עם כל כך הרבה מידע דיגיטלי שנכנס ויוצא מהמכשירים שלך, ניהול קבצים אלקטרוניים יכול להיות משימה לא קטנה. קבצים אלה עוברים ממקום למקום ללא הפסקה ולעתים קרובות בחיפזון. טוב שהטכנולוגיה הדביקה את הבעיות האלה.
ארגון קבצים 101
הטכנולוגיה הופכת את השיתוף, האחסון והשליפה ליעילים ולפחות טרחה. כעת מתאפשרת גישה חלקה לקבצים הדרושים. מאמר זה ידון בכמה עצות חיוניות שיעזרו לשפר את יעילות ניהול הקבצים שלך וידריך אותך במיון דברים.
1. אלתור את תהליך שיתוף הקבצים שלך
כשאתה מדבר על ארגון קבצים יעיל, אתה לא מדבר רק על אחסון. עדיף להתייחס לאופן שבו אתה מטפל, שולח או משתף מסמכים אלה עם חברי המחלקה.
ראשית, שליחת פקס היא שיטת שיתוף מסמכים סטנדרטית שכולם בעולם העסקי מיישמים מדי יום. מוסדות השייכים לאוצר, למשפטים ולממשלה נוטים להשתמש בזה כאחד הכלים לתקשורת. מה אם יש דרך למקסם את הפוטנציאל שלו תוך הפיכת שיתוף קבצים לתהליך יעיל כמו
אם תהליך שיתוף הקבצים מתרחש בתוך מקום העבודה, אתה יכול להקים שרת קבצים או רשת לשיתוף קבצים. זה יעזור לאנשים שיש להם גישה לאחזר את הקבצים שלהם.
2. אחסן מסמכים במקום אחד
נושא ארגון הקבצים מטריד עסקים כבר זמן רב. מדובר בדאגה גוברת בקרב חברות מכיוון שהרבה מהקבצים האלקטרוניים שלהן נעלמים לעתים קרובות במהלך האחסון וההעברה. בעיה זו מסבכת עוד יותר את המצב מכיוון שעסקים נוטים לשתף קבצים רבים עם עמיתים לעבודה.
כדי להילחם בזה, מומחים מציעים ליצור תיקיית שורש אחת כדי לאפשר גישה קלה לקבצים שאתה מנסה לאחזר. בשיטה זו, אחסן את כל קבצי העבודה שלך בתיקייה. עבור משתמשי מחשב, ברירת המחדל היא המסמכים שלי.
בסביבה משותפת, תוכל גם ליצור תיקיית מסמכים משותפים. שני התהליכים מאפשרים לעמיתים שלך למצוא קבצים חיוניים כבר מההתחלה. יתר על כן, פעולה זו סוללת את הדרך לגיבוי קל ואחסון בארכיון כאשר שטחי האחסון אוזלים.
קרא גם: 13 מנהלי הקבצים החינמיים הטובים ביותר עבור Windows 10 בשנת 2021
3. הימנע מאחסנת קבצים בשולחן העבודה שלך
נושא זה הוא המשך לנקודה השנייה לעיל. זכור, שולחן העבודה שלך לא אמור להיות שטח האחסון העיקרי עבור הקבצים שלך. במקום זאת, זה צריך להיות מסודר ומסודר. הצבת קבצים רבים והשארתם מסביב יכולים לגרום לחלל כולו להיראות עמוס.
יתר על כן, נראה שניקוי שטח ההפעלה שלך יכול להיות מאמץ שלוקח זמן. עבור שולחן עבודה מאוד לא מאורגן, מומלץ להשתמש ביישומים שעוזרים לנקות ולמיין את המסמכים שלך.
4. פעל לפי ההנחיות הקבועות למתן שמות לקבצים
לפני שמירת העבודה שלך קבצים באחסון הענן שלך או תיקיית השורש, נסה להתבונן בסכימות שמות הקבצים שנקבעו. בדרך כלל, חברות ינסו לפתור חוסר אחדות בין אלפי מסמכים הנעים בכל מחלקה על ידי קביעת כללים וקווים מנחים לשמות הקבצים. שימו לב לדמויות מוכרות כמו קווים תחתונים, מקפים ונקודות.
