מגיפת הקורונה הביאה אתגרים חדשים, במיוחד כשמדובר בעבודה מהבית. זה יכול להיות קשה במיוחד כשיש לך צוות שמנסה לעבוד על פרויקט ביחד. שיתוף פעולה וירטואלי הפך לנורמה החדשה בסביבת העבודה המודרנית כאשר צוותים מנסים לעבוד ממספר מיקומים או אפילו יבשות.
Google Docs הוא כלי שיתוף פעולה מפואר, גמיש לעבודת צוות וניתן לגשת אליו בקלות, אפילו מסמארטפונים. אבל עם הגמישות הזו, עדיין יש צורך בשילוב דוא"ל. אימיילים הפכו לכלי תקשורת עסקי ליבה. כמה הודעות דוא"ל נשלחות לאשפה, וחלקן עדיף להישמר בארכיון. בזמן עבודה עם כלים מאששים, ייתכן שחלק מהשינויים יצטרכו לפעול או להסתכל על ידי חברי צוות אחרים. תכונה זו יכולה להיות שימושית למעקב אחר הזמנות לפגישה, שליחת לוחות זמנים בדוא"ל ועוד הרבה יותר.
שילוב אימייל ב-Google Docs
ל-Google יש כמה תכונות שיעזרו במיזוג Google Docs והודעות האימייל שלך. עבור האפשרות הראשונה, בצע את השלבים שלהלן.
אפשר יצירת מסמכים
היכנס ל-Gmail שלך ולחץ על סמל גלגל השיניים ליד הפינה השמאלית העליונה. לאחר מכן, לחץ על הגדרות. ליד המרכז העליון, לחץ על הכרטיסייה Labs וגלול לאט למטה. לחץ על הפעל הבא כדי ליצור מסמך. לאחר מכן, שמור את השינויים שבוצעו. אז בפעם הבאה שתרצה לשמור את האימייל שלך ב-Google docs, פשוט לחץ על הלחצן עוד. כפתור זה נמצא במרכז העליון של חלונית קריאת ההודעות. לאחר מכן לחץ על צור מסמך. תיפתח כרטיסייה, ומשם קל מאוד לערוך או לשמור. אתה יכול אפילו לייצא ל-pdf או לפורמטים אחרים של קבצים.
קובץ מצורף של Google Doc
האפשרות השנייה שעומדת בפניך היא ללחוץ על הכרטיסייה קובץ ב-Google doc, לגלול מטה ותקבל את האפשרות "אימייל כקובץ מצורף". לאחר שתבחר באפשרות זו, יופיע חלון דוא"ל קופץ כפי שמוצג בתרשים שלהלן. כאן יש לך אפשרות להוסיף את כתובת המייל של החבר שאליו אתה רוצה לשלוח את המסמך, כמו כן יש לך את הפריבילגיה להזין הודעה בגוף לפני שיתוף המסמך. האינטגרציה הזו בוצעה על ידי גוגל. חשבון Gmail המשמש לגישה ל-Google docs ישמש לשליחת האימייל.
אפשר גם לשלב ולהמיר מסמכים של גוגל לאימיילים על ידי הוספת תוסף של גוגל כרום מחנות האינטרנט של כרום, ואז לבחור את התוסף. לאחר הורדת התוסף של גוגל, הוסף אותו. לאחר מכן תראה כפתור שאומר "פתח ב-Gmail". לאחר שתלחץ על כפתור זה, תקבל חלון קופץ המציין "אנחנו ממירים מסמך גוגל בדוא"ל." לאחר מכן, תקבל אישור שמסמך Google שלך נשלח כאפליקציה של Gmail או Google אימייל.
תוסף Chrome
אפשר גם לשלב מיילים עם Google docs על ידי הוספת תוסף כרום לעריכת מיילים בגוגל דוקס, אתה יכול לקבל את התוסף כרום. תוסף זה מציע את המותרות של עריכת הודעות דוא"ל ב-Google docs. לאחר הורדת התוסף לחץ על הוסף הרחבה.
לאחר פתיחת האימייל, בדוק ולחץ על הסמל "ערוך ב-Google Docs" בדוא"ל של אפליקציית Google או ב-Gmail. ייתכן שתקבל הודעה המבקשת לאשר גישה ל-Google Drive. בחר באפשרות הוסף חשבון Google Drive. זה יהיה קריטי כאשר אתה רוצה לשמור הודעות דוא"ל בכונן Google שלך לאחר עריכת הודעות הדוא"ל ב-Google docs. תכונה זו מועילה, במיוחד כאשר אתה עובד על פרויקט עם צוות גדול.
תהנה מזרימת עבודה קלה יותר ומאמתת
אלו הן בין הדרכים הבודדות לשילוב מסמכים ודוא"ל של Google. אתה יכול ליהנות מהתכונות הנוספות ולמטב את תפוקת הפרודוקטיביות שלך על ידי עבודה חלקה ושיתוף פעולה מקוון עם צוותי פרויקט אחרים.