לטעויות דוא"ל יכולות להיות השלכות מביכות ואפילו יקרות. כדי לעזור לך למנוע טעויות דוא"ל, Microsoft הטמיעה את Outlook MailTips. לדוגמה, אתה יכול להגדיר MailTips כדי להפעיל התראה כאשר אתה לחץ על כפתור השב לכולם. תמיד עדיף להקדיש כמה דקות ולקרוא מחדש את הדוא"ל שלך לפני שליחתו לרשימת נמענים גדולה, במיוחד אם הוא מכיל מידע רגיש.
אם לא השתמשת בעבר בדואר עצות, הגעת למקום הנכון. במדריך מהיר זה, נראה לך כיצד להשתמש בטיפים בדואר ב-Outlook.
איך מגדירים עצות דואר?
זכור שתכונה זו דורשת חשבון Microsoft Exchange Server. במילים אחרות, התכונה זמינה רק בחשבונות דואר אלקטרוני המנוהלים על ידי ארגון. מנהל ה-IT שלך צריך להפעיל עצות דואר בחשבון שלך; אחרת, האפשרות לא תהיה זמינה עבורך. במקביל, מנהל ה-IT שלך יכול לאכוף הגדרות מיילTips ספציפיות על חשבונות המשתמשים.
עצות דואר מופעלות כברירת מחדל ב-Outlook. אם אתה רוצה להשבית את האפשרות או לשנות את ההגדרות שלך, הפעל את Outlook, עבור אל קוֹבֶץ, בחר אפשרויות, ולאחר מכן לחץ על דוֹאַר.
לך ל טיפים לדואר, ולחץ על אפשרויות דואר עצות. בחר את החשבון שלך ובחר אילו פעולות ברצונך להפעיל התראות MailTips.
אם ברצונך להשבית עצות דואר, סמן את ה לעולם אל תציג טיפים לדואר תיבת סימון.
כיצד פועל עצות דואר
לאחר הפעלת MailTips, Outlook יציג הודעות שונות בזמן שאתה כותב את ההודעה. Exchange מנתחת את תוכן האימייל שאתה כותב. אם הוא יזהה בעיה, Outlook יודיע לך כך שתוכל להתאים את ההודעה כדי למנוע מצבים מביכים. לדוגמה, אם הנמען אינו מתפקידו ואתה מבקש מהם להשיב בדחיפות, MailTips יודיע לך שהם לא מסוגלים לעשות זאת.
דוגמאות אחרות למצבים שעלולים להפעיל עצות דואר כוללות:
- תיבת הדואר של הנמען מלאה.
- כתובת האימייל של הנמען הושבתה זמנית או נמחקה לצמיתות.
- האימייל שלך מפר את המדיניות או ההגבלות של הארגון שלך.
- אין לך הרשאה ליצור קשר עם הנמען או לשלוח אימיילים לנמענים חיצוניים.
- תיבת הדואר של הנמען מטופלת, כלומר היא דורשת אישור הודעה.
מגבלות מיילטיפים
- האפשרות אינה זמינה במצב לא מקוון.
- אם ברשימת הנמענים שלך יש יותר מ-200 נמענים, עצות דואר לא יעריכו תיבות דואר בודדות.
סיכום
MailTips היא תכונת Outlook שימושית שעוזרת לך להימנע ממצבים מביכים כמו שליחת מיילים לנמענים הלא נכונים. לדוגמה, אם הדואר האלקטרוני שלך מפר את מדיניות הארגון שלך, MailTips יתריע על הבעיה. האם אתה מתכנן להשתמש ב-MailTips ב-Outlook? ספר לנו בתגובות למטה.