כיצד מיזוג דואר מ- Excel ל-Word ב-2 דרכים

אם אתה מתקשה לשלוח אימיילים או דואר בכמות גדולה ללקוחות וללקוחות על ידי התאמה אישית של התוכן של כל מסמך, מיזוג דואר יכול לעזור. עבור מיזוג דואר, השילוב הטוב ביותר הוא Excel ו-Word. מצא כאן כיצד מיזוג דואר מ-Excel ל-Word בשתי שיטות קלות.

מיזוג דואר הוא הצורה המשתלמת ביותר של אוטומציה של עבודה משרדית במחשבים שולחניים ומחשבים ניידים. אתה רק צריך להגדיר את אפליקציית Microsoft Word כדי להביא נתונים עבור טקסטים של מצייני מיקום ממסד נתונים כמו קובץ Excel עבור מסמך אחד.

לאחר ההגדרה, תוכל ליצור מכתבים מותאמים אישית, מעטפות, מיילים, ספריות, תוויות כתובות וכן הלאה בלחיצה אחת. אם אתה לומד כיצד לבצע מיזוג דואר מ-Excel ל-Word, אתה יכול ליצור חשבוניות, חשבונות חודשיים, פרטי מנוי, ומסמכים רשמיים רבים אחרים עבור מאות ואלפי לקוחות בכמה קליקים.

על ידי לימוד כיצד לבצע מיזוג דואר ב-Word מ-Excel, אתה יכול ליצור אימיילים ודואר עשירים בנתונים ולהימנע מטעויות אנוש שמגיעות כסיכון בעת ​​יצירת מסמכים כאלה באופן ידני. אז בואו נתחיל עם השיטות לבצע מיזוג דואר מ-Excel ל-Word.

ישנן שתי דרכים לבצע מיזוג דואר מ-Excel ל-Word. השיטה הראשונה היא השיטה הידנית שבה אתה מוסיף את טקסט מציין המיקום בעצמך עבור מסמך אחד ו-Word עושה את השאר עבור שאר המיילים או האימיילים. למד את השלבים למיזוג דואר ידני כאן:

ראשית, עליך ליצור מסד נתונים שממנו MS Word תביא נתונים לשדות מיזוג דואר בתוך הדואר האלקטרוני של התבנית, הדואר, החשבונית וכו'. עליך ליצור את מסד הנתונים של Excel בצורה כזו שכל הנתונים הקשורים לנמען אחד יהיו זמינים בשורה אחת.

אתה יכול להפריד נתונים שונים בשורה אחת תחת כותרות עמודות שונות. כותרות העמודות הללו יעבדו כמקבילה עבור שדות מיזוג דואר ב-Word. אתה יכול ליצור את כותרת העמודה כרצונך כעת. אבל מאוחר יותר, עליך לבצע עריכות קלות בכותרות העמודות כדי להתאים לשדות ב-Word.

מצא להלן את השלבים הבסיסיים ליצירת מסד נתונים למיזוג דואר ב- Excel. הדרכה זו תיצור חשבונית עבור עסק קטן או ביתי שבו תוכל לשלוח חשבוניות בכמות גדולה חשבונות חודשיים לאלפי לקוחות במחיר סביר מבלי להסתמך על פתרונות מקוונים יקרים או על צד שלישי סוכנויות:

• צור קובץ Excel ריק ושנה את שם הגיליון ל חשבוניות.
• עליך לאכלס את כל הנתונים עבור מיזוג דואר בגליון עבודה זה.
• כעת צור את הפריטים שברצונך לכלול במסמך מיזוג הדואר בתור כותרות העמודות. אלה יתפקדו בתור שדות מיזוג דואר במילה.
• הקלד שם לקוח וכל שאר המידע הקשור בכותרת העמודה המתאימה באותה שורה. אם תשנה שורות עבור אותו לקוח, Word לא יוכל לאכלס את המידע הנכון במסמך הממוזג.

• ככל שבסיס הלקוחות שלך גדל, אתה יכול להתחיל להוסיף שמות לקוחות חדשים תחת כותרת עמודת לקוח.
• כמו כן, ניתן להוסיף נתונים חדשים עבור לקוחות קיימים או חדשים תחת כותרות העמודות הספציפיות.
• בכל פעם שאתה מעדכן מסד נתונים זה, מיזוג דואר של Word יצור אוטומטית מסמך לקוח חדש להוספה לקוחות, השמט לקוחות אם תמחק חלק, וגם עדכן את הנתונים במסמך לפי מידע מהאקסל מאגר מידע.
• מיזוג דואר ב-Word לא ייבא את עיצוב המספרים מ-Excel. כדי לשמור על רכיבי עיצוב מספרים, כמו עשרונים, סמלי מטבע וכו', עליך להכניס קוד קצר בשדות מיזוג דואר ספציפיים. אזכיר את הקוד ואת הטריק לשימוש בו מאוחר יותר במדריך זה.

