במדריך הפשוט הזה אנו מסבירים כיצד ליצור קובץ PDF בקלות בין אם לעבודה או סתם לשיתוף מסמכים חשובים.
פורמט המסמכים הניידים, הידוע בכינויו PDF, הוא פורמט קובץ המשמש בעיקר להצגת מסמכים, במיוחד כאשר אתה צריך לשמור קובץ שצד שלישי לא יכול לשנות ושנראה עקבי לא משנה היכן אתה רואה את זה. מסמכים טיפוסיים כמו השימוש ב-Microsoft Word יוצגו בצורה שונה במכשירים שונים וייתכן שהם לא נתמכים בכל מקום, אבל קובצי PDF פועלים ונראים אותו דבר כמעט בכל מקום, Adobe יצרה PDF לראשונה בשנת 1993, ונכון להיום, זהו תקן פתוח המתוחזק על ידי הארגון הבינלאומי לתקינה (ISO). בעיקרון זה נתמך כמעט בכל מערכת הפעלה ומאפשר לך ליצור ולפתוח קבצי PDF ברוב המחשבים האישיים, מחשבי מקינטוש, סמארטפונים וטאבלטים.
אבל למה כדאי להשתמש ב-PDF? מומלץ להשתמש בפורמט PDF עבור קורות חיים, מסמכים משפטיים, ניוזלטרים, קבצים המיועדים לקריאה והדפסה וקבצים המיועדים להדפסה מקצועית. קבצי PDF נראים אותו הדבר ברוב המחשבים. מכיוון ש-PDF מבוסס על שפת PostScript, הקובץ ארוז לתיאור מלא של פריסה קבועה מסמך שטוח, כולל טקסט, גופנים, גרפיקה וקטורית, תמונות רסטר ומידע אחר שצריך להיות מוצג. יש להם גם גודל קטן יותר והם עומדים בפורמט התעשייה. בנוסף, קבצי PDF בטוחים יותר באופן יחסי מכיוון שלא ניתן לשנות אותם, והם יכולים להיות מוצפנים באמצעות סיסמה או חתימה דיגיטלית.
כיצד ליצור קובץ PDF מאפס
יצירת PDF היא די פשוטה מכיוון שרוב התוכנות והאפליקציות מציעות תכונה מובנית לייצא את הקובץ שלך ישירות לפורמט PDF. לדוגמה, אם יש לך מסמך ב-Microsoft Word, הנה מה שאתה צריך לעשות.
- פנה אל קוֹבֶץ בפינה השמאלית העליונה ובחר שמור כ.
- זה אמור לפתוח חלון חדש שבו תוכל לשמור את המסמך במחשב האישי שלך.
- ממש מתחת ל שם קובץ אפשרות, צריכה להיות אפשרות לעשות שמור כסוג.
- לחץ על התפריט הנפתח, ואתה אמור לראות את האפשרות לשמור את הקובץ כ-PDF.
- בחר באפשרות והקש להציל.
במקרה שאתה משתמש בגרסה ישנה יותר של Microsoft Office, ייתכן שיהיה עליך להוריד תוסף קטן שניתן להוריד מ כאן.
באופן דומה, אתה יכול לעשות זאת עבור כל אפליקציות Microsoft Office (Excel, Powerpoint וכו'), אפליקציות Google Workspace (Docs, גיליונות וכו'), ומגוון תוכנות ואפליקציות מבוססות משרד כמו Office 365, WPS Office, LibreOffice ו משרד פתוח. כמובן, השלבים המדויקים עשויים להשתנות מעט בהתאם לאפליקציה שבה אתה משתמש, אבל זה תמיד צריך להיות די דומה.
לחלופין, פלטפורמות ואפליקציות רבות מאפשרות לך גם ליצור קובצי PDF באמצעות תכונת ההדפסה. אם אתה מנסה להדפיס מסמך, דף אינטרנט או תמונה בגירסאות מודרניות של Windows, תוכל להשתמש באפשרות Microsoft Print to PDF כדי לשמור אותם כ-PDF. זה אפילו מאפשר לשמור דברים כמו מחברות OneNote כקובץ PDF.
גם סמארטפונים יכולים לעשות זאת, אם כי זה עשוי להיות תלוי בדגם הספציפי שלך.
אם אתה רוצה ליצור קובץ PDF שניתן לערוך, כדי שתוכל לשתף טופס שמישהו יוכל למלא, עיין במדריך שלנו כיצד להפוך קובץ PDF למילוי.
צור PDF ממסמך פיזי
קבצי PDF גם פותרים את הבעיה של שיתוף פיסת תיעוד פיזית בפורמט דיגיטלי. באמצעות מצלמת הסמארטפון או הטאבלט שלך, תוכל לסרוק מסמך ולשמור אותו בקובץ PDF. אפליקציות כמו Adobe Scan, מיקרוסופט אופיס, סריקה גאונית, ו סורק מסמכים הם חלק מהאפליקציות הטובות ביותר שתוכל לנסות במכשיר הנייד שלך כדי לסרוק, לשמור ולשתף קובצי PDF. אתה יכול אפילו לסרוק מסמכים מרובים ולשמור אותם כקובץ PDF בודד.
למעשה, אפליקציה כזו יכולה אפילו להחליף סורק מסורתי במובנים מסוימים. לסמארטפונים יש מצלמות טובות מאוד בימינו, אז אתה יכול לסרוק כמה מסמכים בדרך זו במקום שיהיה לך סורק מגושם מחובר מחשב נייד. אפליקציות אלו יכולות גם להמיר מסמך או תמונה קיימים לפורמט PDF.
דרך פשוטה נוספת ליצור קובץ PDF במהירות היא באמצעות אחד משירותים מקוונים רבים המאפשרים לך להעלות את הקבצים שלך, להמיר ולהוריד ישירות למערכת שלך. חלק מהשירותים המקוונים האמינים שבהם אתה יכול להשתמש כדי להמיר קובץ מסוים ל-PDF כוללים אדובי, קטן PDF, iLovePDF, ועוד רבים. כלים אלה גם מאפשרים לעתים קרובות למזג קבצי PDF לאחד, או לפצל קובץ בודד למספר קבצים.
עם זאת, יש כמה דברים שכדאי לזכור. שירותים אלה עשויים לשמור את הקבצים שלך בשרתים שלהם או לא. לכן אנו ממליצים לך ללכת על שיטה זו רק אם אינך עוסק במידע רגיש או סודי. חלק מאתרי המרת PDF מקוונים אלה מציעים גם תמיכה מוגבלת בכל הנוגע לגודל הקובץ, הדפים והיכולות אפילו להוסיף סימן מים לקובץ שהומר, כלומר אולי תצטרך לשלם קצת כסף בהתאם לקובץ שאתה רוצה לעבוד עם.
ואלה הם היסודות של יצירת קובץ PDF המבוסס על מסמך קיים. כמובן, הדרך שבה אדובי תרצה שתעשה זאת היא להשתמש בתוכנת Acrobat של החברה, אך האפשרויות הללו הן חינמיות לרוב, כך שהן עשויות להיות קצת יותר נוחות עבור רוב האנשים.