aiutano a mostrare percentuali e quantità, mentre i grafici a barre sono migliori per confrontare le cose in una gerarchia visiva.

Proprio come con le tabelle pivot, aiuta a sperimentare le varie opzioni del grafico. Quindi crea un set di dati e inizia a creare grafici basati su quel set di dati.

Anche! Un ultimo consiglio. Quando crei un grafico che ha un asse X e Y (i grafici a barre, ad esempio, hanno questo), prova a mantenere numeri costanti sull'asse X e numeri variabili sull'asse Y. Ad esempio, è prassi comune mettere le variabili temporali sull'asse X (mesi, anni, settimane, trimestri, ecc.) e i valori finanziari sull'asse Y (valute, guadagni, spese, perdite, crescita, ecc.).

Evidenziazione condizionale in Numbers su Mac

Un'altra tecnica importante da padroneggiare in Numbers su Mac è l'evidenziazione condizionale. Come avrai già notato, puoi formattare il contenuto nelle tue celle. Puoi cambiare il colore di sfondo di una cella, cambiare il colore e il tipo del carattere e così via.

Come i grafici, la formattazione può essere utilizzata per organizzare visivamente i dati. Mediante la codifica a colori delle voci dei dati, è possibile distinguere rapidamente tra valori positivi e negativi, date e importi in dollari, clienti e così via.

Naturalmente, la modifica manuale di tutta questa formattazione può richiedere molto tempo. È qui che entra in gioco l'evidenziazione condizionale. Ti permette di creare regole automatiche che cambiano istantaneamente la formattazione delle tue celle. Quindi, se hai i clienti A, B e C, puoi creare regole in modo che tutte le voci A siano verdi, tutte le voci B siano blu e tutte le voci C siano rosse.

Per impostare le regole di evidenziazione condizionale, seleziona una cella, un intervallo di celle o un'intera colonna/riga. Quindi, fare clic Formato in alto a destra nella schermata Numeri. Questo dovrebbe mostrare (non nascondere) il pannello Formato sul lato destro dello schermo.

Nella parte superiore di questo pannello, seleziona Cellula. Quindi, fare clic Evidenziazione condizionale…

Selezionare Aggiungi una regola. È quindi possibile creare una regola basata su numeri, testo, date e così via. Ogni tipo di regola ha i suoi parametri, quindi scegli quella che meglio soddisfa le tue esigenze. Ad esempio, se vuoi che ogni cella con il testo "Client A" sia verde, dovresti scegliere Testo > È…

Ovviamente puoi modificare queste regole in base alle tue esigenze. Se lo imposti come ho fatto io, tuttavia, ogni volta che digiti "Client A" in una cella con queste regole di evidenziazione condizionale, il colore di sfondo diventerà immediatamente verde.

Per essere chiari, questo non cambia necessariamente la funzione dei tuoi dati o della tua tabella. Aiuta solo a rendere le cose chiare visivamente e ti fa risparmiare tempo.

Formattazione dei numeri

Simile all'evidenziazione condizionale è la formattazione dei numeri in Numbers su Mac. Per impostazione predefinita, tutti i numeri che inserisci in Numbers avranno un aspetto relativamente simile. Tuttavia, non tutti i numeri devono essere formattati allo stesso modo. Avrai date, orari, valute e percentuali.

Per assicurarti che questi numeri appaiano come dovrebbero, puoi impostare regole per la formattazione di varie celle e intervalli. Per impostare questo, vorrai assicurarti che il Formato la barra laterale è aperta e vorrai scegliere Cellula di nuovo in questa barra laterale.

Noterai che nella parte superiore di questa sezione della barra laterale c'è un menu a discesa etichettato Formato dei dati. Quando selezioni quel menu a discesa, vedrai le seguenti opzioni:

Tutto quello che devi fare da qui è scegliere la formattazione che desideri utilizzare per le celle selezionate. Da quel momento in poi, le tue celle verranno automaticamente formattate in modo appropriato.

E se scegli Numero dal menu a tendina, puoi anche scegliere il numero di cifre decimali da visualizzare. Questo può essere davvero utile per visualizzare le informazioni nel modo in cui desideri che vengano visualizzate.

Filtraggio

Un'altra utile opzione di visualizzazione in Numbers su Mac è il filtro. Il filtraggio, simile alle tabelle pivot, ti consente di mostrare solo le informazioni che sono rilevanti per te. Ad esempio, puoi utilizzare il filtro per nascondere le spese che non puoi permetterti, mostrare solo i clienti che devi o visualizzare tutte le voci imminenti.

In altre parole, ti consente di compilare tutti i tuoi dati, quindi filtrarli in base alle regole che scegli.

