Microsoft Excel הוא כלי נהדר לאחסון פרטי קשר וכתובות של לקוחות, מה שהופך אותו לבחירה אידיאלית ליצירה וארגון של רשימת כתובות דואר של אנשי הקשר שלך. עם זאת, אם ברצונך להדפיס תוויות למעטפות, כרטיסי ברכה וכו', מרשימת כתובות שיצרת ב-Microsoft Excel, עליך להשתמש בתכונה "מיזוג דואר" של Microsoft Word.
ליתר דיוק, Microsoft Word מציעה את התכונה החזקה הנקראת "מיזוג דואר" שמקלה ליצור ולהדפיס תוויות מגיליון עבודה של Excel.
במדריך זה נראה לכם שלב אחר שלב כיצד ליצור רשימת כתובות דואר ב-Microsoft Excel וכיצד להדפיס תוויות מרשימה זו באמצעות התכונה "מיזוג דואר" של Microsoft Word.
כיצד להדפיס תוויות מקובץ רשימת כתובות של Excel באמצעות מיזוג דואר של Word.
שלב 1. הכן את רשימת התפוצה באקסל להדפסת תוויות.
לפני יצירה והדפסה של תוויות דואר, עליך להגדיר את רשימת הכתובות שלך באקסל בצורה נכונה. זה כולל הזנת כותרות עמודות עבור כל רכיב דרישה שברצונך להוסיף לתוויות, כגון שם פרטי, שם משפחה, כתובת, מיקוד וכו'.
בואו נראה כיצד ליצור רשימת כתובות באקסל להדפסת תוויות דיוור:
1. פתח את Microsoft Excel וצור חוברת עבודה חדשה.
2. הזן את כותרות העמודות הבאות עבור כל פריט שכתובת הנמען צריכה לכלול:
- שם פרטי
- שם משפחה
- כתובת רחוב
- עִיר
- מדינה
- מיקוד
3. כעת מלא את המידע המתאים מתחת לכל כותרת עמודה.
4. בסיום, ודא שאין שורות או עמודות ריקות, ושמור את גליון העבודה.
שלב 2. תן שם לרשימת התפוצה (אופציונלי).
לאחר יצירת רשימת התפוצה שלך ב-Excel, כדאי לתת לה שם. על ידי מתן שם למערך הנתונים, תוכל להתייחס אליו בקלות בעת חיבורו למסמך Word לצורך מיזוג דואר.
1. כדי לתת שם לרשימת התפוצה, בחר את רשימת הכתובות, כולל הכותרות.
2. עבור אל נוסחאות לשונית ולחץ על הגדר שם מקבוצת השמות המוגדרים.
3. הזן שם לטבלה ב- שֵׁם תיבת ולחץ בסדר.*
* הערה: אם שם מורכב ממספר מילים, השתמש בקו תחתון "_" ביניהן והימנע משימוש ברווחים או מקפים.
4. להציל ו סגור Microsoft Excel.
שלב 3. הגדר מסמך מיזוג דואר ב-Word.
עכשיו הגיע הזמן להגדיר מסמך מיזוג דואר ב-Microsoft Word, כדי להדפיס את התוויות שלך.
1. פתח מסמך Word ריק.
2. מ ה דיוור לשונית, לחץ התחל מיזוג דואר ובחר את תוויות אפשרות מהתפריט הנפתח.
3. בחר את ספק התווית ומספר המוצר שלך ב- אפשרויות תווית חלון דו-שיח.
4. לאחר מכן, לחץ על פרטים לחצן בפינה השמאלית התחתונה של החלון.
5. המשך לכוונון השוליים, הגובה, הרוחב, הגובה והגודל של התווית אם אתה צריך ולחץ בסדר.
6. לאחר מכן, לחץ בסדר בתיבת הדו-שיח אפשרויות תווית כדי לשמור את השינויים.
שלב 4. אפשר המרת פורמט קובץ בין Excel ל-Word.
כדי לחבר את מסמך ה-Word שלך לגליון העבודה של Excel עם רשימת הכתובות, עליך לוודא שהמרת פורמט הקובץ בין שתי תוכניות Microsoft מופעלת.
1. ב-Word, לחץ על קוֹבֶץ הכרטיסייה ולאחר מכן בחר אפשרויות בחלק התחתון של סרגל הצד השמאלי.
2. בחלון אפשרויות Word, בחר את מִתקַדֵם בחלונית השמאלית.
3. כעת, גלול מטה אל ה- Generaבקטע, בדוק את אשר המרת פורמט קובץ בפתיחה אפשרות, ולחץ בסדר.
שלב 5. בחר את רשימת הכתובות של Excel עבור התוויות שלך.
כעת המשך ל"קשר" את מסמך ה-Word עם רשימת הכתובות שלך ב-Excel.
