非常に多くのデジタル情報がデバイスに出入りするため、電子ファイルの管理は非常に困難な作業になる可能性があります。 これらのファイルは、ある場所から別の場所にノンストップで移動し、多くの場合、急いで移動します。 テクノロジーがこれらの問題に追いついたのは良いことです。
ファイル編成101
テクノロジーにより、共有、保存、検索が効率的になり、煩わしさが軽減されます。 必要なファイルへのシームレスなアクセスが可能になりました。 この記事では、ファイル管理の効率を改善し、物事を整理するためのガイドとなるいくつかの重要なヒントについて説明します。
1. ファイル共有プロセスを即興で行う
効率的なファイル編成について話すときは、ストレージについて話しているだけではありません。 これらのドキュメントをどのように処理、送信、または部門のメンバーと共有するかについて説明するのが最善です。
1つは、ファックスは、企業の世界の誰もが毎日実装している標準的なドキュメント共有方法です。 金融、法律、政府に属する機関は、これをコミュニケーション手段の1つとして使用する傾向があります。 ファイル共有を次のような効率的なプロセスにしながら、その可能性を最大化する方法があるとしたらどうでしょうか。 ファックス機なしでファックス? それはあなたのオフィスの周りのものを整理するのに役立ちませんか？
ファイル共有プロセスが職場内で行われる場合は、ファイルサーバーまたはファイル共有ネットワークを確立できます。 ファイルを取得するためのアクセス権を持つユーザーに役立ちます。
2. ドキュメントを1か所に保存
ファイル編成の問題は、長い間ビジネスを悩ませてきました。 多くの電子ファイルが保管および転送中に置き忘れられることが多いため、企業の間で懸念が高まっています。 企業は多くのファイルを同僚と共有する傾向があるため、この問題は状況をさらに複雑にします。
これに対抗するために、専門家は、取得しようとしているファイルに簡単にアクセスできるように、単一のルートフォルダを作成することを提案しています。 この方法では、すべての作業ファイルをフォルダーに保存します。 PCユーザーの場合、デフォルトはマイドキュメントです。
共有環境では、共有ドキュメントフォルダを作成することもできます。 どちらのプロセスでも、同僚は最初から重要なファイルを見つけることができます。 さらに、これを行うことで、ストレージスペースが不足した場合のバックアップとアーカイブを簡単に行うことができます。
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3. デスクトップにファイルを保存しないでください
このトピックは、上記の2番目のポイントのフォローアップです。 デスクトップをファイルのプライマリストレージスペースにするべきではないことを忘れないでください。 代わりに、それはきちんと整頓されている必要があります。 多くのファイルを配置してそのままにしておくと、スペース全体が雑然と見える可能性があります。
さらに、操作スペースのクリーニングは時間のかかる作業になる可能性があります。 非常にまとまりのないデスクトップの場合は、ドキュメントのクリアと並べ替えに役立つアプリケーションを使用することをお勧めします。
4. 確立されたファイル命名ガイドラインに従う
作業を保存する前に クラウドストレージ内のファイル またはルートフォルダで、確立されたファイル命名スキームを観察してみてください。 通常、企業は、ファイルの命名に関するルールとガイドラインを確立することにより、各部門を移動する何千ものドキュメント間の不一致を解決しようとします。 アンダースコア、ダッシュ、ドットなどの使い慣れた文字に注意してください。
また、標準の略語とわかりやすい名前を使用することをお勧めします。 日付を追加することを忘れないでください。必要に応じて具体的にしてください。 ファイルに名前を付ける際の目標は、ファイルを開かなくても内容を正しく伝えることです。 次のようないくつかの標準的な命名規則に従うことができます。
- 文書の日付による;
- ドキュメントタイプ別。 と
- 部門または会社別。
たとえば、ファイルが期限切れの手紙に関するものである場合は、メッセージに適切に対応するものを使用できます。 これらすべてが圧倒されるように思われる場合は、これらの小さな詳細がファイルの識別と取得に役立つことを常に忘れないでください。
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5. 定期的にファイルバックアップを実行する
データのバックアップを実行することは、ビジネスプロセスの円滑な流れと継続性を確保するための重要な部分です。 これは、次の結果として発生する可能性のあるデータ損失などの不幸なイベントから会社を保護します。
- マルウェア攻撃;
- ドライブの損傷。
- 盗まれたストレージドライブ。
- ランサムウェア攻撃;
- ストレージアカウントのハッキング。 と
- ファイルの削除。
バックアッププロトコルを確立すれば、これらのことは避けられます。 ビジネスに十分な保護を提供するには、次の一連のプロセスに従って包括的なデータバックアップシステムを実装する必要があります。
- データのバックアップを定期的に実行します。
- ドライブとクラウドサービスにデータを保存します。 と
- フォルダとファイルのパスワードを持っている
- ストレージドライブはプライベートな場所に保管してください。
データの損失がビジネスの干渉につながる場合は、必要なドキュメントをバックアップしてください。 削除されたファイルは回復可能です インストールする場合 回復ソフトウェア. ただし、ストレージファイルがハッキング、損傷、または紛失した場合、ビジネストランザクションの特定の詳細を取得できない可能性があります。
6. 古い、不要なファイルを削除します
古いファイルを削除することは、神経質なことになる可能性があります。 ただし、これらの不要なドキュメントが、すでに乱雑なファイルシステムに混乱をもたらすことも考慮する必要があります。 ファイルの削除に関する会社のガイドラインを確認し、それらのビジネスファイルが二度と必要ないことを確認してください。
よくわからない場合は、ルートフォルダ内にフォルダを作成し、「非アクティブ」または「古い」という名前を付けます。これらの古いファイルは、使用されなくなるまで保管しておくためにフォルダに保存します。
7. ショートカットとお気に入りを作成する
これらの機能は、毎日使用しているファイルやフォルダに最適です。 無数の保存場所を掘り下げる代わりに、これらのファイルへのアクセスを作成してみてください。 Macユーザーの場合は[Finder]タブ、PCを使用している場合は[ファイルエクスプローラー]サイドバーの周りにある可能性があります。 これらのオプションを利用すると、ファイル検索が簡単になります。
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まとめ：組織が鍵
ドキュメントを保存する場所を問わず、ファイルを最新の状態に保ち、整理して、まとまりを維持することが最善であることを常に覚えておくことが重要です。 ここでの主な目標は、ファイル管理システムで作成した後も、探しているものを確実に見つけることができるようにすることです。
さらに、電子ファイルの適切な管理と編成は、共有環境のセットアップにおいて間違いなく重要です。 同僚がいない場合は、同僚が作成したファイルをすばやく見つけてアクセスできます。
日常の作業を行うときは、ここに記載されているアイデアを検討して、所有しているファイルを並べ替えてください。 長期的には、それはあなたとあなたの組織にとって便利でしょう。