Tieni traccia e ordina le email senza risposta sul tuo Mac e aumenta la produttività

Se non solo ricevi tonnellate di e-mail ogni giorno, ma rispondi, inoltri e invii ancora di più, può essere davvero difficile tenere il passo. Ispirato da a discussione nel forum di supporto Apple, abbiamo deciso di aiutare chi cade in questa situazione.

Tenendo traccia delle e-mail a cui devi ancora rispondere ed essendo in grado di ordinarle facilmente, puoi raddoppiare la tua produttività. E con la flessibilità che ti mostreremo, puoi trovare rapidamente le email che aspettano le tue risposte.

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Crea una casella di posta intelligente

Le cassette postali intelligenti sono strumenti utili per spostare automaticamente i messaggi. Mentre i messaggi di posta elettronica rimangono nella loro posizione originale, vengono visualizzati anche in una casella di posta specifica creata utilizzando criteri; una sorta di regole di posta.

Per vedere a quali e-mail non hai risposto, tutto in un punto, ecco come configurare quella Smart Mailbox nell'app Mail sul tuo Mac.

1. Clic Cassetta postale > Nuova cassetta postale intelligente dalla barra dei menu.
2. Nella finestra a comparsa, dai un nome alla tua casella di posta con qualcosa come "E-mail senza risposta" o qualunque cosa ti piaccia.
3. Per il Contiene messaggi che corrispondono a [qualsiasi/tutti] della seguente condizione, scegliere Tutti.
4. Nella sezione dei criteri, fare clic sulla prima casella a discesa e selezionare Il messaggio non ha ricevuto risposta.
5. Contrassegnare facoltativamente le caselle per Includi messaggi dal Cestino e da Sent.
6. Clic ok.

Puoi provare questo se vuoi. Inviati un'e-mail e dovrebbe essere visualizzata nella tua nuova Smart Mailbox. Rispondi e dovrebbe scomparire da quella casella di posta. (Potrebbe essere necessario attendere qualche secondo per scomparire.)

Ordina le email nella tua Smart Mailbox

Le Smart Mailbox funzionano come le altre che usi nell'app Mail. Quindi, se usi il layout classico per Mail, puoi ordinare usando le colonne. Ciò semplifica l'ordinamento facendo clic su Data Ricevuto intestazione e vedere le email più recenti in alto.

Se utilizzi il layout predefinito nell'app Mail, puoi comunque ordinare rapidamente utilizzando un paio di metodi.

Per prima cosa e più semplice, fai clic sull'intestazione della colonna per l'elenco dei messaggi e scegli Data e Messaggio più recente in cima. In alternativa, puoi fare clic su Visualizzazione > Ordina per e scegli Data e Messaggio più recente in cima da li.

Modifica la tua casella di posta intelligente

Un altro consiglio che puoi usare con la Smart Mailbox che crei è renderlo ancora più intelligente! Forse ti piacerebbe vedere tutte quelle email senza risposta di oggi, ieri o questa settimana. Ci vuole solo un minuto per modificare la tua Smart Mailbox.

1. Seleziona la tua Smart Mailbox e clicca Cassetta postale > Modifica casella di posta intelligente dalla barra dei menu o tasto destro del mouse e scegli Modifica casella di posta intelligente dal menu contestuale.
2. Nella casella dei criteri, fare clic su pulsante segno più tutto a destra per aggiungere un altro filtro.
3. Per la prima casella a discesa, scegli Data Ricevuto e per il secondo, scegli il data o intervallo vorresti usare. Puoi scegliere tra opzioni come oggi o questa settimana, è esattamente o è tra, ed è prima della data o è dopo la data. Queste selezioni offrono una grande flessibilità.
4. Al termine, fare clic su ok.

Come quando crei inizialmente la Smart Mailbox con i passaggi precedenti, puoi eseguire un test rapido.

Puoi creare o modificare Smart Mailbox per includere tutti i tipi di criteri come questo. Quindi, se ne hai la possibilità, controlla le opzioni nel caso in cui vedi filtri aggiuntivi da includere. E se possibile, esegui un test e abbina i criteri per vedere se tutto funziona come previsto.

Sei pronto per aumentare la tua produttività?

Lasciare senza risposta le e-mail che non dovrebbero causare molti problemi, soprattutto per il tuo lavoro. Quindi, se trovi utile questo tutorial e qualcosa che utilizzerai, faccelo sapere nei commenti qui sotto!