Come creare un elenco a discesa in Excel

Per rendere le attività di immissione dei dati impeccabili e veloci, devi imparare come creare un elenco a discesa in Excel.

Excel è un potente software di inserimento dati. Puoi usarlo per esigenze di immissione dati personali e professionali come la creazione di elenchi di forniture per ufficio, la creazione di elenchi di forniture per la casa, la creazione di un inventario per una piccola impresa o casa e molto altro.

In qualsiasi lavoro di inserimento dati, devi digitare piccoli dati come nomi, indirizzi, quantità, posizioni, prezzi, ecc. Quando qualcuno controlla questo database, potrebbe voler inserire commenti come audited, audit in attesa, errore trovato, ecc.

Se tu o il tuo dipendente iniziate a farlo manualmente, il raggiungimento dell'obiettivo richiederà giorni. Pertanto, è necessario automatizzare il foglio Excel in cui si acquisiscono i dati. Il comando dell'elenco a discesa di Excel è un'automazione di base che è possibile utilizzare senza apprendere la codifica Visual Basic per Excel. Continua a leggere per sapere come creare un elenco in Excel con menu a discesa.

Che cos'è un elenco a discesa in Microsoft Excel?

L'elenco a discesa di Excel è uno strumento di convalida dei dati dell'applicazione Excel. Richiede di selezionare un intervallo o un elenco di dati per l'elenco a discesa. Quindi, applica semplicemente il comando Convalida dati per l'elenco a discesa nella cella o negli intervalli di celle di destinazione per ottenere suggerimenti per l'immissione dei dati.

Gli elenchi a discesa eliminano le congetture dall'attività di immissione dei dati. Inoltre, non commetterai errori di battitura e altri errori quando utilizzi la funzione dell'elenco a discesa di Excel. È anche lo strumento di automazione dell'inserimento dati più utilizzato su Microsft Excel.

Di seguito sono riportati alcuni scenari in cui è possibile applicare questo comando di convalida dei dati:

• Stai creando un database su Excel e hai bisogno degli operatori di immissione dati per digitare i dati di cui hai bisogno, niente spazzatura.
• Si desidera che gli operatori di immissione dati utilizzino solo dati categorizzati durante l'immissione di informazioni in un foglio di lavoro di Excel.
• Stai creando moduli online o offline gratuiti su Excel e desideri che l'utente inserisca solo i dati disponibili nel modulo e nient'altro.
• Il tuo database include nomi ripetitivi, numeri di telefono, indirizzi, ecc. Inoltre, a seconda di questi dati, paghi bollette o fatture. Pertanto, la precisione è estremamente critica per il progetto. In tal caso, è necessario utilizzare elenchi a discesa in Excel.
• Stai creando un foglio Excel per le forniture domestiche e desideri che i membri della famiglia inseriscano voci solo da un elenco consentito di articoli.
• Il tuo team di inserimento dati ama usare molto le scorciatoie da tastiera e, per questo, gli elenchi a discesa di Excel offrono una comodità senza pari.
• Stai creando un database di forniture per ufficio o richieste di acquisto e desideri che i dipendenti creino solo richieste di acquisto per articoli di cancelleria, hardware IT o accessori pre-approvati.

Esistono due modi per creare un elenco in Excel con le frecce a discesa. Uno utilizza un intervallo di dati preconfigurato e un altro digita manualmente le opzioni. Trova di seguito i passaggi per il menu a discesa più automatizzato in Excel:

• Crea un nuovo foglio di lavoro in Excel e assegnagli un nome Banca dati.
• Ora, crea un'intestazione di colonna nella cella A1 secondo il tipo o qualsiasi altro nome che ti piace. Ad esempio, sto assegnando all'elenco del menu a discesa un'intestazione di colonna Hardware IT in questo tutorial.
• Ora, copia e incolla i dati da qualche altra parte o digita manualmente per popolare le celle sotto l'intestazione della colonna con gli elementi che desideri nel menu a discesa.
• Sto digitando le opzioni di richiesta di acquisto del dispositivo IT come Monitor, Altoparlante, RAM, CPU, Case PC, GPU, PSU e così via.

Finora, hai creato correttamente il database da cui il comando Convalida dati Excel mostrerà le opzioni o le scelte dell'elenco a discesa. Ora, creiamo l'elenco a discesa effettivo seguendo i passaggi indicati qui:

• Seleziona la cella in cui desideri creare un elenco a discesa in Excel.
• Ora, fai clic su Dati scheda sul Menu della barra multifunzione di Excel.
• Nel Strumenti dati sezione dei comandi, fare clic su Convalida dei dati freccia a discesa.
• Si aprirà un menu contestuale con alcune opzioni. Scegliere Convalida dei dati.
• Ora dovresti vedere il Comando di convalida dei dati strumento nel foglio di lavoro in cui si desidera aggiungere un elenco a discesa per Excel.
• Contiene tre schede. Questi sono Messaggio di input, Impostazioni e Avviso di errore.
• Clic Impostazioni.
• Sotto il Criteri di validazione opzione, fare clic sull'elenco a discesa sotto l' Permettere menù.
• Scegliere Elenco dal menu a discesa.
• Per impostazione predefinita, il Menu a discesa nella cella E Ignora vuoto il segno di spunta deve essere selezionato. In caso contrario, controllali.
• Fare clic sulla freccia su nel Fonte campo. IL Convalida dei dati la finestra di dialogo ora verrà ridotta a una barra sottile con un campo vuoto.
• Vai al Foglio di lavoro della banca dati e selezionare l'intervallo di celle nell'elenco a discesa di Excel.
• Scegli alcune celle vuote sotto l'ultimo elemento. Ti aiuterà a espandere l'elenco senza modificare nuovamente la fonte.
• Excel popolerà automaticamente i dati di origine per l'elenco a discesa. Devi solo fare clic su Freccia in giù sul magro Convalida dei dati sbarra.
• Ora dovresti vedere di nuovo la finestra di dialogo Convalida dati espansa. Ma, questa volta, vedrai un intervallo di dati di origine nel file Fonte campo.
• Basta fare clic OK, e tutto è pronto.

