Microsoft Excel è un ottimo strumento per archiviare le informazioni sui contatti e sugli indirizzi dei clienti, rendendolo la scelta ideale per creare e organizzare un elenco di indirizzi postali dei propri contatti. Tuttavia, se desideri stampare etichette per buste, biglietti di auguri, ecc. da un elenco di indirizzi creato in Microsoft Excel, devi utilizzare la funzionalità "Stampa unione" di Microsoft Word.
Più specificamente, Microsoft Word offre la potente funzionalità chiamata "Mail Merge" che semplifica la creazione e la stampa di etichette da un foglio di lavoro Excel.
In questa guida ti mostreremo passo dopo passo come creare un elenco di indirizzi postali in Microsoft Excel e come stampare etichette da questo elenco utilizzando la funzionalità "Mail Merge" di Microsoft Word.
Come stampare etichette da un file di elenco indirizzi Excel utilizzando Word Mail Merge.
Passo 1. Preparare la mailing list in Excel per la stampa delle etichette.
Prima di creare e stampare etichette postali, è necessario impostare correttamente l'elenco di indirizzi in Excel. Ciò comporta l'inserimento di intestazioni di colonna per ciascun elemento requisito che desideri aggiungere alle etichette, come nome, cognome, indirizzo, codice postale, ecc.
Vediamo come creare un elenco di indirizzi in Excel per la stampa di etichette postali:
1. Apri Microsoft Excel e crea una nuova cartella di lavoro.
2. Inserisci le seguenti intestazioni di colonna per ciascun elemento che l'indirizzo del destinatario deve includere:
- Nome di battesimo
- Cognome
- Indirizzo
- Città
- Stato
- Cap
3. Ora inserisci le rispettive informazioni sotto l'intestazione di ciascuna colonna.
4. Al termine, assicurati che non vi siano righe o colonne vuote e salva il foglio di lavoro.
Passo 2. Assegna un nome alla mailing list (facoltativo).
Dopo aver creato la tua mailing list in Excel, è utile dargli un nome. Assegnando un nome al set di dati, puoi facilmente fare riferimento ad esso quando lo colleghi al documento Word per la stampa in serie.
1. Per denominare la mailing list, seleziona l'elenco degli indirizzi, comprese le intestazioni.
2. Vai a Formule scheda e fare clic su Definisci nome dal gruppo Nomi Definiti.
3. Immettere un nome per la tabella nel file Nome casella e fare clic OK.*
* Nota: Se un nome è composto da più parole, utilizza un carattere di sottolineatura "_" tra di esse ed evita di utilizzare spazi o trattini.
4. Salva E vicino Microsoft Excel.
Passaggio 3. Configura un documento di stampa unione in Word.
Ora è il momento di impostare un documento Stampa unione in Microsoft Word, per stampare le tue etichette.
1. Apri un documento Word vuoto.
2. Dal Invii scheda, fare clic Avvia la stampa unione e seleziona il Etichette opzione dal menu a discesa.
3. Scegli il fornitore dell'etichetta e il numero del prodotto nel file Opzioni etichetta finestra di dialogo.
4. Successivamente, fare clic su Dettagli pulsante nell'angolo in basso a sinistra della finestra.
5. Procedi a regolare i margini, l'altezza, la larghezza, il passo e le dimensioni dell'etichetta, se necessario, e fai clic OK.
6. Successivamente, fai clic OK nella finestra di dialogo Opzioni etichetta per salvare le modifiche.
Passaggio 4. Abilita la conversione del formato file tra Excel e Word.
Per collegare il tuo documento Word al foglio di lavoro Excel con la lista indirizzi, devi assicurarti che la conversione del formato file tra i due programmi Microsoft sia abilitata.
1. In Word, fare clic su File scheda, quindi selezionare Opzioni nella parte inferiore della barra laterale sinistra.
2. Nella finestra Opzioni di Word, seleziona il file Avanzate nel riquadro di sinistra.
3. Ora scorri verso il basso fino a Generil sezione, controlla il file Conferma la conversione del formato del file all'apertura opzione e fare clic OK.
Passaggio 5. Seleziona l'elenco degli indirizzi Excel per le tue etichette.
Ora procedi a "collegare" il documento Word con la tua lista indirizzi Excel.
