Come archiviare e fare il backup delle email sul tuo Mac

A nessuno piace una casella di posta disordinata. Ma non è necessario conservare le vecchie email nella posta in arrivo solo perché hai paura di eliminarle. L'app Mail sul tuo Mac, come le app di posta elettronica più popolari, ti consente di archiviare le e-mail, per nasconderle dalla tua casella di posta senza perderle per sempre.

Se la tua casella di posta ha bisogno di una pulizia di primavera e sei preoccupato di eliminare qualcosa di importante, scopri come archiviare le tue email di seguito. Ti mostreremo anche come eseguire il backup delle email in locale, così non le perderai nemmeno se elimini il tuo account email.

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Cosa significa l'archiviazione nell'app di posta?

Sappiamo tutti cosa succede quando elimini un'e-mail: quel messaggio si sposta nella cartella del cestino prima di svanire per sempre poco tempo dopo.

Al contrario, quando archivi un'e-mail sul tuo Mac, questa si sposta in una cartella separata ma non viene mai eliminata. Puoi visualizzare tutte le tue email archiviate in qualsiasi momento sfogliando la cartella archivio. Rimangono in quella cartella finché non scegli di eliminarli.

Ancora più comodamente, puoi cerca i messaggi nell'app Mail e cerca automaticamente le tue e-mail archiviate e la tua casella di posta.

Pensa all'archiviazione di un'e-mail come a riporla in uno schedario. Non hai mai bisogno di guardarlo di nuovo, ma sai che ce l'hai se ne hai bisogno.

È una buona idea archiviare fatture, conferme di prenotazione, e-mail di assistenza clienti e qualsiasi altro documento ufficiale a cui potresti dover fare riferimento in futuro.

Come archiviare le email nell'app di posta

Archiviare le email nell'app macOS Mail è facile. Basta selezionare un'e-mail nella tua casella di posta e fare clic su Archivio sopra l'anteprima del messaggio, sembra una scatola di immagazzinaggio.

Se il tuo Mac ha una Touch Bar sopra la tastiera, puoi anche toccare Archivio icona che appare su Touch Bar quando selezioni un'e-mail.

In alternativa, fai clic tenendo premuto il tasto Ctrl su un'e-mail e seleziona Archivio dal menu a comparsa.

Puoi anche selezionare un'email e andare su Messaggio > Archivio dalla barra dei menu.

Oppure, per gli utenti esperti, seleziona un'e-mail e premi Ctrl + Cmd + A per archiviarlo immediatamente.

Archivia messaggi per impostazione predefinita

Se vuoi scorrere i messaggi per archiviarli, devi impostarla come azione predefinita per eliminare le email. Per fare ciò, avvia il posta app e vai su Posta > Preferenze dalla barra dei menu. Vai al Visualizzazione scheda, quindi impostare il Sposta i messaggi scartati linea a Archivio.

Ora puoi scorrere verso sinistra con due dita sulle e-mail per archiviarle rapidamente.

Impostare Archivia come azione predefinita significa anche che puoi archiviare le email direttamente da una notifica sul tuo Mac. Per farlo, fai clic su Opzioni > Archivio quando viene visualizzato un avviso di posta nell'angolo in alto a destra.

Se non vedi questa opzione, vai a Preferenze di Sistema > Notifiche e assicurati Avvisi sono accesi per posta.

Come trovare le email archiviate nell'app Mail

Il vantaggio principale dell'archiviazione delle e-mail, piuttosto che eliminarle, è che sono facili da trovare se ne avrai bisogno in futuro. Ci sono diversi modi per trova le email archiviate sul tuo Mac se ne hai bisogno.

Quando archivi un'e-mail in macOS, l'app Mail crea una cartella Archiviata nel tuo account e-mail. Anche ogni altra email che scegli di archiviare da quell'account va in questa cartella.

Mail crea cartelle di archivio separate per ciascuno dei tuoi account di posta elettronica. Ma puoi anche visualizzare tutte le tue e-mail archiviate da ogni account contemporaneamente nella cartella Tutti gli archivi.

Il modo più rapido per trovare un'e-mail archiviata è cercarla utilizzando il lente d'ingrandimento nell'angolo in alto a destra dell'app Mail.

L'elenco dei risultati mostra dove si trova ogni e-mail e include le e-mail dalle cartelle di archivio se qualcuna di esse corrisponde ai termini di ricerca.

In alternativa, puoi aggiungere le cartelle Archivio alla barra laterale e scorrerle manualmente per trovare un'e-mail.

Se non riesci a vedere una cartella Archivio nella barra laterale, fai clic su Aggiungere pulsante accanto a preferiti. Quindi scegli di aggiungere Tutto l'archivio dall'elenco delle caselle di posta nel menu a discesa e fare clic su ok.

Ora clicca Tutto l'archivio nella barra laterale per visualizzare tutte le email archiviate.

Se non vedi affatto la barra laterale, premi Maiusc + Cmd + M per rivelarlo.

Come eseguire il backup delle tue email su un Mac

Quando utilizzi Mail per archiviare le e-mail sul tuo Mac, tali e-mail vengono comunque salvate sui server del tuo provider di posta elettronica. Ciò significa che perderai tutte le tue e-mail archiviate se elimini il tuo account e-mail o dimentichi la password.

Naturalmente, questo non accade molto spesso. Ma se vuoi assicurarti di non perdere mai le tue e-mail archiviate, dovresti creare anche un backup locale di esse.

Questo è facile da fare esportando la casella di posta Archivio dall'app Mail.

Per farlo, apri posta e tenendo premuto il tasto Ctrl fai clic su Archivio o Tutto l'archivio casella di posta nella barra laterale, quindi scegli di Esporta casella di posta.

Scegli una destinazione in cui salvare le email di archivio esportate. A seconda di quante e-mail hai archiviato nel corso degli anni e di quanti allegati di grandi dimensioni ci sono, la tua casella di posta esportata potrebbe occupare molto spazio sul tuo Mac.

L'esportazione di una casella di posta in questo modo non elimina alcun messaggio dal tuo account e-mail, ma crea solo una copia locale di tali e-mail sul tuo Mac.

Dovresti esportare regolarmente la tua casella di posta per mantenere un backup aggiornato delle tue email archiviate.

Ulteriori informazioni su come utilizzare la posta su un Mac

Archiviare le e-mail sul tuo Mac è un ottimo modo per riordinare la tua casella di posta senza perdere l'accesso ai messaggi importanti. Ma l'archiviazione delle e-mail è solo un modo per migliorare il modo in cui utilizzi Mail sul tuo Mac.

Dai un'occhiata alla nostra lista di Suggerimenti e trucchi per la posta per imparare cose più utili come personalizzare la barra degli strumenti, ridurre il numero di notifiche che ricevi o introdurre regole intelligenti per organizzare la tua casella di posta.