Congratulazioni! Hai creato il tuo primo elenco a discesa in Excel. Ora, basta copiarlo in qualsiasi altro punto in cui è necessario mostrare gli stessi elementi quando un dipendente o qualsiasi altro utente inserisce i dati in un foglio di inserimento dati.

Potresti voler bloccare il foglio di lavoro del database in modo che nessuno possa apportare modifiche all'elenco di opzioni negli elenchi a discesa nel foglio di lavoro per l'immissione dei dati. Segui questi rapidi passaggi per proteggere gli elementi dell'elenco:

• Scegli gli intervalli di celle che devi bloccare.
• Fare clic con il tasto destro e quindi selezionare Formatta celle.
• Vai al Protezione scheda e selezionare il Bloccato opzione.
• Clic OK per applicare il Formatta celle i cambiamenti.
• Ora, vai al Revisione scheda sulla barra multifunzione di Excel.
• Seleziona il Proteggi Foglio icona.
• Sul Proteggi Foglio finestra di dialogo, immettere una password nel campo vuoto.
• Reinserisci la password ed Excel bloccherà definitivamente il foglio di lavoro.

Se desideri un breve menu a discesa, come Sì/No, Verificato/Non verificato, Assegnato/Aperto, Completo/Incompleto, ecc., puoi utilizzare l'elenco manuale anziché il metodo dell'intervallo di dati. Risparmia tempo. Ecco come creare un elenco a discesa in Excel utilizzando gli elementi dell'elenco:

• Fare clic su una cella per popolare un menu a discesa.
• Selezionare Convalida dei dati dal Dati scheda del menu della barra multifunzione.
• Sotto il Permettere menu, fare clic Elenco.
• Ora, digita semplicemente l'elenco di elementi nel file Fonte campo.
• Assicurati di separare ogni elemento con una virgola.
• Clic OK per applicare l'elenco a discesa.

Questo è il metodo più semplice e veloce per creare un semplice elenco a discesa in Excel. Tuttavia, il primo metodo è più affidabile quando utilizzerai abbondantemente gli elenchi a discesa.

Un elenco a discesa vuoto potrebbe non dire molto agli operatori di immissione dati. Devi aggiungere istruzioni specifiche, in modo che non commettano errori. Ecco come puoi aggiungere un messaggio di istruzioni agli elenchi a discesa in Excel:

• Fare clic su qualsiasi cella che contiene un attivo Comando di convalida dei dati.
• Ora, vai al Dati scheda > Convalida dei dati > clicca Convalida dei dati.
• Dentro il Convalida dei dati finestra di dialogo, fare clic su Inserisci il messaggio scheda.
• Digita un piccolo testo per il Titolo e poi un messaggio dettagliato nel file Inserisci il messaggio campo.
• Clic OK per applicare le modifiche.

Ora, ogni volta che un utente seleziona una cella con un comando di convalida dei dati dell'elenco a discesa attivo, verrà visualizzato un messaggio su come riempire la cella utilizzando gli elementi dell'elenco a discesa.

Se qualcuno commette un errore durante l'utilizzo degli elenchi a discesa sul foglio di inserimento dati di Excel, puoi anche mostrare un messaggio di errore. Ciò assicurerà che l'utente intervenga per risolvere l'errore e non salti la cella. Ecco i passaggi per attivare Visualizza un avviso di errore:

• Segui i passaggi menzionati in precedenza finché non ottieni il file Convalida dei dati la finestra di dialogo.
• Ora, seleziona il Avviso di errore scheda.
• Scegli un Stile di errore da tre opzioni: Arresto, Avviso e Informazioni.
• Quindi, digita un breve testo per il file Titolo del Avviso di errore.
• Ora, inserisci un messaggio dettagliato nel file Messaggio di errore campo.

Ottimo lavoro! Con Visualizza un avviso di errore attivato, il foglio di lavoro mostrerà una finestra di dialogo di errore se qualcuno digita qualcosa di diverso dagli elementi menzionati nell'elenco a discesa in Excel.

Ora sai come creare un elenco in Excel con menu a discesa in due metodi diversi. Puoi provare modi per creare elenchi a discesa di Excel e creare moduli di immissione dati per aiutare i tuoi dipendenti.

Puoi anche creare un elenco intuitivo di forniture per la casa per generi alimentari, hardware, abbigliamento, servizi pubblici e altro utilizzando gli elenchi a discesa in Excel.

Non dimenticare di commentare di seguito se conosci un altro modo interessante per creare un elenco a discesa in Excel.

Successivamente, impara a mostrare righe o colonne in Excel e alcuni Modelli di calendario Excel per qualsiasi anno.