さまざまな人にメールを送るのには、必ず理由があります。 Outlook で配布リストを作成する方法は次のとおりです。
Outlook ユーザーは、重要な公式または個人的な電子メールを複数の人に送信する必要がある場合があります。 このような状況で個別にメールを送信すると、より多くの時間と労力が必要になります。
Outlook で配布リストを設定すると、[宛先] フィールドに複数の電子メール アドレスを追加する手間が省けます。
ただし、最初に、配布リストとその重要性について詳しく学びましょう。
Outlook の配布リストとは何ですか?
配布リストは、連絡先または電子メール アドレスのリストであり、それらすべてに電子メールを配布または送信するために使用できます。
つまり、メールの送信に使用できるメールアドレスのグループです。 これらのリストは、さまざまな Outlook バージョンでも次のように言及されています。 連絡先リスト および連絡先グループ。
配布リストがある場合は、連絡先リストとアドレス帳に表示されます。
Outlook で配布リストが必要な理由
さまざまな人にメールを送信するのは難しい場合があります。特に、数百人または数千人の従業員を抱える組織の一員である場合はなおさらです。
配布リストは、電子メールをグループに送信したいときはいつでも、電子メール アドレスを個別に追加するという日常的で反復的なタスクを自動化します。
リストを一度作成すれば、何人かの従業員が組織またはチームに参加または脱退しない限り、何年も使用できます。
その場合、配信リストをシームレスに編集して最新の状態に保つこともできます。 さらに、配布リストを使用すると、誤って誰かをメール受信者として追加することを防ぐことができます。
配布リスト、配布グループ、連絡先グループの違い
Microsoft や Outlook のエコシステムでは、配布リストや連絡先グループなどの用語が同じ意味で使用されていることがわかります。
これらは同じことを意味しますが、配布リストは Outlook アプリの古いバージョンで使用されます。
配布リストを参照するために、配布グループや連絡先リストなどの用語を使用する人もいます。
Office 365 サブスクリプションの場合、配布リストは組織全体を対象としています。
これらのリストは一元的に管理されるだけでなく、個人の電子メール アドレスではなく、組織の電子メールから電子メールを受信します。
逆に、連絡先グループは個人の Outlook メール アカウントで作成できます。
Web アプリから Outlook に配布リストを作成する
Web アプリから Outlook にアクセスしているときに、次の手順に従って連絡先リストまたは配布リストを追加できます。
- 開ける 見通し Web ブラウザで、 人々 アイコン。
- クリックしてください ドロップダウン矢印 それ以外 新しい連絡先 を選択する 新しい連絡先リスト.
- 画面にポップアップが表示されます。
- リストの名前を入力する必要があります。
- この配布リストに含めたいすべての人の電子メール アドレスを追加します。
- 必要に応じて、説明を追加することもできます。
- クリック 終わりを作成しました。 Outlook 配布リスト.
- グループにメールを送信するときは、グループ名を フィールドに.
Outlook デスクトップで配布リストを作成する方法
Windows に Outlook アプリがある場合でも、連絡先グループと呼ばれる配布リストを簡単に作成できます。 そこに Outlook 配布リストを作成する簡単な手順は次のとおりです。
- 開く Outlook アプリ を選択します。 人々 タブ。
- クリックしてください 新しい連絡先 ドロップダウン矢印。
- 選ぶ 連絡先グループ.
- そのグループまたはリストの新しいウィンドウが表示されます。
- の中に 名前欄、リスト名を追加します。
- クリック メンバーを追加 ボタン。
- どこから選ぶか (Outlook の連絡先、アドレス帳、電子メールの連絡先) このグループにユーザーを追加します。
- 誰かを選択し、 メンバー ボタンをクリックしてリストに追加します。
- 複数の人を同時に選択するには、 コントロール キーを押しながらすべての名前を選択します。
- 完了したら、 OK に戻る 連絡先グループ 窓。
- クリック 保存して閉じる 変更を適用します。
Outlook for Mac で配布リストを作成する方法
Outlook 配布リスト機能は、Mac ユーザーも利用できます。 したがって、次の手順で Outlook Mac で配布リストを作成できます。
- 開ける Outlook for Mac そして選択 人々.
- 選ぶ 新しい連絡先リスト 下 家 タブ。
- リストに名前を割り当てます。
- クリック 追加 ボタンをクリックして、含めたい連絡先の名前の最初の数文字を入力します。
- その名前を選択して追加します。
- 連絡先リストにない人を追加するには、電子メール アドレスを入力します。
- クリック 保存して閉じる すべての名前が正常に追加されたら、ボタンをクリックします。
結論
Outlook で配布リストを作成する方法がわかったので、多くの人にメールをシームレスに送信できます。
Windows と Mac のどちらを使用していても、次の手順に従って Outlook 配布リストを作成できます。
コメントして、Outlook で配布リストを設定した経験を共有できます。 リストを作成したら、 連絡先リストを共有する 別の Outlook ユーザーと。