Tipi di flusso di lavoro di Automator: comprendere le differenze

Bentornati a un'altra edizione della nostra serie di automazione in corso. Nelle ultime settimane, ho scritto dell'app Shortcuts su iPhone e dell'app Automator su Mac. Oggi costruirò su quella serie suddividendo i diversi tipi di flusso di lavoro di Automator.

Stranamente, questo è il primo post che ho scritto finora in cui la ricerca non è stata di grande aiuto. Non riesco a trovare nulla su questo argomento, nemmeno da Apple. Un motivo in più per scrivere questo, però, in modo da avere le informazioni a portata di mano!

Comprendere i vari tipi di documenti disponibili in Automator è estremamente importante. Dopotutto, la prima cosa che Automator ti fa quando crei un flusso di lavoro è scegliere il tipo di flusso di lavoro che desideri creare. Se non capisci le differenze tra loro, avrai difficoltà a creare flussi di lavoro che funzionano come ti aspetti!

Questo sarà un post piuttosto semplice. Inizierò spiegando cosa intendo per "tipi di flusso di lavoro di Automator", quindi esaminerò semplicemente ciascuna delle opzioni disponibili. Spiegherò cos'è ogni tipo e quando dovresti usarlo.

Puoi pensare a questo post più come un cheat sheet che come un tipico articolo. Aggiungi questo post ai segnalibri e tornaci quando ne hai bisogno.

Bene, iniziamo!

Quali sono i diversi tipi di flusso di lavoro di Automator?

Se non conosci Automator, potresti non sapere che esistono diversi tipi di flusso di lavoro, o anche a cosa mi riferisco. Ogni volta che apri Automator per la prima volta per creare un nuovo flusso di lavoro (non modificarne uno esistente), ti verrà presentata la seguente schermata:

Come puoi vedere nell'immagine sopra, ci sono otto opzioni tra cui scegliere:

• Flusso di lavoro
• Applicazione
• Azione rapida
• Plugin di stampa
• Azione cartella
• Sveglia calendario
• Plugin per l'acquisizione di immagini
• Comandi di dettatura

Ognuno crea un diverso tipo di routine di Automator. Quello con cui probabilmente hai più familiarità è il tipo di applicazione. Tuttavia, ognuno ha un ruolo che molto probabilmente tornerà utile ad un certo punto.

Capire a cosa serve ognuno non è solo importante per scegliere tra di loro, ma può anche ampliare ciò di cui pensavi che Automator fosse capace. Ad esempio, potresti non sapere che puoi mappare le routine di Automator ai comandi vocali. Tratterò come funziona più avanti in questo articolo!

Per ora, entriamo nel primo dei tipi di flusso di lavoro di Automator: i flussi di lavoro!

Tipi di flusso di lavoro di Automator: flussi di lavoro

Il primo dei tipi di flusso di lavoro di Automator è, opportunamente, il flusso di lavoro.

I flussi di lavoro sono il tipo di file più semplice che puoi creare in Automator. Tutto ciò che fanno è tenere una serie di azioni. Puoi eseguire un flusso di lavoro solo da Automator. Quindi è un insieme autonomo di azioni.

Puoi pensare a questo come un file Photoshop. Puoi esportare un file Photoshop in una serie di diversi tipi di immagine e puoi utilizzare quei tipi di immagine in tutti i modi. Puoi anche salvare la tua immagine come file Photoshop, ma se lo fai, puoi utilizzare quel file solo all'interno di Photoshop.

In altre parole, i flussi di lavoro sono i tipi di flusso di lavoro più limitati. Ma questo non significa che siano inutili.

Lungi da esso, in realtà! I flussi di lavoro possono essere utilizzati per organizzare e creare sottoinsiemi di azioni. Ad esempio, se crei una sequenza intelligente di passaggi, puoi salvarli come flusso di lavoro e quindi utilizzarli in altre routine di Automator.

