היכולת לשתף פעולה במהירות עם חברי צוות ושותפים חיצוניים היא חיונית בעולם העסקים המהיר של היום.
Microsoft Office 365 מאפשר לארגונים לשתף פעולה עם אנשים מחוץ לארגון. תכונה זו נקראת קבוצות ואתה יכול להשתמש בו כדי להעניק למשתפי פעולה חיצוניים את הזכות להצטרף לשיחות קבוצתיות, לגשת לקבצים, לאירועי לוח שנה ועוד.
אבל איך בדיוק אתה נותן לאורחים להצטרף לקבוצות של הארגון שלך? נפרט את השלבים שיש לבצע במדריך שימושי זה.
ראשית, הנה סקירה מהירה של התהליך:
- בעל הקבוצה או חבר קבוצה מוסיף את האורח החדש לקבוצה.
- בעל הקבוצה הוא היחיד שיכול לאשר גישת אורח ולהחליט לאיזה סוג של תוכן וקבצים משתמשים אורחים יכולים לגשת.
- משתמשים אורחים מקבלים אימייל אישור המעניק להם גישה לשיחות ולקבצים הקבוצתיים.
זכור כי גישת אורח מוגדרת על ידי מנהלי IT.
כיצד להוסיף אורחים לקבוצות Office 365
אם האורח שברצונך להוסיף כבר קיים בספרייה שלך בעקבות הזמנה שהוא קיבל, הנה השלבים הבאים:
- לך אל מרכז ניהול → הצג הכול
- נווט ל הגדרות → הגדרות הארגון
- בחר את שירותים לשונית
- לחץ על קבוצות של Microsoft 365 ואפשר למשתפי פעולה חיצוניים לגשת לקבוצות שלך
- חזור למרכז הניהול ונווט אל קבוצות ← בחר את קבוצות עמוד
- בחר את הקבוצה שאליה תרצה להוסיף משתמש אורח חדש (היא אמורה להיות גלויה בספרייה שלך)
- נְקִישָׁה צפה בהכל ובחר את חברים לשונית לניהול חברי הקבוצה
- בחר הוסף חברים והוסף את המשתמש האורח החדש
- שמור את השינויים.
כיצד להסיר משתמש אורח מ-Office 365
אם הצוות או הקבוצה שלך כבר לא משתפים פעולה עם משתמש אורח, תוכל להסיר אותם במהירות מה- הקבוצה על מנת לחסום מהם גישה נוספת לתכנים ולקבצים הקשורים לקבוצה פעילות.
- עבור אל מרכז הניהול של Microsoft 365
- לְהַרְחִיב משתמשים
- בחר משתמשים אורחים
- בחר את המשתמש שברצונך להסיר
- נְקִישָׁה לִמְחוֹק כדי להסיר את המשתמש האורח המתאים.
וכך בעלי קבוצות ומנהלי IT יכולים לאפשר גישת משתמש אורחים ב-Office 365.