תמיד יש סיבה לשלוח מיילים לאנשים שונים. כך תוכל ליצור רשימת תפוצה ב- Outlook.
כמשתמש ב-Outlook, ייתכן שתצטרך לשלוח הודעות דוא"ל רשמיות או אישיות חשובות למספר אנשים. במצבים כאלה, שליחת מיילים בנפרד תצריך יותר זמן ומאמץ.
אתה יכול להגדיר רשימת תפוצה ב-Outlook ולבטל את הטרחה של הוספת כתובות דוא"ל מרובות בשדה אל.
אבל ראשית, בואו ללמוד עוד על רשימת התפוצה וחשיבותה.
מהי רשימת תפוצה ב-Outlook?
רשימת התפוצה היא רשימה של אנשי קשר או כתובות דוא"ל שניתן להשתמש בהן כדי להפיץ או לשלוח מיילים לכולם.
אז, זוהי קבוצה של כתובות דוא"ל שבהן אתה יכול להשתמש כדי לשלוח דוא"ל. רשימות אלה מוזכרות גם בגירסאות שונות של Outlook כ רשימת אנשי קשר וקבוצת קשר.
אם יש לך רשימת תפוצה, היא תופיע ברשימת אנשי הקשר ובפנקס הכתובות שלך.
מדוע אתה צריך רשימת תפוצה ב-Outlook?
שליחת אימייל לאנשים שונים יכולה להיות קשה, במיוחד אם אתה חלק מארגון עם מאות או אלפי עובדים.
רשימת התפוצה הופכת את המשימה הארצית והחוזרת הזו לאוטומטית של הוספת כתובות דוא"ל בנפרד בכל פעם שאתה רוצה לשלוח דוא"ל לקבוצת אנשים.
אתה יכול ליצור את הרשימה פעם אחת ולהשתמש בה במשך שנים, אלא אם כן חלק מהעובדים יצטרפו או עוזבים את הארגון או הצוות.
במקרה כזה, תוכל גם לערוך בצורה חלקה את רשימת התפוצה כדי לשמור עליה מעודכנת. יתר על כן, רשימת תפוצה עוזרת לך להימנע מהוספת בטעות מישהו בתור נמען הדוא"ל שלך.
ההבדל בין רשימת תפוצה, קבוצת תפוצה וקבוצת אנשי קשר
תגלה שמונחים כמו רשימת תפוצה וקבוצת אנשי קשר משמשים לסירוגין במערכת האקולוגית של Microsoft או Outlook.
בעוד שאלו אומרות את אותו הדבר, רשימת התפוצה משמשת בגרסאות הישנות יותר של אפליקציית Outlook.
אנשים מסוימים עשויים להשתמש גם במונחים כמו קבוצת תפוצה ורשימת אנשי קשר כדי להתייחס לרשימת התפוצה.
במקרה של מנויי Office 365, רשימות תפוצה מיועדות לכל הארגון.
מלבד ניהול מרכזי, רשימות אלו מקבלות מיילים מהמייל הארגוני במקום מכתובת האימייל האישית.
לעומת זאת, ניתן ליצור קבוצות אנשי קשר בחשבון דואר אלקטרוני אישי של Outlook.
יצירת רשימת תפוצה ב-Outlook מ-Web App
בעת גישה ל-Outlook מאפליקציית האינטרנט, תוכל לבצע את השלבים הבאים כדי להוסיף רשימת אנשי קשר או רשימת תפוצה:
- לִפְתוֹחַ הַשׁקָפָה בדפדפן האינטרנט ולחץ על אֲנָשִׁים סמל.
- הקלק על ה חץ נפתח לְיַד איש קשר חדש כדי לבחור את רשימת אנשי קשר חדשה.
- חלון קופץ יופיע על המסך.
- עליך להזין שם עבור הרשימה.
- הוסף את כתובות האימייל של כל האנשים שברצונך לכלול ברשימת תפוצה זו.
- אם תרצה, תוכל גם להוסיף תיאור.
- נְקִישָׁה בוצע, ואתה זה עתה יצרת רשימת תפוצה של Outlook.
- בעת שליחת אימייל לקבוצה, הוסף את שם הקבוצה ב- לשדה.
כיצד ליצור רשימת תפוצה בשולחן העבודה של Outlook
גם אם יש לך אפליקציית Outlook ב-Windows שלך, תוכל ליצור בקלות רשימת תפוצה המכונה קבוצת אנשי קשר. להלן השלבים המהירים ליצירת רשימת תפוצה של Outlook שם:
- פתח את ה אפליקציית Outlook ובחר את אֲנָשִׁים לשונית.
- הקלק על ה איש קשר חדש חץ נפתח.
- בחר קבוצת צור קשר.
- תראה חלון חדש עבור אותה קבוצה או רשימה.
- בתוך ה שדה שם, הוסף את שם הרשימה.
- לחץ על תוסיף חבר לַחְצָן.
- בחר מאיפה (אנשי קשר של Outlook, פנקס כתובות, איש קשר בדואר אלקטרוני) אתה רוצה להוסיף אנשים לקבוצה זו.
- בחר מישהו ולחץ על חברים לחצן כדי להוסיף אותם לרשימה.
- כדי לבחור מספר אנשים בו-זמנית, הקש על Ctrl מקש תוך כדי בחירת כל השמות.
- בסיום, לחץ בסדר לחזור אל קבוצת צור קשר חַלוֹן.
- נְקִישָׁה שמור סגור להחיל שינויים.
כיצד ליצור רשימת תפוצה ב- Outlook עבור Mac
תכונת רשימת התפוצה של Outlook זמינה גם עבור משתמשי Mac. אז אתה יכול ליצור רשימת תפוצה ב-Outlook Mac עם השלבים הבאים:
- לִפְתוֹחַ Outlook עבור Mac ובחר אֲנָשִׁים.
- בחר רשימת אנשי קשר חדשה תחת בית לשונית.
- הקצה שם לרשימה.
- לחץ על לְהוֹסִיף לחצן והקלד את האותיות הראשונות של שם איש הקשר שברצונך לכלול.
- בחר את השם הזה כדי להוסיף אותו.
- הקלד את כתובת האימייל כדי להוסיף מישהו שאינו ברשימת אנשי הקשר.
- לחץ על שמור סגור לחצן כאשר כל השמות נוספו בהצלחה.
סיכום
כעת, כשאתה יודע ליצור רשימת תפוצה ב-Outlook, אתה יכול לשלוח את המיילים שלך בצורה חלקה לאנשים רבים.
בין אם אתה משתמש ב-Windows או ב-Mac, ביצוע השלבים שלנו יעזור לך ליצור רשימת תפוצה של Outlook.
אתה יכול להגיב כדי לשתף את החוויה שלך עם הגדרת רשימת תפוצה ב-Outlook. לאחר יצירת רשימה, אולי תרצה שתף רשימת אנשי קשר עם משתמש אחר של Outlook.