Quando crei regole di filtro, hai due opzioni:

• Filtri rapidi: Si tratta di regole di filtro generate automaticamente che vengono visualizzate in base ai dati che hai inserito nella tabella. Sono utili quando vuoi solo filtrare rapidamente determinate informazioni e non stai cercando di organizzare necessariamente il tuo set di dati in un modo particolare.
• Regole di filtraggio: Le regole di filtraggio, d'altra parte, sono regole che stabilite per la vostra tabella/set di dati. Sono più permanenti, strutturati e sono accessibili ogni volta che ne hai bisogno.

Per utilizzare i filtri rapidi, seleziona una colonna di dati o una cella specifica, passa il mouse sopra la lettera della colonna corrispondente, quindi fai clic sulla freccia che appare accanto alla lettera della colonna. Verrà visualizzato un menu a discesa, sul quale troverai Filtro rapido opzioni.

Selezionalo, quindi scegli tra le opzioni di filtro disponibili che presenta per modificare i dati visibili. I dati non vengono eliminati o modificati, solo nascosti alla vista.

Per le regole di filtro, seleziona la colonna, la riga o le celle che desideri filtrare. Quindi, fai clic con il pulsante destro del mouse e scegli Mostra opzioni filtro.

Successivamente, nella barra laterale (che dovrebbe essere cambiata per mostrare le opzioni di filtro), puoi aggiungere un filtro a una colonna di tua scelta. Proprio come con l'evidenziazione condizionale, puoi creare regole che ti consentiranno di mostrare/nascondere i dati in modo strategico.

Padroneggiare COUNTIF in Numbers su Mac

Una delle funzioni più potenti di Numbers su Mac è COUNTIF. Tecnicamente, ci sono altre funzioni "SE", ma una volta capito come funziona COUNTIF, sarai in grado di capire anche il resto.

In sostanza, COUNTIF consente agli utenti di applicare una formula a un intervallo di numeri, ma anche di escludere i numeri che non soddisfano determinate condizioni. Quindi "CONTA" i numeri "SE" soddisfano le tue condizioni.

Ad esempio, puoi usarlo per contare solo le tue vendite superiori a $ 100, ignorare i clienti che hanno speso meno di $ 10 o guardare solo i pagamenti che non sono stati elaborati.

Per utilizzare una funzione COUNTIF, fare clic su Inserire nella parte superiore dello schermo, quindi Formula, poi Nuova formula. Questo cambierà la barra laterale per mostrare tutte le formule a tua disposizione. Nella barra di ricerca di questo pannello laterale, digita "IF" e premi Restituzione.

Quando lo fai, vedrai funzioni come IF, SUMIF, AVERAGEIF e, naturalmente, COUNTIF. Queste sono tutte funzioni che sfruttano la funzione IF, quindi scegli quella che si adatta alle tue esigenze.

Noterai che ci sono anche funzioni "-IFS". Funzionano più o meno allo stesso modo, tranne per il fatto che consentono di controllare più raccolte per più raccolte, piuttosto che una singola raccolta per una singola condizione.

Usando VLOOKUP

Il prossimo è VLOOKUP. CERCA.VERT è una funzionalità di base di Excel ed è quella con cui coloro che usano Numbers su Mac vorranno familiarizzare. Una volta che lo sei, ti ritroverai a utilizzare questa funzione tutto il tempo.

Per chi non lo sapesse, CERCA.VERT è una funzione che consente di cercare un dato specifico che corrisponde a un altro dato. Ad esempio, puoi cercare la tariffa oraria (colonna B) addebitata a un cliente (colonna A).

Da lì, puoi utilizzare il valore che hai cercato in un'altra funzione. Quindi è un ottimo modo per iniziare a organizzare e trasporre parti di dati attorno al tuo set di dati.

Per utilizzare VLOOKUP, rivisiterai i passaggi eseguiti nell'ultima tecnica che abbiamo trattato. Selezionare Inserire nella parte superiore dello schermo, quindi scegli Formula e Nuova formula. Questo dovrebbe cambiare il tuo pannello laterale per mostrare il pannello di selezione della formula.

Nella barra di ricerca di questo pannello, digita "VLOOKUP" e premi Restituzione sulla tua tastiera. Dovresti vedere VLOOKUP apparire all'istante.

Vai avanti e seleziona CERCA.VERT per iniziare a creare la formula in una cella a tua scelta.

