כיצד להשתמש במספרים ב-Mac: טכניקות מתקדמות

לפני כמה שבועות, סיקרנו הטכניקות הבסיסיות לשימוש ב- Numbers ב-Mac. למקרה שפספסת את הפוסט הזה, בדקנו תכונות של Numbers כמו נוסחאות, תבניות, גיליונות ומיון.

היום, אנחנו הולכים להרחיב על הפוסט הזה על ידי כיסוי טכניקות מתקדמות יותר. אם אינך מכיר את הנושאים הנכללים בפוסט הראשון, אני ממליץ לך בחום לקרוא אותו לפני שתעבוד על הפוסט הזה. עם זאת, לאלו שמתחילים בנוח עם Numbers ורוצים להרחיב את הידע שלהם בעבודה, הפוסט הזה הוא בשבילכם.

בפוסט הזה, אנחנו הולכים לבחון טכניקות מתקדמות כמו יצירת תרשימים, טבלאות ציר, הוספת סינון ועיצוב מותנה, ובחינת האפשרויות של שילוב של Numbers עם AppleScript. זה הולך להיות קצת "עלייה ברמה", אז תתכוננו, ובואו נתחיל!

כיצד להשתמש במספרים ב-Mac: טכניקות מתקדמות

טבלאות ציר

הדבר הראשון שאנחנו הולכים לכסות הוא תכונה חדשה יחסית ל- Numbers ב-Mac: טבלאות Pivot. פעם זה היה תכונה שרק משתמשי אקסל יכלו ליהנות ממנה. אבל בעדכונים האחרונים, אפל הביאה טבלאות ציר ל-Mac.

אז מה זה טבלאות ציר? למי שלא יודע, טבלת ציר היא סוג של טבלת נתונים סטנדרטית, אלא שהיא אינטראקטיבית. ההיבטים האינטראקטיביים של טבלת ציר מאפשרים לך לארגן במהירות, לסנן, למיין ולהבין טוב יותר את הנתונים בטבלה שלך.

לדוגמה, בטבלת Numbers טיפוסית, תראה מספר שורות ועמודות של נתונים שסביר להניח שקשה לקבל מהם תובנות, לא משנה כמה מאורגנים. אז אתה יכול למפות את טבלת הנתונים הזו לטבלת ציר, שתציג לך במהירות סיכומים של הנתונים, תציג את הקשרים בין הנתונים שלך ועוד.

כדי ליצור טבלת ציר ב-Numbers, תצטרך תחילה טבלה או טווח נתונים. טווח נתונים הוא רק שורה או עמודה של נתונים, בעוד שטבלה היא סדרה של שורות ועמודות.

בחר את הטווח או הטבלה שלך ולאחר מכן לחץ טבלת ציר בסרגל הכלים בחלק העליון של המסך. תתבקש לבחור מתוך אחת מארבע האפשרויות הבאות:

• בגיליון חדש: זה יוצר גיליון חדש המכיל את טבלת הציר שלך. זה מפריד בין הטבלה לבין טבלת הציר שלך מבחינה ויזואלית כדי לשמור על סדר בדברים.
• בגיליון הנוכחי: זה מוסיף את טבלת הצירים לגיליון שבו אתה משתמש כעת, ומאפשר לך להציג את הטבלה ואת טבלת הצירים בו-זמנית.
• עבור תאים נבחרים בגיליון חדש: אם אינך רוצה ליצור טבלת ציר באמצעות טבלה, תוכל לבחור במקום זאת טווח. אם תבחר באפשרות זו, תיצור טבלת ציר עבור הטווח שלך בגיליון חדש.
• עבור תאים נבחרים בגיליון הנוכחי: לבסוף, כצפוי, אפשרות זו לוקחת את טווח התאים שבחרת ויוצרת עבורם טבלת ציר בגליון Numbers הנוכחי שלך.

הדרך הטובה ביותר להבין את טבלאות ציר היא להתחיל ליצור ולהתנסות בהן. אין לנו זמן בפוסט הזה ללכת הרבה יותר לעומק מזה, אבל אנחנו נעשה פוסט עתידי על טבלאות ציר כדי לחקור אותם ביתר פירוט. אז המשך לעקוב אחרי זה!

יצירת תרשימים

הטכניקה המתקדמת הבאה שתרצה ללמוד בעת השימוש ב-Numbers ב-Mac היא יצירת תרשימים. בעוד שתרשימים אינם נחוצים בהחלט בעת שימוש ב-Numbers, הם כלי הדמיה נהדר.

