Le migliori routine di Automator per Mac

Bentornato a un altro post nella mia serie di tutorial su Automator. Questo è il secondo post di questa serie e oggi tratteremo le migliori routine di Automator per Mac.

Automator è un'app che ho iniziato a utilizzare negli ultimi mesi e ha già semplificato notevolmente l'utilizzo del mio Mac.

Oggi voglio condividere con voi alcune delle routine che hanno contribuito a renderlo possibile. Se sei entusiasta di utilizzare Automator ma non sei sicuro da dove iniziare, questo post è per te!

Volevo anche aggiungere che includerò descrizioni e tutorial per ogni routine in questo articolo. Nella ricerca di questo post, ho scoperto che altri articoli simili elencavano solo idee per le routine di Automator piuttosto che mostrarti come eseguirle. Spiegherò entrambi, quindi questo è in parte un tutorial, in parte un elenco di ispirazione.

Va bene, entriamo nel merito!

Quali sono le migliori routine di Automator per Mac?

Innanzitutto, nel caso in cui questa sia la tua prima tappa nella mia serie di tutorial di Automator, volevo darti una rapida spiegazione di quali sono le migliori routine di Automator.

Per coloro che non lo sanno, Automator è un'app Mac integrata. Lo ricevi gratuitamente ogni volta che acquisti un Mac, proprio come Pages o Numbers.

A differenza di quelle app, tuttavia, Automator ha una funzione piuttosto unica. Ti consente di creare routine automatizzate (note anche come "flussi di lavoro").

Ad esempio, supponiamo di inviare un'e-mail a un cliente ogni venerdì fatturandogli il lavoro. Puoi creare una routine in Automator che ti invierà automaticamente questa email.

C'è molto di più in Automator oltre a questo, ma questa è una semplice spiegazione. Se vuoi una descrizione più approfondita di come funziona Automator, dai un'occhiata questo post precedente Ho scritto sull'argomento!

Le migliori routine di Automator per Mac

Bene, con questo fuori mano, siamo pronti per esplorare le migliori routine di Automator per Mac. Anche se potrebbero esserci routine di Automator che sono migliori per tu che non sono in questo elenco, penso che i flussi di lavoro elencati di seguito saranno utili per la maggior parte degli utenti.

Queste sono tutte routine molto semplici, quindi non lasciarti intimidire! Mettiamoci i piedi per terra e impariamo alcune delle nozioni di base sull'automazione del tuo Mac.

Cambia automaticamente lo sfondo del desktop

Il primo è quello che considero principalmente per divertimento. Detto questo, è ancora piuttosto bello.

In sostanza, questo elemento nella nostra lista delle migliori routine di Automator cambierà automaticamente lo sfondo del tuo desktop in quello che vuoi, ogni volta che vuoi.

Ora, vale la pena ricordare che puoi impostare lo sfondo del desktop in modo casuale in Preferenze di Sistema in base ad alcuni fattori di base, come cambiare ogni volta che accedi.

Con questa routine di Automator, tuttavia, sarai in grado di impostarla per cambiare senza dover aprire le Preferenze di Sistema.

Ad esempio, puoi creare un'opzione di clic destro che ti consente di passare a uno sfondo specifico ogni volta che vuoi. Oppure puoi creare una cartella che cambia automaticamente lo sfondo in qualsiasi immagine che hai appena inserito in quella cartella.

Come cambiare lo sfondo del tuo Mac con le migliori routine di Automator

Ti guiderò attraverso entrambe queste opzioni, iniziando con l'aggiunta di un'opzione del tasto destro per cambiare lo sfondo.

Apri Automator e crea un Nuovo documento con il Azione rapida genere.

Nella barra di ricerca, digita "Ottieni elementi del Finder specificati" e trascina l'azione corrispondente nell'editor.

Clicca il Aggiungere…, quindi vai alla foto che desideri mappare a questa routine. Questa è la foto a cui cambierà lo sfondo ogni volta che esegui questa routine.

Quindi, digita "Imposta l'immagine del desktop" nella barra di ricerca e trascina l'azione corrispondente nell'editor. Questo prenderà la foto che hai appena selezionato e la imposterà come sfondo.

