各ドキュメントのコンテンツをパーソナライズしてクライアントや顧客に大量の電子メールまたはメールを送信するのに苦労している場合は、差し込み印刷が役立ちます. 差し込み印刷の場合、最適な組み合わせは Excel と Word です。 2 つの簡単な方法で Excel から Word に差し込み印刷する方法をここで見つけてください。
差し込み印刷は、デスクトップおよびラップトップ コンピューターで最も手頃な価格の事務自動化形式です。 1 つのドキュメントの Excel ファイルなどのデータベースからプレースホルダー テキストのデータをフェッチするように Microsoft Word アプリを構成するだけです。
一度設定すると、パーソナライズされた手紙、封筒、電子メール、ディレクトリ、住所ラベルなどをワンクリックで作成できます。 エクセルからワードへの差し込み印刷のやり方を学べば、請求書や月々の請求書、 サブスクリプションの詳細、および数百、数千の顧客向けのその他の多くの公式文書 クリックします。
Excel から Word で差し込み印刷を行う方法を学習することで、データが豊富な電子メールやメールを作成し、そのような文書を手動で作成する際にリスクとなる人的エラーを回避できます。 それでは、Excel から Word への差し込み印刷を行う方法から始めましょう。
Excel から Word に差し込み印刷する方法: 手動の方法
Excel から Word への差し込み印刷を行うには、2 つの方法があります。 1 つ目は、手動で 1 つのドキュメントにプレースホルダー テキストを追加し、Word が残りのメールまたは電子メールの残りを行う方法です。 手動差し込み印刷の手順については、こちらをご覧ください。
Excel ワークシートにデータ ソースを作成する
最初に、MS Word がテンプレート メール、メール、請求書などの差し込み印刷フィールドにデータを取得するデータベースを作成する必要があります。 1 人の受信者に関連するすべてのデータが 1 つの行で使用できるように、Excel データベースを作成する必要があります。
さまざまな列ヘッダーの下にある単一の行で、さまざまなデータを区切ることができます。 これらの列ヘッダーは、Word の差し込み印刷フィールドに対応するものとして機能します。 列ヘッダーは自由に作成できます。 ただし、後で列ヘッダーを少し編集して、Word のフィールドと一致させる必要があります。
Excel で差し込み印刷用のデータベースを作成するための基本的な手順を以下に示します。 このチュートリアルでは、小規模または在宅ビジネス向けの請求書を作成し、一括請求書を送信して、 高価なオンライン ソリューションやサード パーティに依存することなく、手頃な価格で何千人もの顧客に毎月の請求書を発行できます。 機関:
- 空の Excel ファイルを作成し、シート名を 請求書.
- このワークシートに差し込み印刷用のすべてのデータを入力する必要があります。
- 次に、差し込み文書に含めるアイテムを次のように作成します。 列ヘッダー. これらは次のように機能します。 差し込み印刷フィールド ワードで。
- 同じ行のそれぞれの列ヘッダーの下に、顧客名とその他すべての関連情報を入力します。 同じ顧客の行を変更すると、Word は差し込み文書に正しい情報を入力できなくなります。
- 顧客ベースが増加するにつれて、新しい顧客名を下に追加し始めることができます。 顧客列ヘッダー.