כמו כן, מומלץ להשתמש בקיצורים סטנדרטיים ובשמות תיאוריים. אל תשכח להוסיף תאריכים ולהיות ספציפי אם אתה חייב. המטרה במתן שמות לקבצים היא לספר נכון את התוכן ללא צורך בפתיחתם. אתה יכול לעקוב אחר כמה מוסכמות שמות סטנדרטיות כגון הבאות:
- לפי תאריך המסמך;
- לפי סוג מסמך; ו
- לפי מחלקה או חברה.
לדוגמה, אם הקובץ הוא על מכתב באיחור, אתה יכול ללכת עם משהו שיתאים כראוי להודעה שלך. אם כל אלה עשויים להיראות מכריעים, זכור תמיד שהפרטים הקטנים האלה יעזרו לך בזיהוי הקובץ ובשליפה.
קרא גם: 11 תוכנות מגרסת הקבצים הטובות ביותר עבור Mac בשנת 2021
5. בצע גיבויי קבצים באופן קבוע
ביצוע גיבויי נתונים הוא חלק מכריע בהבטחת זרימה חלקה של תהליכים עסקיים והמשכיות. זה מגן על החברה מפני אירועים מצערים כמו אובדן נתונים, שיכול להיות תוצאה של הדברים הבאים:
- התקפת תוכנה זדונית;
- נזק לכוננים;
- כונני אחסון גנובים;
- התקפת תוכנת כופר;
- פריצה לחשבונות אחסון; ו
- מחיקת קובץ.
דברים אלה נמנעים אם אתה קובע פרוטוקול גיבוי. כדי לספק הגנה מספקת לעסק שלך, עליך ליישם מערכת גיבוי נתונים מקיפה בעקבות קבוצות התהליכים הבאות:
- בצע גיבוי נתונים באופן קבוע;
- אחסן נתונים על כוננים ושירותי ענן; ו
- יש סיסמה עבור תיקיות וקבצים
- שמור את כונני האחסון במקום פרטי.
אם אובדן נתונים כלשהו יגרום להפרעה עסקית, גבה את המסמכים הדרושים. קבצים שנמחקו ניתנים לשחזור אם תתקין תוכנת שחזור. עם זאת, סביר להניח שלא ניתן לשחזר פרטים מסוימים מעסקה עסקית אם קבצי האחסון נפרצו, ניזוקו או אבדו.
6. מחק קבצים ישנים ומיותרים
מחיקת קבצים ישנים יכולה להיות דבר מורט עצבים. עם זאת, עליך לשקול גם שהמסמכים המיותרים האלה מוסיפים עומס למערכת קבצים מבולגנת ממילא. בדוק את הנחיות החברה שלך לגבי מחיקת קבצים וודא שלא תזדקק לקבצים העסקיים האלה שוב.
אם אינך בטוח, צור תיקיה בתוך תיקיית השורש שלך וקרא לה 'לא פעיל' או 'ישן'. אחסן את הקבצים הישנים האלה בתיקייה לשמירה עד שאתה בטוח שלא יהיה בשימוש יותר.
7. צור קיצורי דרך ומועדפים
תכונות אלה נהדרות עבור קבצים ותיקיות שבהם אתה משתמש מדי יום. במקום לחפור דרך אינספור מיקומי אחסון, נסה ליצור גישה לקבצים האלה. זה יכול להיות סביב הכרטיסייה Finder עבור משתמשי Mac או סרגל הצד של סייר הקבצים אם אתה משתמש במחשב. שימוש באפשרויות אלה יגרום לחיפוש הקבצים שלך להיות קל.
קרא גם: 22 עדכון מנהלי ההתקן החינמי הטוב ביותר עבור Windows 10, 8, 7 בשנת 2021 [עודכן]
מחשבות סיום: ארגון הוא המפתח
חיוני תמיד לזכור שעדיף לשמור על הקבצים שלך מעודכנים ומאורגנים כדי לשמור על לכידות בכל מקום שבו אתה מאחסן את המסמכים שלך. המטרה העיקרית שלך כאן היא להבטיח שאתה עדיין יכול למצוא את מה שאתה מחפש לאחר יצירתו במערכת ניהול קבצים.
יתרה מכך, ניהול וארגון נכון של קבצים אלקטרוניים הם ללא ספק קריטיים בהגדרת סביבה משותפת. אם הקולגות שלך לא נמצאים בסביבה, אתה יכול לאתר ולגשת במהירות לקבצים שנוצרו על ידם.
תוך כדי ביצוע המשימות היומיומיות שלך, שקול את הרעיונות שהוזכרו כאן כדי למיין את הקבצים שיש לך. בטווח הארוך, זה יהיה נוח לך ולארגון שלך.