1. Nel documento di Word, vai a Invii nuovamente la scheda, fare clic Seleziona destinatari e poi scegli Utilizza un elenco esistente dal menu a discesa.
2. Individuare e selezionare il file Excel contenente la mailing list e quindi fare clic su Aprire.
3. Nella finestra di dialogo Conferma origine dati, selezionare File di database OLE DB e fare clic OK.
4. Quindi, seleziona la mailing list denominata o il foglio di lavoro contenente l'elenco di indirizzi e fai clic su OK.
5. Il documento di Word è ora popolato con etichette di indirizzi che indicano "Registrazione successiva".
Passaggio 6. Modifica l'elenco dei destinatari per la stampa unione.
Una volta collegato il documento Word alla mailing list Excel, procedere a rivedere e modificare, se necessario, l'elenco dei destinatari prima della fusione definitiva.
1. In Invii scheda, fare clic Modifica elenco destinatari.
2. La finestra "Destinatari stampa unione" mostrerà tutti i destinatari dal tuo elenco di indirizzi. Procedi con l'ordinamento, il filtraggio o la rimozione dei destinatari, se necessario, deselezionando la casella di controllo accanto a qualsiasi destinatario che non desideri includere. Quindi, fare clic OK per confermare.
Passaggio 7. Personalizzare i campi di stampa unione (Etichetta elementi)
Ora procedi a personalizzare gli elementi dell'etichetta e il loro aspetto in base alle tue esigenze.
1. Clicca sul Blocco indirizzi opzione nel Invii gruppo "Scrivi e inserisci campi" della scheda.
2. Procedi e specifica il formato del nome del destinatario, scegliendo quello desiderato dall'elenco delle opzioni disponibili alla voce "Inserisci il nome del destinatario in questo formato".
3. Quindi, fare clic su Campi di corrispondenza pulsante per abbinare i campi corretti dall'elenco indirizzi di Excel.
4. Nella finestra "Abbina campi", assicurati che i campi richiesti per le etichette siano correttamente mappati ai campi corrispondenti (intestazioni di colonna) nell'elenco indirizzi di Excel.
Se non corrispondono, utilizza il pulsante a discesa accanto a ciascun campo e seleziona l'intestazione di colonna corretta dell'elenco di indirizzi di Excel. Quindi, fare clic OK per confermare le corrispondenze.
5. Quindi fare clic OK nuovamente per applicare le modifiche.
6. Ora il «Blocco indirizzi» il segnaposto apparirà sulla prima etichetta.
7. Clic Aggiorna etichette (sul Invii scheda) per aggiornare tutte le altre etichette nel documento di Word.
Passaggio 8. Visualizza l'anteprima delle etichette e completa la stampa unione.
Ora vediamo come appariranno le etichette una volta stampate.
1. Nella scheda Posta, fai clic su Anteprima dei risultati pulsante.
2. Ora guarda come appariranno le etichette se stampate. Se vuoi cambiarne l'aspetto seleziona la prima etichetta e utilizza gli strumenti Formatta testo in Casa scheda. Al termine, fare clic Aggiorna etichette In Invii per applicare la formattazione a tutte le etichette.
3. Se tutto sembra OK, vai al Invii scheda, fare clic su Termina e unisci opzione e selezionare Modifica singoli documenti dal menu a discesa.
4. Nella finestra Unisci in nuovo documento, seleziona Tutto in Unisci record e fai clic su OK.
5. Verrà visualizzato un nuovo documento con le etichette postali generate dal tuo elenco di indirizzi Excel e potrai modificare, formattare, stampare e salvare questo documento come faresti con qualsiasi altro documento Word.
Passaggio 9.Suggerimento bonus: aggiungi bordi alle etichette. (Opzionale)
Per facilitare il taglio delle etichette (se non sono già tagliate), aggiungi dei bordi.
1. Clicca il più (+) nell'angolo in alto a sinistra del documento per selezionare tutte le etichette.
2. Quindi, fare clic su Confine icona nel menu mobile e scegli Tutti i confini dalle opzioni.
3. Verranno aggiunti dei bordi tra ciascuna etichetta rendendola facile da tagliare.
4. Ora le tue etichette sono pronte per essere stampate.
Questo è tutto! Fammi sapere se questa guida ti è stata d'aiuto lasciando il tuo commento sulla tua esperienza. Metti mi piace e condividi questa guida per aiutare gli altri.