- また、特定の列ヘッダーの下に既存または新規顧客の新しいデータを追加できます。
- このデータベースを更新するたびに、Word の差し込み印刷により、追加用の新しい顧客文書が自動的に作成されます。 一部を削除する場合はクライアントを省略し、Excel からの情報に従ってドキュメントの数値を更新します。 データベース。
- Word の差し込み印刷は、Excel から数値の書式をインポートしません。 小数点、通貨記号などの数値書式要素を保持するには、特定の差し込み印刷フィールドに短いコードを挿入する必要があります。 このチュートリアルの後半で、コードとそれを使用するためのトリックについて説明します。
それでおしまい！ 差し込み印刷プロジェクト用の Excel データベースが正常に作成されました。 よくやった！ Microsoft Word で差し込み印刷テンプレートの作成を開始しましょう。
顧客用の電子メールまたはメールを作成する
まず、クライアントや顧客に送信する請求書の電子メールまたはメールの下書きを作成する必要があります。 レターには、以下に示すように、あなたに関する基本的な情報が含まれている必要があります。 これらは、すべての電子メールとメールに対して静的です。
- あなたの名前
- あなたの会社名
- 会社の住所
- 会社のロゴ（あれば）
- 署名欄
Excel から Word への差し込み印刷を行う
差し込み印刷フィールドを追加する Word テンプレートを作成したので、次の手順を見てみましょう。
- Word リボンの [差し込み文書] タブをクリックし、 差し込み印刷を開始.
- から ドロップダウンリストで、作成するドキュメントの種類を選択します。 選ぼう 電子メール メッセージ.
- ここで、もう一度クリックします メーリング でも今回は選ぶ 受信者を選択.
- ExcelからWordへの差し込み印刷を行いたいので、 既存のリストを使用する オプション。
- ここで、以前に Excel で作成した差し込み印刷データベースを見つけて、 請求書 のワークシート テーブルを選択 ダイアログボックス。
- これで、 フィールドの書き込みと挿入 コマンド グループが Word リボン メニューでアクティブになります > メーリング.
ここまでで、差し込み印刷用の Excel データベースを Word に接続しました。 次に、以下の差し込み印刷テンプレート ドキュメントに必要なフィールドを入力する方法を学習します。
- クリック ごあいさつ オプションを選択し、追加するあいさつ文を作成します。 の «グリーティングライン» プレースホルダー テキストが表示されます。
- これで、請求書の支払いに関する明細書を作成できます。 これは、すべての受信者に送信される静的ステートメントになります。
- あいさつ文の下に、次のような他の差し込み印刷フィールドを追加できます ユーザーの電子メール«Customer_Email»; 請求書番号: «Invoice_Number»; 請求日: «Invoice_Date»など
- 次に、 差し込みフィールドの挿入 差し込み印刷プロジェクトの動的コンポーネントの追加を開始するオプション。
- [差し込みフィールドの挿入] コマンドを使用すると、差し込み文書に追加した Excel データベースで使用できるすべての列ヘッダーが表示されます。 時間をかけて必要なフィールドを追加してください。
- たとえば、次の差し込み項目を追加できます。 «Services_Line_1»; «Date_Line_1»; «Amount_Line_1»; «Services_Line_2»; «Date_Line_2»; «Amount_Line_2»; «Amount_Total_».
- すべての動的フィールドを追加したので、締めの言葉と署名欄を追加してメールを閉じることができます。 繰り返しますが、これは静的コンポーネントになります。
- をクリックできるようになりました。 結果のプレビュー ボタンをクリックして、最初にマージされたドキュメントを表示します。
プレビューでわかるように、請求額には通貨や小数点が表示されていません。 これを解決するには、次の手順に従ってください。
- を右クリックします。 «Amount_Line_1» 差し込み印刷フィールドをクリックして フィールド コードの切り替え.
- これで、MERGEFIELD とフィールドが表示されます。
- 上の画像に示すように、次のコードを入力します。
#$0.00
- ここで、フィールドをもう一度選択して右クリックし、 フィールド コードの切り替え.
- 次に、プレビューを表示して、差し込み印刷が数値書式をインポートしているかどうかを確認します。
- 上記のコードを他の差し込み印刷フィールドに、次のような数字で入力できるようになりました «Amount_Line_2» と «Amount_Total_».