למי שלא מכיר תרשימים, הם דרך לקחת נתונים בטבלה ולהציג אותם בצורה ויזואלית יותר. זה נהדר להוצאת תובנות מהירות כמו גם הצגת הנתונים שלך לאנשים שאינם טכניים. לדוגמה, אם עקבת אחר הוצאות ב-Numbers וצריך להציג את ההוצאות הללו במהלך ועידה, תוכל ליצור תרשים ולהראות זאת במצגת.

יצירת תרשים ב-Numbers היא סופר קלה. פשוט בחר את תרשים אפשרות מסרגל הכלים ובחר תרשים דו-ממדי, תלת-ממדי או אינטראקטיבי עבור מערך הנתונים שלך. אם אתה לא בטוח עם מה ללכת, אז כנראה שעדיף להישאר עם אפשרות דו-ממדית.

שוב, אין לנו מספיק זמן בפוסט הזה כדי להעמיק ביצירת תרשים. אבל באופן כללי, תרשימי עוגה ותרשימי עמודות הם בחירה מצוינת. תרשימי עוגה עוזרים להציג אחוזים וכמויות, בעוד תרשימי עמודות טובים יותר להשוואה בין דברים בהיררכיה ויזואלית.

בדיוק כמו בטבלאות ציר, זה עוזר להתנסות באפשרויות התרשים השונות. אז צור מערך נתונים והתחל ליצור תרשימים המבוססים על מערך הנתונים הזה.

גַם! עצה אחרונה. בעת יצירת תרשים שיש לו ציר X ו-Y (תרשימים עמודים, למשל, יש את זה), נסה לשמור על מספרים קבועים על ציר X ומספרים משתנים על ציר Y. לדוגמה, מקובל לשים משתני זמן על ציר X (חודשים, שנים, שבועות, רבעונים וכו') וערכים פיננסיים על ציר Y (מטבעות, רווחים, הוצאות, הפסדים, צמיחה וכו').

הדגשה מותנית ב-Numbers ב-Mac

טכניקה חשובה נוספת לשלוט ב- Numbers ב-Mac היא הדגשה מותנית. כפי שאולי שמת לב עד עכשיו, אתה יכול לעצב את התוכן בתאים שלך. ניתן לשנות את צבע הרקע של תא, לשנות את צבע הגופן והסוג וכן הלאה.

כמו תרשימים, ניתן להשתמש בעיצוב כדי לעזור לארגן את הנתונים שלך באופן חזותי. על ידי הזנת נתונים בצבע, אתה יכול להבחין במהירות בין ערכים חיוביים ושליליים, תאריכים וסכומי דולרים, לקוחות וכן הלאה.

כמובן, שינוי כל העיצוב הזה באופן ידני יכול לקחת הרבה זמן. זה המקום שבו ההדגשה המותנית נכנסת לתמונה. זה מאפשר לך ליצור כללים אוטומטיים שמשנים באופן מיידי את העיצוב של התאים שלך. אז אם יש לך לקוחות A, B ו-C, תוכל ליצור כללים כך שכל ערכי A יהיו ירוקים, כל ערכי B כחולים וכל ערכי C אדומים.

כדי להגדיר כללי הדגשה מותנים, בחר תא, טווח תאים או עמודה/שורה שלמה. לאחר מכן, לחץ פוּרמָט בפינה השמאלית העליונה של מסך המספרים. זה אמור להראות (לא להסתיר) את החלונית Format בצד ימין של המסך.

בחלק העליון של חלונית זו, בחר תָא. לאחר מכן, לחץ הדגשה מותנית…

בחר הוסף כלל. לאחר מכן תוכל ליצור כלל המבוסס על מספרים, טקסט, תאריכים וכן הלאה. לכל סוג כלל יש פרמטרים משלו, אז בחרו את הכלל המתאים ביותר לצרכים שלכם. לדוגמה, אם אתה רוצה שכל תא עם הטקסט "לקוח A" יהיה ירוק, תבחר טֶקסט > האם…

אתה יכול, כמובן, לשנות את הכללים האלה כדי להתאים לצרכים שלך. אם אתה מגדיר את זה כפי שהגדרתי, בכל פעם שאתה מקליד "לקוח A" בתא עם כללי ההדגשה המותנים האלה, צבע הרקע יהפוך מיד לירוק.