1. במסמך Word, עבור אל דיוור שוב, לחץ בחר נמענים ולאחר מכן לבחור השתמש ברשימה קיימת מהתפריט הנפתח.
2. אתר ובחר את קובץ האקסל המכיל את רשימת התפוצה ולאחר מכן לחץ לִפְתוֹחַ.
3. בתיבת הדו-שיח אשר מקור נתונים, בחר קבצי מסד נתונים של OLE DB ולחץ בסדר.
4. לאחר מכן, בחר את רשימת התפוצה בעלת השם או את גליון העבודה המכיל את רשימת הכתובות ולחץ בסדר.
5. מסמך Word מאוכלס כעת בתוויות כתובת המציינות "הרשומה הבאה".
שלב 6. ערוך את רשימת הנמענים עבור מיזוג דואר.
לאחר שמסמך ה-Word מקושר לרשימת התפוצה של Excel, המשך לסקור ולערוך, במידת הצורך, את רשימת הנמענים לפני המיזוג הסופי.
1. ב דיוור לשונית, לחץ ערוך רשימת נמענים.
2. החלון "מיזוג דואר נמענים" יציג את כל הנמענים מרשימת הכתובות שלך. המשך למיין, לסנן או להסיר נמענים במידת הצורך על ידי ניקוי תיבת הסימון שליד כל נמען שאינך רוצה לכלול. לאחר מכן, לחץ בסדר כדי לאשר.
שלב 7. התאמה אישית של שדות מיזוג דואר (פריטי תווית)
כעת, המשך להתאים אישית את פריטי התווית ואת המראה שלהם בהתאם לצרכים שלך.
1. הקלק על ה בלוק כתובת אפשרות ב- דיוור קבוצת "כתוב והוסף שדות" של הכרטיסייה.
2. המשך וציין את הפורמט של שם הנמען, על ידי בחירה בזו הרצויה מרשימת האפשרויות הזמינות תחת "הוסף את שם הנמען בפורמט זה".
3. לאחר מכן, לחץ על שדות התאמה כדי להתאים את השדות הנכונים מרשימת הכתובות של Excel.
4. בחלון "התאמת שדות", ודא שהשדות הנדרשים עבור התוויות ממופים כהלכה לשדות המתאימים (כותרות העמודות) ברשימת הכתובות של Excel.
אם הם לא תואמים, השתמש בלחצן הנפתח שליד כל שדה ובחר את כותרת העמודה הנכונה של רשימת הכתובות של Excel. לאחר מכן, לחץ בסדר כדי לאשר את ההתאמות.
5. לאחר מכן לחץ בסדר שוב כדי להחיל את השינויים.
6. עכשיו ה «AddressBlock» מציין מיקום יופיע בתווית הראשונה.
7. נְקִישָׁה עדכן תוויות (על ה דיוור לשונית) כדי לעדכן את כל התוויות האחרות במסמך Word.
שלב 8. הצג תצוגה מקדימה של התוויות שלך וסיים מיזוג דואר.
כעת, בואו נראה כיצד ייראו התוויות לאחר ההדפסה.
1. בכרטיסיית דיוור, לחץ על תצוגה מקדימה של תוצאות לַחְצָן.
2. כעת תראה כיצד יופיעו התוויות אם יודפסו. אם אתה רוצה לשנות את המראה שלהם בחר את התווית הראשונה והשתמש בכלי עיצוב טקסט ב בית לשונית. בסיום, לחץ עדכן תוויות ב דיוור כדי להחיל את העיצוב על כל התוויות.
3. אם הכל נראה בסדר, עבור אל דיוור הכרטיסייה, לחץ על סיום ומיזוג אפשרות ובחר ערוך מסמכים בודדים מהתפריט הנפתח.
4. בחלון מיזוג למסמך חדש, בחר את כל תחת מיזוג רשומות ולחץ בסדר.
5. מסמך חדש יופיע עם תוויות הדיוור שנוצרו מרשימת הכתובות שלך ב-Excel ותוכל לערוך, לעצב, להדפיס ולשמור מסמך זה כפי שהיית עושה עם כל מסמך וורד אחר.
שלב 9.טיפ בונוס: הוסף גבולות לתוויות. (אופציונאלי)
כדי להקל על חיתוך התוויות (אם הן עדיין לא חתוכות), הוסיפו להן גבולות.
1. לחץ על פלוס (+) סמל בצד השמאלי העליון של המסמך כדי לבחור את כל התוויות.
2. לאחר מכן, לחץ על גבול סמל בתפריט הצף ובחר כל הגבולות מהאפשרויות.
3. גבולות יתווספו בין כל תווית מה שהופך אותם קלים לחיתוך.
4. כעת, התוויות שלך מוכנות להדפסה.
זהו זה! הודע לי אם המדריך הזה עזר לך על ידי השארת הערה לגבי החוויה שלך. אנא עשו לייק ושתפו את המדריך הזה כדי לעזור לאחרים.