Parte di ciò che rende i flussi di lavoro utili è che sono l'unico tipo di flusso di lavoro che può essere inserito nel mezzo di un'altra routine di Automator come azione. Puoi salvare un flusso di lavoro, quindi creare una nuova routine, quindi trascinare e rilasciare il file del flusso di lavoro originale nel mezzo della nuova routine.

Quando utilizzare i flussi di lavoro in Automator

Sebbene i flussi di lavoro siano un tipo di flusso di lavoro di base e flessibile, potresti trovarti a utilizzarli solo in rare occasioni.

Questo perché i flussi di lavoro sono resi significativamente meno utili dalla potenza che offrono gli altri tipi di flussi di lavoro di Automator. Mentre gli altri tipi possono essere eseguiti in determinate situazioni, dai menu di scelta rapida o anche dalla tua voce, i flussi di lavoro sono limitati all'app Automator.

Anche se l'app Automator è eccezionale (ecco perché ne sto scrivendo), l'obiettivo è dedicare il minor tempo possibile all'uso dell'app Automator in modo che possa fare tutto il lavoro per te. Solo per questo motivo, probabilmente eviterai di creare flussi di lavoro per la maggior parte del tuo tempo in Automator.

A mio parere, ci sono due volte per utilizzare i flussi di lavoro.

Il primo è voler aggiungere un'azione personalizzata a Automator. Ad esempio, supponiamo che tu abbia idee per più routine di Automator che dovranno ottenere una copia di ogni numero di telefono nell'elenco dei contatti. Ciò potrebbe richiedere un po' di script e alcune azioni.

Piuttosto che creare questo insieme di azioni più e più volte, puoi semplicemente creare un singolo flusso di lavoro e trascinarlo nei tuoi flussi di lavoro futuri. Ciò può farti risparmiare molto tempo e può anche rendere Automator un'app più potente.

Il secondo scenario in cui vedo che i flussi di lavoro sono utili è quando vuoi creare routine che ti aiuteranno durante l'utilizzo dell'app Automator. Ad esempio, se desideri ottenere i nomi dei file durante l'utilizzo di Automator, l'esecuzione di un flusso di lavoro dall'app Automator sarà meno fastidiosa.

Tipi di flusso di lavoro di Automator: Applicazioni

Il prossimo nell'elenco dei tipi di flusso di lavoro di Automator è Applicazioni. Sebbene non ci siano prove su questo per quanto ne so, suppongo che questo sia il tipo di flusso di lavoro più popolare. Pensa alle applicazioni come al tuo pane quotidiano in Automator.

Le applicazioni ti danno un'icona dell'applicazione su cui puoi fare doppio clic per eseguirla. Puoi posizionare queste icone nel Finder, sul desktop o anche nel Dock.

Puoi anche trascinare file/cartelle su queste icone per usarle come input per quel flusso di lavoro.

Ad esempio, la routine nella schermata sopra accetta i file come input. Quindi allega quei file a un'e-mail e li invia a un cliente di mia scelta.

Quando usare le applicazioni

Penso che dovresti usare sempre le applicazioni in Automator. Se non sai quale tipo scegliere, scegli Applicazioni dall'elenco dei tipi di flusso di lavoro di Automator.

Sono versatili, semplici e facili da tenere traccia. Se decidi che non li vuoi più, puoi trascinarli nel cestino. Se vuoi modificarli, puoi aprirli in Automator.

È possibile posizionare i flussi di lavoro dell'applicazione accanto al contenuto pertinente. Ad esempio, la mia applicazione per le fatture si trova nella cartella in cui conservo le mie fatture. Facile!

Puoi anche copiare e incollare i flussi di lavoro dell'applicazione dove vuoi. Quindi, se lo volessi, potrei usare cartelle di fatture diverse per ciascuno dei miei clienti e semplicemente copiare/incollare l'icona dell'applicazione in ciascuna di quelle cartelle.

L'unico inconveniente delle applicazioni è che non sono specifiche come altri tipi di flusso di lavoro. Non puoi accedervi dal menu di scelta rapida, non possono essere eseguiti da soli, non possono essere sincronizzati con il tuo calendario, ecc. Quindi li eviterei quando c'è un altro tipo che si adatta meglio alle tue esigenze.