שיהיה ברור, זה לא בהכרח משנה את הפונקציה של הנתונים שלך או הטבלה שלך. זה רק עוזר להבהיר דברים חזותית וחוסך לך זמן.

עיצוב מספרים

בדומה להדגשה מותנית הוא עיצוב מספרים ב-Numbers ב-Mac. כברירת מחדל, כל המספרים שתזין ל-Numbers הולכים להיראות דומים יחסית. עם זאת, לא צריך לעצב את כל המספרים באותו אופן. יהיו לך תאריכים, שעות, מטבעות ואחוזים.

כדי להבטיח שהמספרים האלה ייראו כמו שהם אמורים, אתה יכול להגדיר כללים לעיצוב של תאים וטווחים שונים. כדי להגדיר זאת, תרצה לוודא שה פוּרמָט סרגל הצד פתוח, ואתה תרצה לבחור תָא שוב בסרגל הצד הזה.

תבחין שליד החלק העליון של קטע זה של סרגל הצד נמצא תפריט נפתח המסומן פורמט נתונים. כאשר תבחר בתפריט הנפתח הזה, תראה את האפשרויות הבאות:

כל מה שאתה צריך לעשות מכאן הוא לבחור את העיצוב שבו אתה רוצה להשתמש עבור התאים שבחרת. מכאן ואילך, התאים שלך יעוצבו באופן אוטומטי כראוי.

ואם תבחר מספר מהתפריט הנפתח, אתה יכול אפילו לבחור את מספר המקומות העשרוניים שיוצגו. זה יכול להיות מאוד מועיל להצגת מידע באופן שבו אתה רוצה שהוא יוצג.

סִנוּן

אפשרות תצוגה שימושית נוספת ב- Numbers ב-Mac היא סינון. סינון, בדומה לטבלאות ציר, מאפשר לך להציג רק את המידע הרלוונטי לך. לדוגמה, אתה יכול להשתמש בסינון כדי להסתיר הוצאות שאינך יכול לעמוד בהן, להציג רק את הלקוחות שאתה חייב או להציג את כל הערכים הקרובים.

במילים אחרות, זה מאפשר לך למלא את כל הנתונים שלך, ואז לסנן בהם על סמך כללים שתבחר.

בעת יצירת כללי סינון, יש לך שתי אפשרויות:

• מסננים מהירים: אלו כללי סינון שנוצרו אוטומטית המופיעים על סמך הנתונים שהזנת בטבלה שלך. הם שימושיים כאשר אתה רק רוצה לסנן במהירות מידע מסוים ולא מחפש בהכרח לארגן את מערך הנתונים שלך בצורה מסוימת.
• כללי סינון: כללי סינון, לעומת זאת, הם כללים שאתה קובע עבור הטבלה/מערך הנתונים שלך. הם קבועים יותר, מובנים וניתן לגשת אליהם בכל פעם שאתה צריך אותם.

כדי להשתמש במסננים מהירים, בחר עמודת נתונים או תא ספציפי, העבר את העכבר מעל אות העמודה המתאימה ולאחר מכן לחץ על החץ שמופיע לצד אות העמודה. זה יציג תפריט נפתח, שבו תמצא מסנן מהיר אפשרויות.

בחר אותו ולאחר מכן בחר מבין אפשרויות הסינון הזמינות שהוא מציג כדי לשנות את הנתונים הגלויים. הנתונים לא נמחקים או משתנים, רק מוסתרים מהעין.

עבור כללי סינון, בחר את העמודה, השורה או התאים שברצונך לסנן. לאחר מכן, לחץ לחיצה ימנית עליהם ובחר הצג אפשרויות סינון.

לאחר מכן, בסרגל הצד (שהיה צריך להשתנות כדי להציג אפשרויות סינון), אתה יכול להוסיף מסנן לעמודה לבחירתך. בדיוק כמו בהדגשה מותנית, אתה יכול ליצור כללים שיאפשרו לך להציג/להסתיר נתונים באופן אסטרטגי.

שליטה ב-COUNTIF במספרים ב-Mac

אחת הפונקציות החזקות ביותר ב- Numbers ב-Mac היא COUNTIF. מבחינה טכנית, ישנן פונקציות "IF" אחרות, אבל ברגע שתבינו איך COUNTIF עובד, תוכלו להבין גם את השאר.

