על רקע החששות החדשים של נגיף הקורונה ורשת יותר ויותר טכנולוגית, הפעילות המקוונת צומחת כאמצעי תקשורת חלופי עבור עמיתים לעבודה וסטודנטים כדי להגדיל את הפרודוקטיביות. מספר אתרים ויישומים גדלו בפופולריות כדי לאפשר צורות תקשורת ודיון יעילות יותר במקום העבודה ומחוצה לו.
בואו נסתכל על Gmail ו-Slack, שני יישומים, שבשימוש פרודוקטיבי, הם יכולים להועיל במידה רבה לשימוש במקום העבודה.
פריצות לפרודוקטיביות עבור Gmail
Gmail מתפקד כשירות דוא"ל המופעל על ידי גוגל. באמצעות האפליקציה אנשים שולחים ומקבלים מיילים, מסמכים, תמונות, סרטונים ולפעמים אפילו התראות בכיתה. Gmail מאפשר לעמיתים לעבודה, למחנכים ולאנשים בכלל ליצור קשר זה עם זה מסיבות שונות עם קבצים מצורפים רבים ושונים. אמנם הוכח ש-Gmail הוא יישום מועיל, אבל הנה כמה דרכים נוספות לשפר את הפרודוקטיביות שלך ב-Gmail:
1. אפליקציות והתראות
הורד את Gmail לסמארטפון שלך מ-App Store או מחנות Google Play. סמן אותו בסימניות במחשב הנייד שלך. בהנחה שבבעלותך חשבון Gmail ובודק את הדוא"ל שלך כדי לתקשר עם אחרים, ביצוע הדברים האלה מקל עליך גש לחשבון שלך ולכן הפוך להיות רספונסיבי ופרואקטיבי יותר בכל מה שקשור לשמירה על הפרודוקטיביות תִקשׁוֹרֶת. בכל פעם שאתה מקבל אימייל, אתה יכול להפעיל התראות כדי שתוכל להשיב ולהישאר מעודכן מהר מאוד עבור אלו החשובים מאוד.
2. רשימות דואר אלקטרוני
שלח אימיילים קבוצתיים עם רשימות דוא"ל. אם אתה מנהל או מנהיג מועדון ורוצה לשלוח מייל המוני למספר אנשים על פגישות, זה יעזור לך ליצור קבוצות ולשלוח את האימייל לקבוצה, במקום להקליד את האימייל האישי של כל נמען עבור כל אדם אימייל. כדי לעשות זאת, השתמש באנשי קשר של Google, הנגישים מתשע הנקודות בפינה הימנית העליונה ב-gmail.com. בחר את אנשי הקשר שעבורם ברצונך ליצור קבוצה, והשתמש בכרטיסיית הסימניות בשורה שמתחת לשורת החיפוש כדי לתת שם לקבוצה. בעת כתיבת דוא"ל ב-Gmail, כעת תוכל להקליד את שם הקבוצה במקום את השם של כל אדם שאתה מנסה לשלוח אימייל. זה יחסוך לך בהכרח הרבה זמן.
3. תזמון אימייל
כשהשעה 3:37 בבוקר ביום ראשון בלילה/שני בבוקר, אתה עלול לפתע להבין ששכחת לשלוח מייל למישהו עם מידע חשוב, אבל גם לא רוצה לשלוח אותו בשעה מוזרה. כדי לא לשכוח לשלוח את המייל במועד מאוחר יותר, תוכל לנסח את המייל וללחוץ על המשולש מימין ללחצן השליחה, ולאחר מכן לבחור תזמון שליחה. אתה יכול לשלוח את האימייל הזה אוטומטית במועד מאוחר יותר כדי שהאנשים שמקבלים אותו לא יפקפקו בלוח הזמנים של השינה שלך או בשכחה.
פריצות לפרודוקטיביות עבור Slack
Slack מתפקד כתוכנה חלופית, שיתופית יותר. זה דומה יותר להודעות טקסט מאשר לדואר אלקטרוני. Slack שם דגש על עבודת צוות ואינטגרציה באמצעות תקשורת מיידית יותר. Slack הוא גם יישום שימושי מאוד, אבל הנה כמה שיטות נוספות לשיפור הפרודוקטיביות הרפה שלך:
1. אפליקציות והתראות
בדומה ל-Gmail, הפיכת Slack לנגישה יותר היא דרך מפתח להגביר את הפרודוקטיביות שלך באמצעות התוכנה. הורד את האפליקציה בטלפון שלך, והיא זמינה גם כאפליקציה או כקישור מקוון למחשבים שולחניים/מחשבים ניידים. בכל פעם שמישהו שולח הודעה, לאחר מכן תוכל לוודא שאתה מקבל התראות ולהישאר מעודכן במידע חשוב.
2. ערוצי כוכבים
אם יש לך הרבה ערוצים שונים ולפעמים מתקשים למצוא את הערוצים המתאים, זה יכול להיות מועיל לסמן ערוצים חשובים בכוכב. כך, הערוצים החשובים מופיעים בחלק העליון של העמודה השמאלית ב-Slack ומאפשרים גישה נוחה. אם אתה מוצף בהודעות מ-Slack ולא בהכרח מחשיב את כולן כרלוונטיות, אתה יכול לשנות את הגדרות ההתראה בהעדפות ההתראות של ערוץ. על ידי כך, אתה יכול להתמקד בתעדוף עבודה חשובה ובבדיקת Slack מהעדכונים החשובים שאתה באמת צריך.
3. חיפוש שיחות
אם יש משהו חשוב באמת שהוזכר בעבר בערוץ, אתה יכול לחפש אותו בקלות דרך סרגל החיפוש בפינה השמאלית העליונה. פשוט הקלד מילות מפתח ותהיה לך גישה קלה לקובץ שהעלית פעם או מידע חשוב שמישהו שלח פעם.
בסך הכל, שני היישומים הללו הם שימושים מדהימים בטכנולוגיה להגברת הפרודוקטיביות במקום העבודה. באמצעות Gmail ו-Slack, קל הרבה יותר לאנשים ליצור אינטראקציה זה עם זה בפלטפורמות שונות ולשתף מידע חשוב ברשת גדולה. שימוש בכמה מהטיפים המפורטים לעיל יעזור לך להתמצא אפילו יותר בשימוש ביישומים אלה הפרודוקטיביות שלך כתלמיד עובד, מחנך, במאי וכבן אדם הקשור טכנולוגית תהיה רק להגביר.