Altrimenti, sono un'ottima impostazione predefinita!

Tipi di flusso di lavoro di Automator: azioni rapide

Il terzo tipo di flusso di lavoro che tratteremo è Azioni rapide. Le azioni rapide erano i miei preferiti tra i tipi di flusso di lavoro di Automator e sono ancora in alto. Probabilmente ho creato più azioni rapide rispetto a qualsiasi altro tipo di flusso di lavoro.

Le azioni rapide sono flussi di lavoro che possono essere eseguiti dal menu di scelta rapida. Appaiono ogni volta che fai clic con il pulsante destro del mouse su un file, una cartella, un'immagine o una selezione di testo.

In genere, utilizzeranno qualsiasi cosa su cui hai fatto clic con il pulsante destro del mouse come input per il flusso di lavoro. Quindi, se fai clic con il pulsante destro del mouse su un'immagine, quell'immagine verrà passata all'azione rapida. Puoi creare azioni rapide che non lo fanno, anche se questa funzione fa parte di ciò che rende le azioni rapide così potenti.

Sebbene le azioni rapide possano essere un po' più limitate rispetto ad altri tipi, sono incredibilmente convenienti. Piuttosto che automatizzare i processi sul tuo Mac, penso alle azioni rapide come un modo per aggiungere nuove funzionalità al tuo Mac.

Ti piacerebbe fare clic con il pulsante destro del mouse su un'immagine e rimpicciolirla del 50%? Ora puoi!

Vuoi convertire tra i tipi di file senza dover aprire alcuna applicazione? Basta usare un'azione rapida!

Vuoi passare da uno sfondo all'altro senza scavare nelle impostazioni? Basta fare clic con il pulsante destro del mouse ovunque!

Quando usare le azioni rapide

Come ho appena esplorato brevemente, ti consigliamo di utilizzare le azioni rapide in situazioni contestuali. Con ciò, intendo dire che questi tipi di flusso di lavoro di Automator funzionano meglio se applicati situazionalmente.

Queste sono routine che non utilizzerai sempre. Ma quando vuoi usarli, li vuoi prontamente disponibili.

Questo perché le azioni rapide sono accessibili tramite il menu di scelta rapida. E come tutto il resto all'interno del menu di scelta rapida, dovrebbero essere implementati tenendo presente il contesto. Dopotutto, il nome secondario del menu di scelta rapida è il "menu contestuale".

Puoi pensare alle azioni rapide come a "fare qualcosa" su file e cartelle sul tuo computer. Vuoi cambiare quel tipo di file? O modificare quel documento? O riorganizzare quella cartella? Quindi probabilmente vorrai farlo facendo clic con il pulsante destro del mouse anziché cercare un'icona per fare doppio clic.

Potresti pensare che mappare tutti i tuoi flussi di lavoro su Azioni rapide sia la strada da percorrere. Posso capire perché il tuo cervello potrebbe andare lì. Tuttavia, questo può portare a un menu di scelta rapida disordinato e confuso.

Inoltre, le azioni rapide sono più difficili da modificare ed eliminare rispetto alle applicazioni o ai flussi di lavoro. Questo perché non avrai un file o un'icona che puoi facilmente trovare e modificare. I file per le azioni rapide sono nascosti in cartelle nascoste sul tuo Mac. Non sei destinato a modificarli e modificarli dopo che sono stati creati.

Per tutti questi motivi, le azioni rapide sono le più adatte proprio a questo: azioni rapide! Brevi routine in uno o due passaggi a cui desideri accedere facilmente. E questo è tutto!

Tipi di flusso di lavoro di Automator: Plugin di stampa

Il prossimo elemento nel nostro elenco di tipi di flusso di lavoro di Automator è uno che devo ammettere che non ho mai usato prima. Non stampo molto spesso e non possiedo nemmeno una stampante. Sono troppe seccature! Quindi le seguenti informazioni saranno un'esperienza di seconda mano.