למעשה, COUNTIF מאפשר למשתמשים להחיל נוסחה על טווח של מספרים, אך גם לא לכלול מספרים שאינם עומדים בתנאים מסוימים. אז אתה "ספור" מספרים "אם" הם עומדים בתנאים שלך.

לדוגמה, תוכל להשתמש בזה כדי לספור רק את המכירות שלך שעולות מ-$100, להתעלם מלקוחות שהוציאו פחות מ-$10, או רק להסתכל על תשלומים שלא עובדו.

כדי להשתמש בפונקציית COUNTIF, לחץ לְהַכנִיס אז בחלק העליון של המסך נוּסחָה, לאחר מכן נוסחה חדשה. זה ישנה את סרגל הצד כדי להציג את כל הנוסחאות הזמינות עבורך. בסרגל החיפוש של חלונית צד זו, הקלד "IF" והקש לַחֲזוֹר.

כאשר תעשה זאת, תראה פונקציות כמו IF, SUMIF, AVERAGEIF, וכמובן, COUNTIF. כל אלו הן הפונקציות המנצלות את תכונת ה-IF, אז פשוט בחרו בזו שמתאימה לצרכים שלכם.

תבחין שיש גם פונקציות "-IFS". אלה פועלים פחות או יותר באותה צורה, אלא שהם מאפשרים לך לבדוק מספר אוספים עבור מספר אוספים, במקום אוסף בודד עבור תנאי בודד.

באמצעות VLOOKUP

הבא הוא VLOOKUP. VLOOKUP היא תכונה בסיסית של Excel, והיא כזו שמשתמשים במספרים ב-Mac ירצו להכיר. ברגע שתהיה, תמצא את עצמך משתמש בתכונה זו כל הזמן.

למי שלא יודע, VLOOKUP היא פונקציה המאפשרת לך לחפש פיסת נתונים ספציפית התואמת לפיסת נתונים אחרת. לדוגמה, תוכל לחפש את התעריף השעתי (עמודה ב') שחויב מלקוח (עמודה א').

משם, אתה יכול להשתמש בערך שחיפשת בפונקציה אחרת. אז זו דרך מצוינת להתחיל לארגן ולהעביר פיסות נתונים סביב מערך הנתונים שלך.

כדי להשתמש ב-VLOOKUP, אתה הולך לחזור על השלבים שננקטו בטכניקה האחרונה שסקרנו. בחר לְהַכנִיס בחלק העליון של המסך, ולאחר מכן בחר נוּסחָה ו נוסחה חדשה. זה אמור לשנות את חלונית הצד שלך כדי להציג את חלונית בחירת הנוסחה.

בשורת החיפוש של לוח זה, הקלד "VLOOKUP" ולחץ על לַחֲזוֹר במקלדת שלך. אתה אמור לראות את VLOOKUP מופיע באופן מיידי.

קדימה ובחר VLOOKUP כדי להתחיל ליצור את הנוסחה בתא לבחירתך.

כדי לגרום לפונקציה הזו לעבוד, תצטרך למלא את פיסות המידע הבאות:

• לחפש אחר: זה המקום שבו תזין את הערך שאתה רוצה למצוא. אתה יכול להזין מספר או מחרוזת REGEX. אם אינך מכיר את REGEX, הפוסט הזה יביא אותך למהירות.
• טווח עמודות: הסעיף הבא הוא מבחר התאים שאתה הולך לחפש בהם. אז ציין אילו תאים אתה רוצה למצוא לחפש אחר תוכן ב.
• עמודת החזרה: עמודת ההחזרה היא המקום שבו אתה הולך לציין איזה פיסת נתונים אתה רוצה להחזיר. למשל, אם אתה מחפש את זה של מישהו תשלום שעתי (עמודה א'), אז אולי תרצה למשוך את הערך הכלול בעמודה B, שיש בה את הסכום הדולר שהם מרוויחים. במילים אחרות, זה הערך שיציין איזה פיסת נתונים הפונקציה הזו תחזיר.
• התאמה צמודה: פרמטר זה מאפשר לך לבחור כמה מרחב פעולה אתה נותן לנתונים שנוסחת VLOOKUP שלך מוצאת. לדוגמה, תגיד שאתה מחפש את המספר "5.5" אבל הנוסחה מוצאת את "5.6" במקום זאת. אתה יכול להשתמש משחק צמוד כדי להחליט אם זה יופיע כשגיאה או אם אתה רוצה לספור את זה כמדויק מספיק.