זהו זה! יצרת בהצלחה את מסד הנתונים של Excel עבור פרויקט מיזוג הדואר. עבודה טובה! בואו נתחיל ליצור את תבנית מיזוג הדואר ב-Microsoft Word.

ראשית, עליך לנסח את המייל או הדואר החשבונית שברצונך לשלוח ללקוחות וללקוחות שלך. המכתב חייב להכיל מידע בסיסי אודותיך כפי שמוצג להלן. אלה סטטיים עבור כל האימיילים והמיילים.

• השם שלך
• שם העסק שלך
• כתובת העסק שלך
• לוגו החברה (אם יש)
• שורת חתימה

כעת, לאחר שיצרת את תבנית Word שעליה תוסיף שדות מיזוג דואר, בוא נראה את השלבים שלהלן:

• לחץ על הכרטיסייה דיוור ברצועת Word ולאחר מכן בחר התחל מיזוג דואר.

• מ ה רשימה נפתחת, בחר את סוג המסמך שברצונך ליצור. בואו לבחור הודעות דואר אלקטרוני.
• עכשיו, שוב לחץ דיוור אבל הפעם תבחר בחר נמענים.
• מכיוון שברצונך לבצע מיזוג דואר מ-Excel ל-Word, בחר את ה השתמש ברשימה קיימת אוֹפְּצִיָה.

• כעת, אתר את מסד הנתונים של מיזוג הדואר שנוצר קודם לכן ב- Excel ובחר את חשבוניות דף עבודה ב בחר טבלה תיבת דיאלוג.
• עכשיו, אתה אמור לראות שה כתוב והוסף שדות קבוצת הפקודות מופעלת בתפריט רצועת Word > דיוור.

עד כה חיברת את מסד הנתונים של Excel למיזוג דואר ל-Word. לאחר מכן, נלמד כיצד לאכלס את השדות הנדרשים במסמך תבנית מיזוג הדואר שלהלן:

• לחץ על ברכות קו אפשרות בכרטיסייה דיוור וצור את שורת הברכה שברצונך להוסיף. ה «שורת ברכה» יופיע טקסט מציין מיקום.

• כעת, תוכל לכתוב הצהרה המציינת את תשלום החשבונית. זו תהיה הצהרה סטטית שתעבור לכל הנמענים.
• מתחת לשורת הברכה, אתה יכול להוסיף שדות מיזוג דואר אחרים כמו דוא"ל משתמש«Customer_Email»; מספר חשבונית: «Invoice_Number»; תאריך חשבונית: «תאריך_חשבונית», וכו.

• לאחר מכן, לחץ על הוסף שדה מיזוג אפשרות להתחיל בהוספת הרכיבים הדינמיים של פרויקט מיזוג הדואר.
• הפקודה Insert Merge Field תציג את כל כותרות העמודות הזמינות במסד הנתונים של Excel שהוספת למסמך מיזוג הדואר. קח את הזמן שלך כדי להוסיף את השדות שאתה רוצה.

• לדוגמה, אתה יכול להוסיף את שדות המיזוג הבאים: «קו_שירותים_1»; «Date_Line_1»; «כמות_שורה_1»; «קו_שירותים_2»; «Date_Line_2»; «כמות_שורה_2»; «סכום_סה"כ_".

• כעת, לאחר שהוספת את כל השדות הדינמיים, תוכל לסגור את המייל שלך על ידי הוספת הערת סיום ושורת חתימה. שוב, זה יהיה רכיב סטטי.
• כעת תוכל ללחוץ על תצוגה מקדימה של תוצאות הלחצן מתחת לכרטיסיית דיוור כדי להציג את המסמך הממוזג הראשון.

כפי שניתן לראות בתצוגה המקדימה שסכום החשבונית אינו מציג את המטבע או הנקודות העשרוניות. כדי לפתור זאת, בצע את השלבים המתוארים כאן:

• לחץ לחיצה ימנית על «כמות_שורה_1» שדה מיזוג דואר ולחץ החלף את קודי השדה.

• כעת, אתה אמור לראות את MERGEFIELD ולאחר מכן את השדה.
• הזן את הקוד הבא כפי שמוצג בתמונה למעלה:

#$0.00

• כעת, בחר שוב את השדה, לחץ לחיצה ימנית ו החלף את קודי השדה.

• לאחר מכן, ראה את התצוגה המקדימה כדי לאשר אם מיזוג דואר מייבא את עיצוב המספרים או לא.
• כעת תוכל להזין את הקוד לעיל בשדות מיזוג דואר אחרים עם מספרים כמו «כמות_שורה_2» ו «סכום_סהכ_».