Quindi, seleziona File, Salvae assegna un titolo alla tua nuova azione rapida di conseguenza. Apparirà come un'opzione del tasto destro del mouse, quindi assicurati di nominarlo qualcosa che ricorderai. Ad esempio, se è associato a una foto di cani, assegnagli un nome come "Cambia lo sfondo del desktop in cani".

E questo è tutto! Ora dovresti essere in grado di fare clic con il pulsante destro del mouse quasi ovunque sul tuo Mac, vai su Servizi nel menu di scelta rapida e scegli la routine appena creata.

Una cosa da sapere sulle azioni rapide è che generalmente devi fare clic con il pulsante destro del mouse su un file, una cartella o un testo affinché appaiano nel menu di scelta rapida. In caso contrario, non saranno disponibili.

Per la massima personalizzazione, consiglierei di aggiungere un'altra azione rapida per una foto diversa, diciamo che è uno sfondo di gatti. Puoi quindi salvare quell'azione rapida come "Cambia lo sfondo del desktop in gatti", permettendoti di passare da una all'altra quando vuoi dal menu di scelta rapida.

Copia gli appunti in un file di testo

La seconda nella nostra lista delle migliori routine di Automator è quella che ti aiuterà a visualizzare e memorizzare il contenuto degli appunti. Per coloro che non lo sanno, gli appunti sono il luogo in cui vengono archiviati gli elementi che copi/tagli fino a quando non li incolli.

Questo flusso di lavoro di Automator prenderà il testo che hai copiato e lo memorizzerà in un nuovo file di testo sul desktop. Puoi modificarlo per salvare il file dove preferisci, useremo solo il desktop per semplicità.

Una cosa da notare è che questa routine creerà un nuovo file di testo ogni volta che la eseguirai. Non aggiungerà tutto ciò che copi allo stesso file di testo; ciò richiederebbe un po' di scripting, che è un po' più avanzato di quanto intendiamo ottenere in questo post.

Come copiare gli appunti in un testo sul desktop del Mac

Per prima cosa, crea un Nuovo documento in Automator che utilizza il Applicazione genere.

Quindi, nella barra di ricerca, digita "Ottieni contenuto degli appunti" e trascina l'azione corrispondente nell'editor di Automator.

Quindi, digita "Nuovo file di testo" nella barra di ricerca e, di nuovo, trascina questa azione nell'editor sottostante Ottieni contenuto degli appunti.

Nel Salva come: campo, è possibile impostare il nome del file. Sceglierei qualcosa come "Contenuto degli appunti". Nel In cui si: campo, puoi scegliere dove salvare il file. Ancora una volta, lasceremo questo set su Desktop per semplicità, ma sentiti libero di spostarlo dove preferisci.

Quindi, fare clic su File, poi Salva. A differenza della routine precedente, che era un'azione rapida nel menu di scelta rapida, questo flusso di lavoro sarà l'icona di un'app salvata. Per eseguire questo flusso di lavoro, fai doppio clic sull'icona dell'app.

Con questo in mente, consiglio di intitolarlo e salvarlo in una posizione che faciliti l'uso di questa cosa. Onestamente, il desktop non è una cattiva opzione. E puoi trascinarlo anche sul Dock, se lo desideri.

Dopo averlo salvato, copia del testo e fai doppio clic sull'icona dell'app del flusso di lavoro. Dovresti vedere un nuovo file di testo apparire sul tuo desktop in pochi secondi.

E questo è tutto!

Apri un gruppo di siti Web tutti in una volta

Il terzo nella nostra lista delle migliori routine di Automator è uno dei miei preferiti. Vale la pena ricordare che questa è una funzionalità che verrà aggiunta in macOS Monterey questo autunno (gruppi di schede). Quindi sarà utile solo per i prossimi mesi, a meno che tu non voglia o non possa eseguire l'aggiornamento a Monterey.

Detto questo, è ancora piuttosto grande!

Questo flusso di lavoro aprirà un gruppo di siti Web preimpostati ogni volta che lo desideri. Ad esempio, puoi impostarlo per aprire tutti i tuoi account sui social media. Oppure, se utilizzi una serie di siti Web per lavoro, potresti aprirli tutti in un istante.

È un altro facile da creare, quindi iniziamo!

