נראה שלעולם אין סוף למיילים, שיחות ומשימות שצריך לבצע ביום אחד. זה כמעט בלתי אפשרי להתעדכן בעבודה שלך בלי קצת עזרה. המצאנו רשימה של 8 פריצות חיוניות למקום העבודה המתמקדות בטכנולוגיה כדי לעזור להגדיל את הפרודוקטיביות תוך שמירה על שפיותך.
1. הגדר את הטלפון שלך ל'נא לא להפריע'
כמעט לכל אחד יש את האינסטינקט לבדוק את הטלפון שלו מיד כשהם מרגישים את הרטט בכיס או שומעים את הפינג הרך של הטלפון שלו. פשוט על ידי הגדרת הטלפון שלך ל'נא לא להפריע' במהלך חלקים מרכזיים של היום שלך יכול לעזור למנוע הסחות דעת מיותרות.
רוב הסיכויים שכל מה שהיה יכול לחכות.
2. השתמש ב'קול לטקסט' כדי להכתיב
מעטים האנשים שיכולים להקליד מהר ככל שהם מסוגלים לדבר. על ידי שימוש בתוכנה כגון Dragon או ווטסון של IBM, תוכל לבצע משימות ביעילות רבה יותר.
נכון לעכשיו, קיימות מספר גרסאות זמינות. אז גם אם אתה בתעשייה שיש בה הרבה שפה או ז'רגון ספציפיים, כמו תחום הרפואה, אתה עדיין יכול להשיג אחד שיזהה כל מילה שאתה אומר.
3. השתמש במסנני אור כחול או משקפיים
פריצה זו יכולה להציל חיים. מספר הולך וגדל של לימודים מראים שלמשך הזמן שבני אדם מבלים מול מקורות פולטי אור כחול יכולה להיות השפעות שליליות. אלה יכולים לנוע בין כאבי ראש ומאמץ בעיניים לבעיות שינה.
משקפי אור כחול או מסנני צג יכולים לעזור להקל על בעיות אלה בעלות מינימלית.
4. השתמש בתוכניות שיחות ועידה מקוונות
תוכניות כמו Slack ו-Whatsapp יכולות להוות יתרון עצום לפרודוקטיביות של צוות. הם מציעים את היכולת להיות מחוברים תמיד. כעת, אין המתנה למייל תגובה. אתה יכול להגדיר קבוצות בודדות כדי לכלול רק את חברי הצוות הדרושים. מכיוון שיש אפליקציות למחשב שולחני ולנייד, אתה יכול להגדיר פגישות ללא קשר למקום שבו נמצא הצוות שלך כרגע.
אם יש צורך בשיחת וידאו, אז יש שפע של אפשרויות כולל, MS Team, Zoom או Skype לעסקים. כולם מציעים פורמטים קלים לשימוש כך שהצוות שלך יכול לעבוד יחד.
5. שתף יומנים של Outlook
הפריצה הזו היא כנראה אחת הקלות להתעלם ממנה. בכל פעם שיש פגישה, הניסיון למצוא את הזמן המתאים ביותר יכול להיות טרחה. פשוט על ידי שיתוף לוח שנה של Outlook, כל חבר בצוות יוכל לראות מה חברים אחרים זומם. זה יקטין את כמות התקשורת הדרושה לקביעת פגישות, וכבונוס נוסף, זו דרך קלה לזכור את יום ההולדת של כולם.
6. שימוש בפקודות מאקרו כדי לייעל את זרימת העבודה
שימוש במאקרו יכול באמת לעזור לייעל משימות שחוזרות על עצמן שהן חלק מהיום שלך. Microsoft Suite ו-Google Docs מסוגלים להריץ פקודות מאקרו מותאמות אישית. הקדישו כמה דקות ללמוד מה הם יכולים לעשות בשבילכם, תוכלו לראות את הפרודוקטיביות שלכם עולה במהירות.
7. צור רשימות מטלות מועדפות מדי יום
על ידי יצירת רשימת מטלות עם עדיפות לעצמך ולצוות שלך תוכל להבטיח שכולם עומדים במשימה.
יש הרבה אפליקציות שיעזרו לך לעשות זאת. פשוט חפש בחנות האפליקציות המועדפת עליך. לאחר מכן התחל ביצירת רשימה של כל מה שצריך להסתיים עם המועד האחרון עבור כל פריט שורה. לאחר מכן, חלק את הפריטים לקטגוריות; דחוף וחשוב, חשוב אבל לא דחוף, דחוף אבל לא חשוב ולא חשוב ולא דחוף.
לאחר שעשיתם זאת, יהיה קל להחליט מה צריך לעשות ומה יכול לחכות. בואו נודה בזה: הרבה ממה שאנחנו יכולים לעשות זה הדברים שיכולים לחכות.
8. קח הפסקות טכנולוגיה
אמנם מבחינה טכנית זו לא פריצה טכנולוגית, אבל זו פריצה נפשית נהדרת. פעם בשעה קחו הפסקה קצרה. קום משולחן העבודה שלך והתמתח או צעד אל מצנן המים. פשוט על ידי התרחקות מהטכנולוגיה לכמה דקות, אתה יכול לאפס ולקפוץ למשימה בצורה הרבה יותר יעילה.
עם זאת, יש מפתח לפריצה הזו. אל תיקח הפסקה מהטכנולוגיה על ידי שימוש בטלפון או בדיקת אימייל.
זו הפסקה מהמשימה לא הפסקה מהטכנולוגיה. נסה את זה, ואם אתה לא מרגיש שאתה יכול לקום פעם בשעה, נסה את כלל 20-20-20. זה לקחת הפסקה כל 20 דקות כדי להתמקד במשהו שנמצא במרחק של 20 רגל במשך 20 שניות. פשוט התמקדות במשהו רחוק יותר למשך כמה שניות יכול לעזור לשמור אותך ממוקד.
מחשבות אחרונות
בעולם של היום כולנו מנסים להיות הכי יעילים שאנחנו יכולים. נסה את הפריצות האלה. אתה בהחלט תראה עלייה בפרודוקטיביות שלך.