1日で完了する必要のある電子メール、電話、およびタスクに終わりはないようです。 少しの助けなしにあなたの仕事を常に把握することは事実上不可能です。 正気を保ちながら生産性を向上させるために、テクノロジーに焦点を当てた8つの重要な職場ハックのリストを作成しました。
1. スマートフォンを「邪魔しない」に設定する
ほとんどの人は、ポケットの振動を感じたり、電話の柔らかいpingを聞いたりすると、すぐに電話をチェックする本能を持っています。 1日の重要な時間帯にスマートフォンをサイレントに設定するだけで、不要な気を散らすものを排除できます。
チャンスはそれが待つことができるものなら何でもです。
2. 「音声からテキストへ」を使用して口述する
話すことができるほど速くタイプできる人はほとんどいません。 DragonやIBMのWatsonなどのソフトウェアを利用することで、タスクをはるかに効率的に実行できるようになります。
現在、いくつかのバージョンが利用可能です。 したがって、医療分野のように特定の専門用語や専門用語がたくさんある業界にいる場合でも、あなたが言うすべての単語を認識するものを手に入れることができます。
3. ブルーライトフィルターまたはメガネを使用する
このハックは命の恩人になる可能性があります。 ますます多くの 研究 人間が青色発光光源の前で費やしている時間は悪影響を与える可能性があることを示しています。 これらは、頭痛や眼精疲労から睡眠の問題にまで及ぶ可能性があります。
ブルーライトグラスまたはモニターフィルターは、最小限のコストでこれらの問題を軽減するのに役立ちます。
4. オンライン電話会議プログラムを使用する
SlackやWhatsappのようなプログラムは、チームの生産性に大きなメリットをもたらす可能性があります。 それらは常に接続する機能を提供します。 これで、応答メールを待つ必要はありません。 必要なチームメンバーのみを含めるように個々のグループを設定できます。 デスクトップアプリケーションとモバイルアプリケーションがあるため、チームが現在どこにいるかに関係なく、会議を設定できます。
ビデオハングアウトが必要な場合は、MS Team、Zooom、Skype forBusinessなどの豊富なオプションがあります。 これらはすべて使いやすい形式を提供しているため、チームは共同で作業できます。
5. Outlookのカレンダーを共有する
このハックはおそらく見落としがちなものの1つです。 会議があるときはいつでも、最も適切な時間を見つけようとするのは面倒なことがあります。 Outlookカレンダーを共有するだけで、チームのすべてのメンバーが他のメンバーが何をしているのかを確認できます。 これにより、会議のスケジュールに必要なコミュニケーションの量が減り、追加のボーナスとして、全員の誕生日を簡単に思い出すことができます。
6. マクロを使用したワークフローの合理化
マクロを使用すると、1日の一部である反復的なタスクを合理化するのに非常に役立ちます。 MicrosoftSuiteとGoogleDocsは、どちらもカスタムマクロを実行できます。 彼らがあなたのために何ができるかを学ぶのに数分を費やして、あなたの生産性がすぐに上がるのを見ることができます。
7. 優先するToDoリストを毎日作成する
あなた自身とあなたのチームのために優先順位を付けられたやることリストを作成することによって、誰もが仕事に従事していることを確実にすることができます。
これを行うのに役立つ多くのアプリがあります。 お好みのアプリストアを検索するだけです。 次に、各ラインアイテムの期限を完了するために必要なすべてのリストを作成することから始めます。 次に、アイテムをカテゴリに分割します。 緊急かつ重要、重要であるが緊急ではない、緊急であるが重要ではなく、重要でも緊急でもない。
これを実行すると、何を実行する必要があり、何を待機できるかを簡単に決定できます。 認めましょう。私たちにできることの多くは、待つことができるものです。
8. テックブレイクを取る
これは技術的にはテクノロジーハックではありませんが、優れたメンタルハックです。 1時間に1回、少し休憩します。 机から起き上がって、ストレッチするか、ウォータークーラーまで歩いてください。 テクノロジーから数分間離れるだけで、リセットしてタスクをより効果的に進めることができます。
ただし、このハッキングには鍵があります。 電話に出たり、メールをチェックしたりして、テクノロジーを中断しないでください。
それは、テクノロジーからの脱却ではなく、タスクからの脱却です。 試してみてください。1時間に1回起きられない場合は、 20-20-20ルール. これは、20分ごとに休憩を取り、20フィート離れた場所に20秒間焦点を合わせます。 数秒間遠くの何かに焦点を合わせるだけで、集中力を保つことができます。
最終的な考え
今日の世界では、私たちは皆、できる限り効果的になるように努めています。 これらのハックを試してみてください。 あなたは絶対にあなたの生産性の増加を見るでしょう。