Microsoft Teams riceve note collaborative nelle riunioni

La comunicazione e la collaborazione online sono un'area di interesse chiave per gli ambienti di lavoro ibridi ed è importante che software come Microsoft Teams tengano il passo con questa domanda. Microsoft aggiorna regolarmente Teams con nuove funzionalità e miglioramenti per continuare ad attrarre nuovi utenti. Ora ha aggiunto una funzionalità molto utile a Teams sotto forma di note di riunione collaborative.

Gli utenti di Microsoft Teams Public Preview sono ora sfruttati note collaborative nelle riunioni. Fanno esattamente quello che dicono sulla scatola, nel senso che ti permettono di condividere e collaborare sugli appunti della riunione in un luogo unificato piuttosto che farti prendere appunti nella chat o in un luogo separato app. L'obiettivo è rendere lo svolgimento dell'assemblea più efficiente e conveniente per tutti.

Attraverso le note collaborative, gli utenti possono lavorare insieme per prendere appunti, creare agende e generare elementi di azione. Inoltre, tutte le attività assegnate utilizzando le note collaborative verranno automaticamente sincronizzate con l'app Attività in Teams, To Do e Planner per un migliore monitoraggio degli elementi di azione. Inoltre, i componenti Microsoft Loop in Teams possono essere utilizzati anche per consentire agli utenti di collaborare all'interno di un messaggio di chat. Ciò consente loro di tenere tutti aggiornati poiché le note verranno sincronizzate su tutti i dispositivi.

Per utilizzare le note di riunione collaborative, pianificare una riunione su Teams e aggiungere un'agenda ricorrente per tutte le riunioni facendo clic sull'icona Aggiungi un'agenda che tutti possono modificare opzione situata nella parte inferiore del modulo. Dopo esserti unito a una riunione di Teams, fai clic su Appunti pulsante nella barra degli strumenti in alto per accedere alle note di collaborazione in un riquadro separato. Puoi rivedere o creare un'agenda in questo riquadro, oltre a prendere appunti e tenere traccia delle attività. Come accennato in precedenza, se ti viene assegnata un'attività, questa verrà automaticamente sincronizzata con l'app Task in Teams, Planner e To Do e ti verrà anche inviata un'e-mail sull'assegnazione. Le note possono anche essere sincronizzate direttamente con OneNote mentre Loop ti consente di visualizzarle in qualsiasi momento, direttamente in Teams.

Poiché questa funzione è attualmente in anteprima pubblica, ci sono comprensibilmente alcuni problemi noti. Questi includono utenti esterni e ospiti che non sono in grado di accedere alle note della riunione e messaggi di errore se partecipi a una riunione con oltre 100 partecipanti o se partecipi a 300 riunioni che includono compiti. Inoltre, se desideri taggare qualcuno con note aperte in Microsoft 365, devi prima concedergli l'accesso tramite il Condividi e notifica dialogo.

Allo stesso modo, ci sono anche diverse limitazioni. Le note sulla riunione non sono supportate nelle chiamate 1:1, nelle riunioni di canale e nell'opzione "Meet Now". Inoltre, le note della riunione non funzionano attualmente nell'app per dispositivi mobili, l'implementazione è prevista per agosto 2023. Infine, Microsoft ha notato che "se il proprietario della riunione utilizza una cassetta postale archiviata su un server Exchange locale, le note collaborative non possono essere aggiunte alla riunione al momento della pianificazione. Per aggiungere note collaborative, il proprietario della riunione dovrà prima inviare l'invito alla riunione e successivamente aggiungere note collaborative."

In termini di disponibilità, le note della riunione possono essere utilizzate solo dai clienti di Teams Public Preview che utilizzano Windows, macOS o la versione web di Teams. Nel caso in cui non vedi un'opzione per le note della riunione, questo è ciò che gli amministratori IT e gli utenti finali dovrebbero fare per abilitare le note della riunione:

• Se la Segui Office Preview l'opzione è selezionata, abilita automaticamente le funzionalità di anteprima pubblica di Teams per qualsiasi utente registrato in Office Current Channel (anteprima). Non ci sono più azioni richieste dall'utente finale.
• Se la Abilitato l'opzione è selezionata, deve farlo anche l'utente finale acconsentire esplicitamente all'anteprima pubblica di Teams nell'app Teams per ottenere l'accesso alle funzionalità di anteprima pubblica di Teams.
• Se la Costretto l'opzione è selezionata, abilita automaticamente Teams Public Preview per l'utente finale. Non ci sono più azioni richieste dall'utente finale.

Ovviamente, dato che le note della riunione sono attualmente solo in anteprima pubblica, assicurati di fornire feedback a Microsoft direttamente tramite il Guida > Fornisci feedback pulsante nell'app Teams.