אתה יכול להדגיש נתונים חשובים בתבנית הדוא"ל כעת. מיזוג דואר ב-Word ישא את העיצוב בכל שאר המסמכים שאתה יוצר בפרויקט מיזוג דואר זה.

ברגע שאתה מוכן, לחץ סיום ומיזוג > ערוך מסמכים בודדים > את כל בתוך ה מיזוג רשומות תיבת דיאלוג. נְקִישָׁה בסדר ליצירת כל המסמכים הממוזגים עבור כל לקוח במסד הנתונים של Excel.

מיזוג דואר ב-Word ייצור מסמך חדש עם הודעות האימייל הממוזגות. לכן, עליך לשמור את הקובץ בנפרד או לשלוח מיילים מיד.

הדרך השנייה לבצע מיזוג דואר היא באמצעות אשף מיזוג הדואר של Microsoft Word. עם זאת, זוהי שיטה מסובכת. עליך לשנות את מסד הנתונים של המקור ב-Excel בהתאם לשדות מיזוג דואר הזמינים ב-Word. הנה מה שאתה צריך לעשות כדי לנסות את מיזוג הדואר האוטומטי ב-Word:

• צור את התבנית של מסמך Word ולאחר מכן לחץ דיוור > התחל מיזוג דואר > סוג המסמך שברצונך להפיק.

• לאחר מכן, לחץ התחל מיזוג דואר שוב ולאחר מכן בחר אשף מיזוג דואר שלב אחר שלב.

• ההוראות יופיעו בשישה שלבים בחלונית הניווט הימנית של Word.
• עליך לבצע את המשימה המוצגת בשלב הראשון ולאחר מכן ללחוץ על הבא: התחלת מסמך כדי לעקוב אחר האשף.

ניתן למזג נתונים ל-Word מ-Excel באופן אוטומטי באמצעות תכונת מיזוג הדואר של Word. לשם כך, עליך להחזיק את קובץ האקסל איתך. לאחר מכן, צור מסמך Word חדש והתחל לכתוב את הדואר האלקטרוני או הדואר שלך. במקומות שבהם עליך לייבא ערכים מ-Excel, לחץ על השדה Insert Mail Merge והוסף את הערך הנדרש.

לפני שתעשה זאת, עליך להוסיף את מסד הנתונים של Excel על ידי מעבר אל דיוור > בחר נמענים > השתמש ברשימה קיימת ובחר את קובץ האקסל. לאחר שתיצור את מסמך התבנית באופן ידני, סיים את מיזוג הדואר ו-Word תיצור את כל שאר האימיילים או הדואר באופן אוטומטי עבור הנמענים המתאימים.

אתה יכול ליצור מיזוג דואר מנתוני Excel כפי שאתה עושה בדרך כלל עבור רשימה חדשה של אנשי קשר או אנשי קשר מ-Outlook. אבל, כדי להשתמש בנתונים מגליון עבודה של Excel, בצע את השלבים הבאים:

• שמור את קובץ Excel ותבנית מיזוג דואר של Word באחסון המקומי.
• פתח את קובץ ה-Word ולחץ על דיוור.
• כעת, בחר באפשרות בחר נמענים ולחץ על השתמש ברשימה קיימת.
• כעת נווט לכונן שבו קיים קובץ ה-Excel, בחר בו ולאחר מכן לחץ על פתח.
• זהו זה! קישרת בהצלחה את קובץ ה-Excel עבור מיזוג דואר.

לפי אשף מיזוג דואר שלב אחר שלב, להלן ששת השלבים למיזוג דואר ב-Word:

• בחר את סוג המסמך כמו מכתבים, מעטפות, ספריות וכו'.
• בחר מסמך התחלה כמו המסמך הנוכחי או המסמך הקיים
• בחר נמענים מרשימה קיימת (Excel), אנשי קשר של Outlook או רשימה חדשה
• כתוב את המכתב שלך
• תצוגה מקדימה של המכתבים שלך
• השלם את המיזוג

עכשיו אתה יודע איך מיזוג דואר מ-Excel ל-Word על ידי ביצוע השיטה הידנית או אשף מיזוג הדואר של Word. נסה כל אחת מהשיטות בהתאם למסמך מיזוג הדואר שלך, מסד הנתונים ומידת ההתאמה האישית שאתה צריך.

אל תשכח להגיב למטה אם אתה מכיר שיטות אחרות ללא מאמץ כיצד לבצע מיזוג דואר ב-Word מ-Excel. אולי גם תרצה לדעת כיצד להדפיס תוויות מ-Excel באמצעות מיזוג דואר של MS Word ו מיזוג הערות ושינויים ממספר מסמכים.