וזה הכל! VLOOKUP יכול להיות קצת מסובך להבין, אבל ברגע שתעשה זה יהיה כלי חזק באמת בארסנל שלך. אז השקיעו בו הרבה זמן עד שתרגישו נוח להשתמש בו. גיליתי שלקהילות Reddit עבור Excel ו- Numbers יש הרבה תובנות לגבי אופן הפעולה של VLOOKUP, אם אתה צריך קריאה נוספת.

שיתוף פעולה עם עמיתים לעבודה

אחת הטכניקות המתקדמות הפשוטות ביותר שאנו הולכים לכסות במדריך זה על Numbers ב-Mac היא שיתוף פעולה. בעדכונים האחרונים, אפל הוסיפה את היכולת למשתמשים לשתף פעולה זה עם זה ב-Numbers.

לעשות זאת היא דרך סופר קלה ונהדרת להפוך אותך ואת הצוות שלך לפרודוקטיביים יותר. כדי לעשות זאת, פשוט לחץ על לשתף פעולה לחצן בסרגל הכלים ולשתף גישה לגיליון האלקטרוני שלך עם אחרים באמצעות דואר אלקטרוני, טקסט או AirDrop.

האנשים שאיתם אתה משתף פעולה יצטרכו להחזיק במכשיר אפל, רצוי מק או אייפד, אם כי גם אייפון יעבוד.

בעת שיתוף פעולה בקובץ Numbers, תוכל לראות את העריכות והתרומות המדויקות שאחרים ביצעו. זה נהדר לשיתוף מסמכים עם אנשים, עבודה על אותו קובץ באמצעות מכשירים שונים או בזמנים שונים, ולשמור על קשר בין צוות מקום העבודה שלך.

הוספת AppleScript ל- Numbers

אחרון חביב, טכניקה די מתקדמת עבור Numbers ב-Mac היא שימוש ב-AppleScript עם הגיליונות האלקטרוניים שלך. למי שלא יודע, AppleScript היא שפת סקריפטים בסיסית של אפל שניתן להשתמש בה כדי להפוך משימות מסוימות לאוטומטיות.

למי שמכיר את Excel, ייתכן שיהיה לך ניסיון עם פקודות מאקרו. פקודות מאקרו מאפשרות לך להפוך משימות בסיסיות לאוטומטיות, כמו הזנת מספרים או עדכון מידע. זהו חוסך זמן נהדר ומובנה באקסל.

למרבה הצער, אפל עדיין לא בנתה תכונה דומה ל- Numbers. במקום זאת, תצטרך להסתמך על AppleScript.

החדשות הטובות הן ש-AppleScript הוא די פשוט. אם כבר יש לך ניסיון בתכנות אז אתה אמור להיות מסוגל לקלוט אותו די מהר. ואם לא, אתה יכול ללמוד את היסודות או להעתיק קוד שאחרים כתבו באינטרנט.

כמו הרבה ממה שמופיע במאמר זה, אין לנו זמן לצלול לעומק של כל הדברים שאתה יכול לעשות עם AppleScript ב-Numbers. רק דעו שאם אתם מוצאים את עצמכם מבצעים הרבה משימות שחוזרות על עצמכם ב-Numbers, תוכלו להשתמש ב-AppleScript כדי להתחיל להוריד את העבודה למחשב שלכם.

מספרים ב-Mac: להפוך למקצוען

וזה הכל! על ידי שליטה בטכניקות המתוארות בפוסט זה, אתה יכול להתחיל לחדד את הכישורים שלך ב-Numbers ב-Mac ולהתקדם לקראת הפיכתו למקצוען אמיתי. בעוד שחלק מהמושגים הללו עשויים להיות קשים לכרוך את הראש בהתחלה, רוב הסיכויים שתסיים להשתמש בהרבה מהדברים האלה על בסיס יומי.

אלו טכניקות נהדרות ללמוד אם אתה מחפש לעבוד ב- Numbers או Excel למחייתך. ולמי שרק צריך את Numbers לפרויקטים בבית, זה יאפשר לך לעשות שורה שלמה של דברים חדשים. ספר לי בהערות למטה כיצד אתה מתכנן להשתמש בטכניקות השונות הללו!

לעוד תובנות, חדשות ומדריכים על כל מה שקשור לאפל, עיין בשאר הבלוג של AppleToolBox.

נתראה בפעם הבאה!