Come aprire un gruppo di siti Web utilizzando una delle migliori routine di Automator

Creare un Nuovo documento in Automator e scegli Applicazione tipo di flusso di lavoro. Sai cosa fare!

Nella barra di ricerca, digita "Ottieni URL specificati" e trascina l'azione corrispondente nell'editor di Automator.

Inoltre, nel caso in cui non l'avessi ancora capito, puoi sfogliare tutte le azioni in Automator facendo clic sulle opzioni nel riquadro di sinistra di Automator. Penso solo che sia più veloce digitarlo nella barra di ricerca se sai già di quale azione hai bisogno. Comunque, torniamo al tutorial!

Come puoi vedere nello screenshot qui sopra, www.apple.com è incluso nell'elenco dei siti Web per impostazione predefinita. Se non lo vuoi lì, selezionalo e fai clic su Rimuovere pulsante.

Allo stesso modo, puoi aggiungere i siti web che desideri aprire facendo clic su Aggiungere pulsante. Se hai già Safari aperto, il Aggiungere Il pulsante incollerà automaticamente l'URL della tua scheda corrente in questa sezione.

Dopo aver elencato tutti i siti Web che si desidera aprire con questo flusso di lavoro, digitare "Visualizza pagine Web" nella barra di ricerca e rilasciare l'azione corrispondente dopo il Ottieni URL specificati azione.

Non resta che File, Salvae denominare questo flusso di lavoro. Quindi, fai doppio clic sull'icona dell'app per questo flusso di lavoro (si troverà dove hai deciso di salvarlo) e assicurati che funzioni.

E questo è tutto! Anche se questo sarà presto sostituito da una funzionalità macOS integrata, sono sicuro che puoi capire perché è una delle migliori routine di Automator.

Copia tutti gli URL da una sezione di testo

Questo è uno dei miei preferiti in questo elenco delle migliori routine di Automator perché ce l'ho fatta! Esatto, probabilmente non troverai questo flusso di lavoro di Automator super originale e unico nel suo genere da nessun'altra parte.

Sto scherzando, ovviamente! Questa è un'altra semplice routine che ti ritroverai a usare sempre. Io, almeno.

Questa sarà un'altra azione rapida, il che significa che sarà nel menu di scelta rapida. Ti consente di selezionare un blocco di testo e copiare tutti gli URL in quel blocco di testo in un elenco. Puoi quindi incollare quegli URL, senza il resto del testo, in un elenco ordinato.

L'unico limite di questo è che non copia i collegamenti ipertestuali, solo gli URL. Per coloro che non conoscono la differenza, eccolo qui:

• URL:https://appletoolbox.com
• Collegamento ipertestuale:AppleToolBox

Questo flusso di lavoro copierà l'URL sopra, ma non il collegamento ipertestuale. Comunque lo uso quasi tutti i giorni!

Se questo non ti sembra utile, non preoccuparti! Puoi facilmente impostare questa routine per copiare invece date, indirizzi e-mail, indirizzi o numeri di telefono. Ecco come!

Come estrarre gli URL da un blocco di testo utilizzando Automator

Apri un Nuovo documento in Automator e seleziona Azione rapida per il tuo tipo di flusso di lavoro.

Nella barra di ricerca, digita "Estrai dati dal testo" e trascina questa azione nell'editor.

Nel Estratto campo, troverai un menu a discesa con le opzioni che ho appena elencato sopra: URL, date, indirizzi e-mail, indirizzi e numeri di telefono. Mi limiterò agli URL, ma sentiti libero di scegliere quello che utilizzerai di più. E, naturalmente, puoi sempre creare un'azione rapida separata per ciascuno di questi.

Quindi, digita "Copia negli Appunti" e trascina questa azione nell'editor come ultimo passaggio.

Finalmente, File e Salva questa azione con un titolo facile da ricordare. Ho usato "Copia URL". Una volta salvato, puoi evidenziare un gruppo di testo e sceglierlo dal Servizi sezione del menu di scelta rapida.

E questo è tutto!

Invia facilmente una nuova email utilizzando una delle migliori routine di Automator

Va bene, so di aver detto che l'ultimo era il mio preferito, ma in realtà è probabilmente questo. Questa è davvero una delle migliori routine di Automator. Indipendentemente da chi sei, probabilmente puoi fare un uso serio di questo.