I plug-in di stampa sono flussi di lavoro eseguiti all'interno della finestra di dialogo di stampa. Questa è la casella che appare ogni volta che provi a stampare un documento. Ha opzioni come scegliere quante copie stampare e scegliere tra bianco e nero oa colori.

Se questo suona un po' inutile, è perché in un certo senso lo è. Secondo me, comunque. A meno che non lavori in un ufficio dove stampi tutto il giorno, questa sembra una scelta strana per Automator.

Tuttavia, avrai accesso all'intera gamma di azioni di Automator. Se lo desideri, puoi fare cose completamente estranee alla stampa. E non hai nemmeno accesso ad alcuna opzione speciale specifica per la stampa.

L'unica caratteristica unica dei plugin di stampa è che passano i documenti nella finestra di dialogo di stampa ad Automator come input PDF.

Quindi, se vuoi fare qualcosa come salvare tutti i tuoi documenti stampati in una cartella specifica sul tuo Mac, convertirli in immagini o aggiungere una pagina extra alla fine di un documento prima di stamparlo, questo è per tu.

Quando usare i plugin di stampa

I plugin di stampa sono, a mio parere, i più limitati tra i tipi di flusso di lavoro di Automator. Se non stampi molto spesso, probabilmente non avrai mai bisogno o non vorrai mai creare un flusso di lavoro con questo tipo. Quindi, se hai difficoltà a pensare al motivo per cui vorresti usare questo tipo, probabilmente non è necessario utilizzarlo.

D'altra parte, se sei qualcuno che sta già ricevendo alcune idee per questo tipo di flusso di lavoro, allora probabilmente sei l'utente di destinazione.

In particolare, penso che l'utente di destinazione per questo tipo di flusso di lavoro sia qualcuno che stampa frequentemente i documenti. E se sei quella persona, probabilmente hai diverse attività di stampa ripetitive che puoi automatizzare. Dopotutto, la stampa è già un processo piuttosto noioso e quasi autonomo.

Non c'è molto altro da dire qui! Utilizza i plug-in di stampa ogni volta che desideri creare flussi di lavoro relativi alla stampa. Altrimenti scegli altro.

Tipi di flusso di lavoro di Automator: Azioni cartella

Contrasting Print Plugins è uno dei tipi di flusso di lavoro di Automator che utilizzo di più. Le azioni cartella sono super utili per ogni genere di cose, anche se mi ci è voluto un po' di tempo per capirle.

Questo tipo di flusso di lavoro è veramente automatizzato. Funziona in background, quindi non lo esegui mai manualmente.

Invece, alleghi Azioni cartella a una cartella di tua scelta. Ogni volta che nuove cartelle o file vengono aggiunti a quella cartella, verranno eseguite le azioni cartella allegate.

Non solo questo farà sì che le azioni cartella vengano eseguite, ma utilizzeranno anche i file/cartelle aggiunti come input.

Ad esempio, ho un'azione cartella che ridimensionerà automaticamente tutte le immagini sul mio desktop che sono più grandi di 5 MB. Quindi, ogni volta che aggiungo immagini al mio desktop che sono più grandi di quella dimensione del file, vengono automaticamente ridotte. Non devo fare nulla per farlo accadere.

Quando usare le azioni cartella

Ci sono due situazioni in cui le azioni cartella sono la scelta migliore tra i tipi di flusso di lavoro di Automator.

Il primo è più evidente. Se desideri automatizzare determinate azioni all'interno di una cartella, ti consigliamo di utilizzare Azioni cartella! Questo include cose come:

• Rinominare automaticamente i file all'interno di una determinata cartella
• Creazione di una nuova cartella all'interno di un'altra cartella ogni mese
• Alterare tutti i file all'interno di una cartella che soddisfano determinati criteri
• Eliminazione di file all'interno di una cartella dopo due mesi
• eccetera.

Il secondo scenario è un po' indiretto. È per quando vuoi creare una routine completamente automatizzata.

Le azioni cartella sono uniche in quanto sono uno dei pochi flussi di lavoro di Automator veramente autonomi. Non hanno bisogno che tu li faccia correre. Non devi ricordare o fare nulla. Funzionano e basta.