メール テンプレートで重要なデータを強調表示できるようになりました。 Word の差し込み印刷は、この差し込み印刷プロジェクトで作成する他のすべての文書の書式を保持します。
準備ができたら、 仕上げとマージ > 個々のドキュメントを編集する > 全て の中に レコードをマージする ダイアログボックス。 クリック OK Excel データベース内の顧客ごとにマージされたすべてのドキュメントを作成します。
Word の差し込み印刷は、結合された電子メールを含む新しい文書を作成します。 そのため、ファイルを個別に保存するか、すぐにメールを送信する必要があります.
Excel から Word に差し込み印刷する方法: 差し込み印刷ウィザード
差し込み印刷を行う 2 つ目の方法は、Microsoft Word の差し込み印刷ウィザードを使用することです。 ただし、これはトリッキーな方法です。 Word で使用可能な差し込み印刷フィールドに従って、Excel でソース データベースを変更する必要があります。 Word で自動差し込み印刷を試すには、次のことを行う必要があります。
- テンプレートの Word ドキュメントを作成し、 メーリング > 差し込み印刷を開始 > 作成するドキュメントのタイプ。
- 次に、 差し込み印刷を開始 もう一度選択してから ステップ バイ ステップの差し込み印刷ウィザード.
- 手順は、Word の右側のナビゲーション ウィンドウに 6 つの手順で表示されます。
- 最初のステップで示したタスクを実行してから、[次へ: ドキュメントの開始] をクリックしてウィザードに従います。
Excel から Word に差し込み印刷する方法: FAQ
Excel から Word にデータを自動的にマージするにはどうすればよいですか?
Word の差し込み印刷機能を使用すると、Excel から Word にデータを自動的にマージできます。 そのためには、Excel ファイルが必要です。 次に、新しい Word 文書を作成し、メールまたはメールの作成を開始します。 Excel から値をインポートする必要がある場所で、[差し込み印刷の挿入] フィールドをクリックし、必要な値を追加します。
これを行う前に、[メーリング] > [受信者の選択] > [既存のリストを使用] に移動して Excel データベースを追加し、Excel ファイルを選択する必要があります。 テンプレート文書を手動で作成したら、差し込み印刷を完成させると、Word は他のすべての電子メールまたはそれぞれの受信者用のメールを自動的に作成します。
Excel データから差し込み印刷を作成するにはどうすればよいですか?
連絡先の新しいリストまたは Outlook からの連絡先に対して通常行うように、Excel データから差し込み印刷を作成できます。 ただし、Excel ワークシートのデータを利用するには、次の手順に従います。
- Excel ファイルと Word の差し込み印刷テンプレートをローカル ストレージに保存します。
- Word ファイルを開き、[メーリング] をクリックします。
- ここで、[受信者の選択] オプションを選択し、[既存のリストを使用] をクリックします。
- Excel ファイルが存在するドライブに移動して選択し、[開く] をクリックします。
- それでおしまい！ 差し込み印刷用の Excel ファイルが正常にリンクされました。
差し込み印刷の 6 つのステップとは?
ステップバイステップの差し込み印刷ウィザードによると、Word での差し込み印刷の 6 つの手順は次のとおりです。
- 手紙、封筒、ディレクトリなどのドキュメント タイプを選択します。
- 現在のドキュメントまたは既存のドキュメントなどの開始ドキュメントを選択します
- 既存のリスト (Excel)、Outlook の連絡先、または新しいリストから受信者を選択します
- あなたの手紙を書く
- 手紙をプレビューする
- マージを完了する
結論
これで、手動の方法または Word の差し込み印刷ウィザードに従って、Excel から Word に差し込み印刷を行う方法がわかりました。 差し込み印刷ドキュメント、データベース、および必要なパーソナライズの程度に応じて、いずれかの方法を試してください。
Excel から Word で差し込み印刷を行う簡単な方法を知っている場合は、以下にコメントすることを忘れないでください。 あなたも知りたいかもしれません MS Word 差し込み印刷を使用して Excel からラベルを印刷する方法 と 複数のドキュメントからのコメントと変更をマージする.