Questo flusso di lavoro invierà automaticamente un'e-mail alla persona prescelta ogni volta che lo esegui. Puoi anche scegliere l'oggetto e il contenuto dell'e-mail, dandoti molto controllo.

E aggiungerò un passaggio bonus che mi piace usare, ovvero l'aggiunta automatica di un allegato all'e-mail. Lo uso per inviare fatture ogni settimana, quindi questo passaggio extra mi è particolarmente utile!

Come inviare un'e-mail utilizzando Automator

Per prima cosa, crea un Nuovo documento in Automator usando il Applicazione tipo di flusso di lavoro.

Quindi, digita "Nuovo messaggio di posta" e trascina l'azione corrispondente nell'editor.

Ogni volta che esegui questo flusso di lavoro, verrà visualizzata una bozza della tua email prima di inviarla. Quindi, se lasci vuoto uno di questi campi, avrai un'ulteriore opportunità di compilarli prima di inviare il messaggio.

Detto questo, l'obiettivo è riempirne il maggior numero possibile in anticipo per aumentare la potenza automatica di questo flusso di lavoro.

Per me, questo significa riempire il Per: e Messaggio: campi. Compilo anche il Soggetto: campo utilizzando variabili per la data corrente. In questo modo, questa e-mail sembrerà un po' meno automatizzata di quanto non sia.

Puoi trovare le variabili facendo clic su Variabili nell'angolo in alto a sinistra dello schermo. io uso il Corrente mese variabile, seguito da uno spazio, quindi il Giorno corrente, seguito da una virgola e uno spazio, quindi il Anno corrente. Ho messo questo nel Soggetto: campo, in modo che l'e-mail appaia sempre attuale.

E questo è tutto! Puoi salvare questo flusso di lavoro dove preferisci. Uso il mio per inviare le fatture, quindi l'ho salvato nella cartella "Fatture" nel Finder.

Come accennato, volevo includere un passaggio bonus per l'invio automatico degli allegati. Lo uso per allegare automaticamente una fattura, anche se ovviamente puoi usarla come preferisci.

Per fare ciò, digita "Aggiungi allegati al messaggio anteriore" nella barra di ricerca e aggiungilo nell'editor dopo il Nuovo messaggio di posta azione.

E questo è tutto!

Tutto quello che devi fare da qui è trascinare e rilasciare il file che vuoi allegare alla tua email sull'icona dell'applicazione per questo flusso di lavoro. Ad esempio, ho chiamato questo flusso di lavoro "Invia fatture". Quindi ogni settimana trascino le fatture PDF per i miei clienti su questa icona e premo il Spedire pulsante.

E questo è tutto!

Ridimensiona istantaneamente una foto con un clic destro

Verso la fine della nostra lista delle migliori routine di Automator c'è un altro flusso di lavoro che utilizzo ogni giorno. È una routine che ti consente di fare clic con il pulsante destro del mouse su una foto e ridurre / aumentare le dimensioni di qualsiasi percentuale tu decida.

Per caricare le immagini nei miei articoli, generalmente le comprimo usando TinyPNG. È un ottimo modo per ridurre le dimensioni dei file senza perdere alcuna qualità evidente. Il problema con questo sito Web, tuttavia, è che non accetterà file di dimensioni superiori a 5 MB. Quindi ero solito ridimensionare le immagini in Photoshop prima di comprimerle con TinyPNG.

Ora, io uso solo questo! Non aprivo Photoshop da mesi grazie a questa azione rapida. È un serio risparmio di tempo.

L'unica cosa di cui voglio prendere nota è che non lo consiglierei come alternativa alla compressione. È solo schiacciare (o allungare) le immagini senza un algoritmo di compressione intelligente. Quindi, a differenza di un servizio di compressione come TinyPNG, questo porterà a un notevole calo della qualità. Tienilo a mente ogni volta che lo usi!

Come ridimensionare le foto dal menu di scelta rapida utilizzando una delle migliori routine di Automator

Creare un Nuovo documento in Automator usando il Azione rapida genere. Nella barra di ricerca, digita "Scala immagini" e trascina l'azione nell'editor.