Ciò ti consente di creare alcuni flussi di lavoro di Automator piuttosto complessi che vengono eseguiti sullo sfondo della tua macchina. Ci vorrà un po' di creatività, ma ci sono possibilità uniche per questo tipo di flusso di lavoro.

Tipi di flusso di lavoro di Automator: Allarmi del calendario

Questo ci porta agli allarmi del calendario. Gli allarmi del calendario sono flussi di lavoro che vengono aggiunti al tuo calendario Apple.

Mi ci è voluto un po' per capire esattamente come funzionavano. Non ero sicuro se fossero allegati ai tuoi eventi del calendario, fossero azioni che potresti eseguire su Eventi del calendario o se fossero eseguiti in un orario di tua scelta.

La risposta ha finito per essere l'ultima opzione! Ogni volta che crei un avviso di calendario, questo viene aggiunto al tuo calendario nel momento in cui lo hai creato. Per visualizzarlo, dovrai aprire l'app Calendario su Mac.

Una volta deciso cosa farà questo allarme calendario, puoi decidere quando lo farà. Puoi farlo manipolandolo proprio come faresti con qualsiasi altro evento del calendario. Trascinalo, cambia la data e l'ora, scegli quanto durerà, imposta la frequenza con cui vuoi che si ripeta (se vuoi che si ripeta) e altro ancora.

Quando usare le sveglie del calendario

Gli allarmi del calendario sono ottimi quando si desidera creare routine che verranno eseguite ogni giorno, settimana, mese o anno.

Tornando al mio esempio di fattura, potrei creare un allarme calendario che mi invia le mie fatture ogni settimana. Potrei creare anche un altro allarme calendario che emette una nuova fattura per me all'inizio di ogni settimana, se sapessi come scrivere lo script per esso.

Puoi anche utilizzare gli allarmi del calendario per eseguire operazioni come chiudere e aprire determinate app in orari specifici. Ad esempio, puoi aprire Slack mentre lavori e chiuderlo quando hai finito senza bisogno di interagire con esso.

Un'altra situazione in cui gli allarmi del calendario diventano utili è quando si desidera impostare automazioni intorno agli eventi del calendario non ripetuti. Forse hai un appuntamento in arrivo, una presentazione al lavoro o dei piani per il prossimo fine settimana. Puoi creare un'automazione che invierà a te e ai partecipanti all'evento una notifica, aggiungerà qualcosa alle tue note e così via.

Tipi di flusso di lavoro di Automator: plugin per l'acquisizione di immagini

Nei tre anni in cui sono stato un utente e scrittore Mac, non ho mai incontrato Image Capture, figuriamoci Image Capture Plugins. Quindi, anche per questo, voglio essere chiaro che non ho avuto molta esperienza con questo tipo di flusso di lavoro.

Per coloro che (come me) non sono a conoscenza di Image Capture, è una funzionalità su Mac che appare ogni volta che sposti immagini sul tuo Mac da un dispositivo. Ciò significa che hai collegato una fotocamera direttamente al tuo Mac e stai spostando i file da essa al tuo Mac. Può essere una fotocamera letterale così come un iPhone o un iPad.

Analogamente ai plug-in di stampa, i plug-in di acquisizione immagine sono automazioni disponibili solo nella finestra di dialogo Acquisizione immagine. Sono molto specifici.

Tuttavia, se importi spesso immagini sul tuo Mac, probabilmente ti prenderai a calci da solo che non lo sapevi.

Puoi utilizzare i plug-in di acquisizione immagini per rinominare automaticamente le immagini mentre le importi, convertirle in a diversi tipi di immagini, ritagliale, ridimensionale, applica loro filtri, spostale in cartelle specifiche e molto altro di più.

Nonostante sia così di nicchia, posso vedere che i plug-in di acquisizione delle immagini sono uno dei tipi di flusso di lavoro di Automator più utili. Per i fotografi, questa potrebbe essere una manna dal cielo.

