כיצד לשלוח תשובות אוטומטיות ב-Outlook עם חשבונות POP3/IMAP.

אם הגדרת חשבון POP3 או IMAP ב-Outlook וברצונך לשלוח תשובות אוטומטיות להודעות שאתה מקבל, המשך לקרוא למטה.

אם אתם יוצאים לחופשה או לא תוכלו להשיב למיילים, מומלץ להגדיר הודעת תשובה אוטומטית ב-Outlook. "תשובות אוטומטיות", הידועות גם בשם "הודעות מחוץ למשרד", הן תשובות דוא"ל אוטומטיות הנשלחות לאנשים שיוצרים איתך קשר כאשר אתה לא מהעבודה.

עם Microsoft Outlook אתה יכול לשלוח תשובות אוטומטיות עם כל סוג חשבון הדוא"ל שבו אתה משתמש (Exchange, Microsoft 365, POP3 או IMAP), אך במדריך זה נסביר כיצד ליצור הודעת מחוץ למשרד עם דוא"ל POP3/IMAP חֶשְׁבּוֹן.

* הערה: אם בבעלותך חשבון Microsoft365/Office365/Exchange, קרא את ההוראות במאמר זה: כיצד לשלוח תשובות אוטומטיות ב-Outlook עם חשבון Office365/Exchange.

כיצד להגדיר הודעה מחוץ למשרד עם חשבון IMAP או POP3 ב-Outlook

הגדרת הודעת תשובה אוטומטית ב-Microsoft Outlook עבור חשבונות POP3.IMAP יכולה להתבצע באמצעות השלבים הבאים:

שלב 1. צור תבנית הודעת תשובה אוטומטית.

הצעד הראשון להגדרת הודעת תשובה אוטומטית ב-Outlook הוא יצירת תבנית הודעה עם התשובה שתישלח אוטומטית לאנשים שישלחו לך דוא"ל.

1. פתח את Outlook ולחץ על מייל חדש כפתור על בית לשונית.

2. להיכנס ל נושא של המייל. (למשל"מחוץ למשרד" או "בחופשה").

3. לאחר מכן, הקלד את ההודעה שברצונך לשלוח כתשובתך האוטומטית.

4א. לאחר הקלדת ההודעה, לחץ על קוֹבֶץ לשונית ובחר שמור כ מהסרגל הצדדי השמאלי.

4ב. בתיבת הדו-שיח 'שמור בשם', בחר תבנית Outlook (*.oft) מ ה שמור כסוג תפריט נפתח.

4ג. הקלד שם עבור הודעת תבנית ב- שם קובץ תיבת טקסט ולחץ להציל.

5. סגור את חלון ההודעה "דואר חדש".

שלב 2. הגדר את כלל הודעת התשובה האוטומטית.

לאחר מכן, עליך להגדיר כלל ב-Outlook לשליחת הודעת התשובה שלך מחוץ למשרד.

1. על בית הכרטיסייה, לחץ על כללים תפריט ולאחר מכן בחר נהל כללים והתראות.

2. בחלון 'כללים והתראות': אם יש לך יותר מחשבון אחד שהוגדר ב-Outlook, הקפד לבחור את חשבון דוא"ל נכון עבור הודעת התשובה האוטומטית בקטע "החל שינויים בתיקייה זו", ולאחר מכן לחץ ה חוק חדש לַחְצָן.

3. בשלב הראשון של 'אשף הכללים', בחר החל את הכלל על הודעות שאני מקבל בקטע "התחל מכלל ריק" ולחץ הַבָּא.

4. בשלב הבא של האשף, ציין את התנאים של כלל המענה האוטומטי שנוצר ולחץ הַבָּא.

לדוגמה: אם אתה מגדיר תשובה אוטומטית לכל ההודעות "התקבלו בטווח תאריכים ספציפי" ו"היכן שמך נמצא בתיבה אל או עותק"*, סמן את תיבות הסימון המתאימות.

* הערות:
1. אם אתה מגדיר תגובה אוטומטית לכל ההודעות הנכנסות, השאר את התיבה "היכן שמך נמצא בתיבה אל או עותק" לא מסומנת.

2. אם אתה רוצה שההודעה האוטומטית שלך תישלח בטווח תאריכים ספציפי (ולא מיד), לחץ על בטווח תאריכים ספציפי קישור עם קו תחתון וערוך את טווח התאריכים.

5א. בשלב הבא, בדוק את השב באמצעות תבנית ספציפית אפשרות ולאחר מכן לחץ על תבנית ספציפית קישור.

5ב. לצד 'הסתכל פנימה', בחר את "תבניות משתמש במערכת הקבצים" אפשרות.

5ג. כעת, בחר את תבנית ההודעה שיצרת בשלב 1 ולחץ לִפְתוֹחַ.

5ד. לאחר מכן לחץ הַבָּא.

6. באפשרויות "חריגים" ציין את כל החריגים שאתה רוצה עבור הודעת התשובה האוטומטית שלך ולחץ הַבָּא. *

* הערה: זהו שלב אופציונלי ותוכל לדלג עליו אם אינך רוצה להוסיף חריגים.

7. בחלון 'סיום הגדרת כלל', בצע את הפעולות הבאות ולאחר מכן לחץ סיים:

• בְּ שלב 1: ציין שם עבור כלל זה, הקלד שם לכלל התשובה האוטומטית שלך (למשל "הודעת חופשה").
• בְּ שלב 2: הגדרת אפשרויות כללים, בחר הפעל את הכלל הזה, כדי להפעיל מיד את כלל המענה האוטומטי אם תרצה.

8. לבסוף, לחץ להגיש מועמדות ואז בסדר כדי לשמור את ההגדרות.

9. Outlook יתחיל כעת לשלוח תשובות אוטומטיות לאימיילים נכנסים בהתאם להגדרות שהגדרת. כמובן, המחשב שלך חייב להישאר דלוק ו-Outlook חייב להישאר פתוח כדי לשלוח תשובות אוטומטיות.

כיצד לבטל תשובות אוטומטיות ב-Outlook עבור חשבונות IMAP/POP3.

אם אינך צריך עוד לשלוח תשובות אוטומטיות, תוכל לבטל אותן באמצעות השלבים הבאים:

1. עבור אל בית הכרטיסייה, לחץ על כללים לחצן בקבוצה העבר, ולאחר מכן בחר נהל כללים והתראות.

2. ברשימת הכללים, נקה/בטל את הסימון תיבת הסימון של כלל התשובה האוטומטית ולאחר מכן לחץ להגיש מועמדות ו בסדר.

זהו זה! הודע לי אם המדריך הזה עזר לך על ידי השארת הערה לגבי החוויה שלך. אנא עשו לייק ושתפו את המדריך הזה כדי לעזור לאחרים.