Potresti vedere un popup che ti avverte che questo cambierà le immagini su cui esegui questa azione. Questo ti fa sapere che una volta ridimensionato i file di immagini a una nuova dimensione, verranno modificati in modo permanente da questo flusso di lavoro.

Per me, questo è l'obiettivo di questo flusso di lavoro poiché sto cercando di risparmiare spazio sul mio computer. Quindi clicco Non aggiungere. Ma se vuoi conservare la foto originale sul tuo computer, fai clic su Aggiungere per aggiungere automaticamente un passaggio che conserverà gli originali.

Una volta superato quel popup, noterai che questa azione è impostata sull'opzione A dimensione (pixel). Se hai in mente una dimensione esatta in pixel per ridimensionare le tue immagini, vai avanti e attieniti a questa. Il mio obiettivo è ridimensionare le immagini fino alla metà delle loro dimensioni, quindi cambio questa opzione in Per percentuale.

Vedrai anche che nello screenshot sopra ho cambiato la percentuale da "100" a "50". Ciò riduce l'immagine del 50%. Se vuoi aumentare le dimensioni, aggiungi la percentuale che desideri aumentare fino a 100. Quindi, se vuoi che sia più grande del 50%, usa "150". Se vuoi raddoppiare le dimensioni di un'immagine, impostala su "200".

Dopo averlo fatto, File, Salvae assegna a questo flusso di lavoro il nome che preferisci. Sono andato con "Ridimensiona immagine". Una volta salvato, fai clic con il pulsante destro del mouse su un'immagine, vai a Azioni rapidee dovresti vedere il tuo flusso di lavoro disponibile lì.

E questo è tutto!

Mantieni ordinata la cartella dei download

Ultimo ma non meno importante, in questo elenco delle migliori routine di Automator c'è quella che manterrà organizzata la cartella dei download. Questo flusso di lavoro sposterà i file dalla cartella Download dopo che sono rimasti lì per molto tempo e li inserirà nel Cestino.

Questa routine utilizzerà anche un nuovo tipo di flusso di lavoro che non abbiamo ancora trattato, e questo è Azioni cartella.

A differenza delle azioni rapide e delle applicazioni, questo tipo di flusso di lavoro verrà eseguito da solo. Non devi fare nulla per farlo funzionare; farà sempre il suo lavoro in background.

Pensalo come faresti con le regole della casella di posta di iCloud. Ogni volta che aggiungi un nuovo file o cartella nella cartella a cui applichi le azioni cartella, le azioni cartella verranno eseguite automaticamente.

E, naturalmente, puoi applicare questa routine e altre simili a qualsiasi cartella tu voglia.

Va bene, andiamo!

Come mantenere pulita la cartella dei download con una delle migliori routine di Automator

Per prima cosa, crea un Nuovo documento in Automator e scegli Azioni cartella per il tuo tipo di flusso di lavoro.

Nella barra di ricerca, digita "Trova elementi del Finder" e trascinalo nell'editor.

Probabilmente noterai nello screenshot qui sopra che alcune delle mie opzioni sembrano diverse dalle tue. Cambiamoli in modo che corrispondano!

Innanzitutto, cambia il menu a discesa accanto a Folder Action riceve file e cartelle aggiunti a al Download cartella. Puoi farlo cliccando Altro… dal menu a tendina e navigando nella cartella Download.

Dopodiché, cambia il Ricerca menu a discesa per il Download cartella.

Quindi, cambia il Qualsiasi contenuto menu a discesa per Data dell'ultima modifica. In questa routine, questa opzione eliminerà tutti i file/cartelle che non sono stati modificati negli ultimi X giorni. Potresti cambiarlo in Data di creazione o Data dell'ultima apertura se ti piace. Entrambi cancelleranno i tuoi file/cartelle dopo X giorni, ma in base a fattori diversi. Lo lasceremo a Data dell'ultima modifica!

Quando cambi quel menu a discesa in un'opzione basata sulla data, otterrai un nuovo menu a discesa tra cui scegliere. Dirà è oggi iniziare. cambialo in non è nell'ultimo.

Successivamente apparirà una nuova casella. Puoi cambiarlo in tutti i giorni/mesi/anni che desideri. raccomando 45 giorni, ma puoi impostarlo sull'importo che preferisci. Questo è il tempo che i tuoi file rimarranno nella cartella Download prima di essere eliminati.