Quando usare i plugin per l'acquisizione di immagini?

Ancora una volta, non c'è molto da dire qui. È abbastanza chiaro quando utilizzare i plug-in di acquisizione immagini su altri tipi di flusso di lavoro di Automator.

Il momento migliore per utilizzare i plug-in di acquisizione di immagini è quando si desidera automatizzare parte della routine quando si utilizza Acquisizione di immagini. Se ti ritrovi a rinominare costantemente i file, ritagliare determinate immagini in continuazione o organizzare i file che stai importando, probabilmente puoi velocizzare tutto questo con i plug-in di acquisizione delle immagini.

Altrimenti, non dovresti usare i plugin per l'acquisizione di immagini!

Tipi di flusso di lavoro di Automator: Comandi di dettatura

L'ultimo dei tipi di flusso di lavoro di Automator è Comandi di dettatura. Abbiamo fatto riferimento a questi in questo post e finalmente ci siamo arrivati.

I comandi di dettatura sono flussi di lavoro che vengono eseguiti ogni volta che pronunci la loro frase chiave nella funzione di dettatura del tuo Mac. Per attivare questa funzione, premere il tasto fn chiave due volte. Approva le finestre di dialogo che appaiono, quindi parla con il tuo Mac.

Quando crei un comando di dettatura, puoi scegliere una frase chiave nella parte superiore dell'editor.

Pronunciare quella frase chiave dopo aver attivato Dettatura attiverà il flusso di lavoro che alleghi a quella frase.

Oltre a ciò, non c'è differenza tra i comandi di dettatura e altri tipi di flusso di lavoro di Automator. È l'attivazione che è distinta.

Quando usare i comandi di dettatura

Ci sono alcuni motivi per cui potresti voler utilizzare i comandi di dettatura al posto dei più comuni tipi di flusso di lavoro di Automator come azioni rapide e applicazioni.

Il primo è il fattore cool. Puoi impostare un divertente comando di dettatura e poi eseguirlo in seguito davanti ai tuoi amici per impressionarli.

Ad esempio, potresti mappare questo comando da terminale, che riproduce Star Wars nell'app Terminale, a un comando di dettatura. Quindi, per impressionare i tuoi amici, puoi dire "Computer, gioca a Star Wars Episodio IV".

Potresti anche usare questo comando da terminale per conversare con il tuo Mac. Basta impostare una frase chiave come "Come stai Computer?" Quindi chiedi a una risposta automatica di dire "Bene, e tu stesso utente?"

Se ti stai chiedendo: "Perché qualcuno dovrebbe volerlo fare?" potresti essere nel blog sbagliato

Un altro uso per i comandi di dettatura è l'aggiunta di comandi vocali che Siri non ha ancora. Per essere chiari, non puoi eseguire i comandi di dettatura da Siri. Ma poiché Siri e Dettatura sono attivati ​​in modi simili, puoi avvicinarti ai comandi di dettatura da una mentalità simile.

Infine, i comandi di dettatura possono essere utilizzati per scopi di accessibilità. Se tu o qualcuno che conosci fate affidamento sui comandi vocali per utilizzare il proprio Mac, questo può essere estremamente potente per quella persona.

Usa i tipi di flusso di lavoro di Automator per cambiare il modo in cui usi il tuo Mac

E questo è tutto! Questi sono gli otto diversi tipi di flusso di lavoro di Automator e le varie situazioni in cui vengono utilizzati al meglio. Scegliendoli e combinandoli in modi creativi, puoi massimizzare la tua produttività su Mac.

Come accennato, ho trattato e continuerò a fornire ulteriori suggerimenti, trucchi e guide sull'utilizzo delle app Automator e Shortcuts su Mac e iPhone nelle prossime settimane. Quindi assicurati di sintonizzarti su il blog di AppleToolBox per quei post!

Inoltre, ci stiamo avvicinando ad agosto e settembre, il che significa che le voci sull'iPhone 13 stanno per iniziare a diffondersi. Assicurati di iscriverti alla nostra newsletter per ricevere le ultime notizie su tutto questo!

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