Per far funzionare questa funzione, dovrai inserire le seguenti informazioni:

• Cercare: Qui è dove inserirai il valore che desideri trovare. È possibile inserire un numero o una stringa REGEX. Se non hai familiarità con REGEX, questo post ti metterà al passo.
• Intervallo colonne: La sezione successiva è la selezione delle celle in cui cercherai. Quindi specifica quali celle vuoi trovare Cercare contenuto dentro.
• Colonna di ritorno: La colonna di ritorno è il punto in cui specifichi quale parte di dati desideri venga restituita. Ad esempio, se stai cercando qualcuno Paga oraria (colonna A), quindi potresti voler effettivamente estrarre il valore contenuto nella colonna B, che ha l'importo in dollari che guadagnano. In altre parole, questo è il valore che specificherà quale dato verrà restituito da questa funzione.
• Partita ravvicinata: Questo parametro ti consente di scegliere quanto margine di manovra dai ai dati che trova la tua formula VLOOKUP. Ad esempio, supponiamo che stai cercando il numero "5,5" ma la formula trova invece "5,6". Puoi usare Partita ravvicinata per decidere se questo si presenterebbe come un errore o se vuoi considerarlo sufficientemente accurato.

E questo è tutto! VLOOKUP può essere un po' complicato da imparare, ma una volta fatto, sarà uno strumento davvero potente nel tuo arsenale. Quindi trascorri molto tempo con esso finché non ti senti a tuo agio nell'usarlo. Ho scoperto che le comunità Reddit per Excel e Numbers hanno molte informazioni su come funziona VLOOKUP, se hai bisogno di qualche lettura in più.

Collabora con i colleghi

Una delle tecniche avanzate più semplici che tratteremo in questo tutorial su Numbers su Mac è la collaborazione. Negli ultimi aggiornamenti, Apple ha aggiunto la possibilità per gli utenti di collaborare tra loro in Numbers.

Fare questo è un modo semplicissimo e ottimo per rendere te e il tuo team più produttivi. Per fare ciò, basta fare clic su Collaborare nella barra degli strumenti e condividi l'accesso al tuo foglio di calcolo con altri tramite e-mail, SMS o AirDrop.

Le persone con cui collabori dovranno disporre di un dispositivo Apple, preferibilmente un Mac o un iPad, anche se funzionerà anche un iPhone.

Quando collabori a un file di Numbers, sarai in grado di vedere le modifiche esatte e i contributi apportati da altri. Questo è ottimo per condividere documenti con persone, lavorare sullo stesso file utilizzando dispositivi diversi o in momenti diversi e mantenere connesso il tuo team sul posto di lavoro.

Aggiunta di AppleScript a Numbers

Ultimo ma non meno importante, una tecnica piuttosto avanzata per Numbers su Mac è usare AppleScript con i tuoi fogli di calcolo. Per chi non lo sapesse, AppleScript è un linguaggio di scripting di base di Apple che può essere utilizzato per automatizzare determinate attività.

Per coloro che hanno familiarità con Excel, potresti avere esperienza con le macro. Le macro consentono di automatizzare le attività di base, come l'immissione di numeri o l'aggiornamento delle informazioni. È un ottimo risparmio di tempo e integrato in Excel.

Sfortunatamente, Apple non ha ancora integrato una funzionalità simile a Numbers. Invece, dovrai fare affidamento su AppleScript.

La buona notizia è che AppleScript è piuttosto semplice. Se hai già una certa esperienza di programmazione, dovresti essere in grado di impararla abbastanza rapidamente. E se non lo fai, puoi imparare le basi o copiare il codice che altri hanno scritto online.

Come gran parte di ciò che c'è in questo articolo, non abbiamo tempo per approfondire tutte le cose che puoi fare con AppleScript in Numbers. Sappi solo che se ti ritrovi a svolgere molte attività ripetitive in Numbers, puoi utilizzare AppleScript per iniziare a scaricare quel lavoro sul tuo computer.

Numeri su Mac: diventare un professionista

E questo è tutto! Padroneggiando le tecniche descritte in questo post, puoi iniziare ad affinare le tue abilità in Numbers su Mac e fare progressi per diventare un vero professionista. Mentre alcuni di questi concetti possono essere difficili da capire all'inizio, è probabile che finirai per usare molte di queste cose su base giornaliera.

Queste sono ottime tecniche da imparare se stai cercando di lavorare in Numbers o Excel per vivere. E per coloro che hanno solo bisogno di Numbers per i progetti a casa, questo ti consentirà di fare tutta una serie di cose nuove. Fatemi sapere nei commenti qui sotto come pensate di utilizzare queste varie tecniche!

Per ulteriori approfondimenti, notizie e guide su tutto ciò che riguarda Apple, dai un'occhiata al resto del blog di AppleToolBox.

Arrivederci alla prossima!