עם ההתקדמות בטכנולוגיה מגיע צורך גדול עוד יותר ביעילות בעבודה. טריקים בסיסיים של גיליון אלקטרוני כמו נוסחאות, טבלאות ומסננים ב-Google Sheets כבר לא יכולים להביא אותך רחוק מאוד. למרות שעדיין חיוני להכיר את הכישורים הללו, הם הופכים במהירות מיושנים במקצת.
ייצור במקום העבודה באמת דורש משהו יותר מסתם יעילות. זה דורש אוטומציה - זה דורש פקודות מאקרו.
החשיבות של אוטומציה
אוטומציה לא משמשת רק בייצור או במחקר. זה גם נמצא בשימוש יותר ויותר ביישומי גיליונות אלקטרוניים (Microsoft Excel, Google Sheets, Libre Calc) עבור משימות בעזרת תוכנה. אוטומציה היא הטורף של משימות מעיקות שחוזרות על עצמן, והעבודה המשרדית מלאה בתזונה זו.
במקום להתיש את האצבעות והעיניים שלנו עם לחיצות חוזרות על המקלדת, כל שעלינו לעשות הוא לקבוע כמה כללים ולהשאיר את השאר לאוטומציה. כעת, אנו חופשיים להשתמש במוחנו לניתוח חריגות בנקודות נתונים, חיפוש אחר סיבות, סיעור מוחות או תכנון אירועים חשובים.
הצורה העיקרית של אוטומציה המשמשת בתוכנת גיליונות אלקטרוניים נקראת מאקרו.
Google Sheets
חלפו הימים של מונופול התוכנה של Microsoft Excel על גיליונות אלקטרוניים. עם כניסה נפיצה לעולם הזנת הנתונים על ידי Google, Google Sheets הציגה גרסה חדשה ורעננה לתוכנת גיליונות אלקטרוניים.
Google Sheets היא תוכנת גיליונות אלקטרוניים, המשמשת בעיקר לחישוב ולגיבוש מערכי נתונים. Google Sheets מתמקד בניידות, מה שהופך את יישום האינטרנט שלו לטוב יותר ונגיש יותר מתוכנת שולחן העבודה הרגילה. אנשים שצוינו יכולים לגשת בקלות לגיליון אלקטרוני של Google לצורך שיתוף פעולה או צפייה יעילים יותר בעבודה. התוכנה גם מתאימה לשילוב פקודות מאקרו.
מאקרו
מאקרו, מהמילה היוונית makros, מתורגם ישירות ל"ארוך/גדול". בשפת מחשב, מאקרו פירושו קבוצה של הוראות שניתן לחזור עליהן ולעצבן לבצע משימה מסוימת. אפילו יצירת פקודות מאקרו פשוטות יכולה לחסוך זמן יקר ומאמץ בפרויקט שלך. ככל שמאקרו מסובך יותר, כך תחסכו יותר זמן ומאמץ.
ב-Google Sheets, תוכל להגדיר פקודות מאקרו באחת משתי שיטות.
1. הקלטת מאקרו
שיטה זו היא הפשוטה ביותר. זה עובד היטב עבור מחרוזות פשוטות של הוראות. ככל שהנתונים גדולים יותר, כך שיטה זו תתאים פחות לצרכים שלך. שיטת הקלטת המאקרו מיועדת בעיקר למשתמשים מתחילים כמו סטודנטים ובעלי עסקים קטנים. להלן דוגמה בסיסית שניתן ליישם על אוטומציה של עיצוב.
- כדי לפתוח את Google Sheets, עבור אל docs.google.com/spreadsheets.
- לך ל כלים > מאקרו > הקלט מאקרו.
- ללחוץ Ctrl + B (נוֹעָז).
- ללחוץ Ctrl + I (נטה).
- הגדר את צבע הטקסט לאדום.
- הגדר את גודל הגופן ל-18.
- ודא שההפניה מוגדרת ל קרוב משפחה.
- ללחוץ להציל.
- הקלד שם עבור המאקרו והגדר את מספר קיצור הדרך. אתה יכול להזין רק עד 10 פקודות מאקרו.
כדי להפעיל את המאקרו, הקש Ctrl + Alt + Shift + (מספר נבחר). זה יעצב את הטקסט בתוך תא נבחר מודגש, נטוי, אדום וגודל מוגדר ל-18.
תחשוב על הקלטת מאקרו כמו הקלטת הפקודות שתזין למחשב כדי לבצע משימה מסוימת. כאשר אתה מפעיל את המאקרו, הוא פשוט משכפל את רצף הפקודות הללו בבת אחת.
2. כתיבת תסריט
כתיבת סקריפט אמינה, מדויקת וחסונה יותר. עם זאת, צריך תרגול כדי ללמוד. שיטה זו מכוונת למשתמשים מתקדמים שעובדים עם מערכי נתונים מסיביים, למשל מנתחי נתונים ומנהלי פרויקטים שרוצים דיוק דמוי לייזר ולעבוד כמה שיותר מהר.
- כדי לפתוח גיליון אלקטרוני, עבור אל docs.google.com/spreadsheets.
- לך ל כלים > עורך סקריפטים.
- מתחת /** @OnlyCurrentDoc */, הדבק:
function FormatText() { var spreadsheet = SpreadsheetApp.getActive();spreadsheet.getActiveRangeList().setFontWeight('bold')
.setFontStyle('italic')
.setFontColor('#ff0000')
.setFontSize (18);
};
- ללחוץ Ctrl + S כדי לשמור את התסריט.
- לך ל כלים > פקודות מאקרו > נהל פקודות מאקרו.
- הגדר את מספר קיצור הדרך עבור הסקריפט השמור שלך.
התוצאה אמורה להיראות כך:
כדי להפעיל את המאקרו, פשוט הקש Ctrl + Alt + Shift + (מספר נבחר). או שאתה יכול לנווט אל כלים > מאקרו > (שם מאקרו) לביצוע ידני.
התסריט שלמעלה עושה בדיוק את אותו הדבר כמו שיטת המאקרו שיא. זה רק חלק קטן ממה שאתה יכול לעשות עם סקריפט מאקרו.
סיכום
בעיקרו של דבר, Google Sheets הוא יישום גיליון אלקטרוני מבוסס מקוון שפותח על ידי Google. מאקרו הוא כלי רב עוצמה לאוטומציה של גיליונות אלקטרוניים. אז הגיוני שכאשר אתה מצטרף לשניים, זה מגביר את יעילות העבודה באופן דרמטי. זה בהחלט יעזור לך לעמוד בדרישות של סביבת עבודה מבוססת טכנולוגיה ההולכת וגדלה וייתן לך יתרון במשרד.