Prima di aggiungere l'azione successiva, vogliamo modificarla ancora una volta. Fare clic sul piccolo Opzioni pulsante e controlla il Ignora l'input di questa azione scatola. Se non lo selezioni, questa routine eliminerà immediatamente tutti i file/cartelle nella cartella Download che non sono stati modificati in 45 giorni. Se lo controlli, tuttavia, inizierà a contare da quando salvi la routine.

L'ultimo passaggio consiste nel digitare "Sposta gli elementi del Finder nel cestino" nella barra di ricerca e trascinare l'azione corrispondente nell'editor.

File, Salva, E finito!

Come eliminare azioni rapide e altre migliori routine di Automator dal tuo Mac

E questo è tutto! Queste sono, secondo me, le migliori routine di Automator per l'uso quotidiano del Mac.

Naturalmente, potrebbe arrivare un momento in cui sei pronto per eliminare queste routine dal tuo Mac.

Per le routine salvate come flussi di lavoro e applicazioni, puoi eliminarle individuandole nel Finder e trascinandole nel Cestino. Facile!

Se stai cercando di eliminare le azioni rapide, tuttavia, può essere un po' più complicato. Mi ci è voluto un po' per trovare informazioni per eliminarli online, quindi non sentirti in colpa se non sei sicuro di come farlo! Apple ha reso un po' un dolore.

Per prima cosa, apri Finder. Quindi, nella barra dei menu, fare clic su andare, tenere il opzione tasto e scegli Biblioteca. È un'opzione segreta, quindi la vedrai scomparire e riapparire quando premi il opzione chiave.

Una volta che sei nel Biblioteca, scorri verso il basso e apri il Servizi cartella. Qui vedrai tutte le Azioni rapide hai creato.

Per eliminarli, trascinali nel Cestino. Oppure puoi rinominarli come faresti con qualsiasi altro file. E se vuoi modificarli in Automator, fai clic con il pulsante destro del mouse, fai clic su Aperta cone scegli Automator.

E questo è tutto! Ora sai come eliminare le migliori routine di Automator e come crearle.

Sarai in grado di continuare a utilizzare le migliori routine di Automator dopo l'arrivo di Shortcuts su Mac?

Se hai guardato WWDC21, allora sai che l'app Scorciatoie su iPhone sta arrivando su Mac. Ho trattato questa storia in dettaglio qui se vuoi saperne di più.

Per coloro che non lo sanno, l'app Shortcuts è disponibile su iOS da alcuni anni. Consente agli utenti di creare semplici automazioni che si integrano con il sistema iOS.

Suona familiare?

È vero: le scorciatoie sono, per molti versi, solo un aggiornamento visivo per Automator. La mia esperienza è stata che le scorciatoie sono, almeno in superficie, più limitate di Automator. Tuttavia, puoi utilizzare lo scripting in ciascuno, che ti offre opzioni quasi illimitate. Quindi, se riesci a programmare, i limiti di entrambe le app sono piuttosto superficiali.

Se sei preoccupato che le scorciatoie sostituiranno completamente Automator, puoi stare tranquillo. Il prossimo aggiornamento di macOS eseguirà entrambe le app contemporaneamente: Automator non andrà ancora da nessuna parte. Sarai anche in grado di importare i tuoi flussi di lavoro di Automator esistenti in scorciatoie.

Detto questo, penso che Apple alla fine sostituirà Automator con scorciatoie in una versione di macOS dopo macOS Monterey. Ancora una volta, lo esploro in modo più dettagliato nel mio post completo sull'argomento qui!

Inizia oggi a utilizzare le migliori routine di Automator

Grazie per aver controllato questo post sulle migliori routine di Automator per Mac. Ho risparmiato sempre più tempo mentre esploro Automator in nuovi modi. Si spera che questo post non ti abbia solo fornito alcuni flussi di lavoro che puoi utilizzare, ma anche l'ispirazione per iniziare a crearne uno tuo.

Per ulteriori guide, suggerimenti e notizie su tutto ciò che riguarda Apple, controlla il resto del blog di AppleToolBox. Tratterò più tutorial e guide per Automator e scorciatoie, quindi assicurati di rimanere sintonizzato!