Microsoft Excel は、顧客の連絡先と住所情報を保存するための優れたツールであり、連絡先のメーリング アドレス リストを作成および整理するのに最適です。 ただし、Microsoft Excel で作成した住所録から封筒やグリーティングカードなどのラベルを印刷する場合は、Microsoft Word の「差し込み印刷」機能を使用する必要があります。
具体的には、Microsoft Word は、Excel ワークシートからラベルを簡単に作成および印刷できる「差し込み印刷」と呼ばれる強力な機能を提供します。
このガイドでは、Microsoft Excel で宛先リストを作成する方法と、Microsoft Word の「差し込み印刷」機能を使用してこのリストからラベルを印刷する方法を段階的に説明します。
Word 差し込み印刷を使用して Excel アドレス帳ファイルからラベルを印刷する方法。
ステップ1。 ラベル印刷用に Excel でメーリング リストを準備します。
宛名ラベルを作成して印刷する前に、Excel で住所リストを正しく設定する必要があります。 これには、ラベルに追加する各要件要素 (姓、名、住所、郵便番号など) の列ヘッダーを入力することが含まれます。
Excel で宛名ラベルを印刷するための住所リストを作成する方法を見てみましょう。
1. Microsoft Excel を開き、新しいワークブックを作成します。
2. 受信者のアドレスに含める必要がある項目ごとに、次の列ヘッダーを入力します。
- ファーストネーム
- 苗字
- 住所
- 市
- 州
- 郵便番号
3. 次に、各列ヘッダーの下にそれぞれの情報を入力します。
4. 完了したら、空の行や列がないことを確認し、ワークシートを保存します。
ステップ2。 メーリング リストに名前を付けます (オプション)。
Excel でメーリング リストを作成した後、名前を付けると便利です。 データ セットに名前を付けると、差し込み印刷のために Word 文書にデータ セットを接続するときに簡単に参照できるようになります。
1. メーリング リストに名前を付けるには、ヘッダーを含むアドレスのリストを選択します。
2. に行きます 数式 タブをクリックして 名前の定義 「定義名」グループから。
3. テーブルの名前を入力します。 名前 ボックスをクリックして わかりました.*
* 注記： 名前が複数の単語で構成されている場合は、単語の間にアンダースコア「_」を使用し、スペースやハイフンの使用は避けてください。
4. 保存 そして 近い マイクロソフトエクセル。
ステップ3。 Word で差し込み文書を設定します。
次に、ラベルを印刷するために、Microsoft Word で差し込み文書を設定します。
1. 空の Word 文書を開きます。
2. から 郵送物 タブ、クリック 差し込み印刷を開始する そして、 ラベル ドロップダウン メニューからオプションを選択します。
3. ラベルのベンダーと製品番号を選択してください ラベルオプション ダイアログウィンドウ。
4. 次に、 詳細 ウィンドウの左下隅にあるボタン。
5. 必要に応じてラベルの余白、高さ、幅、ピッチ、サイズを調整し、 をクリックします。 わかりました.
6. その後、クリックしてください わかりました [ラベル オプション] ダイアログで変更を保存します。
ステップ4。 Excel と Word 間のファイル形式変換を有効にします。
Word 文書をアドレス一覧を使用して Excel ワークシートに接続するには、2 つの Microsoft プログラム間のファイル形式変換が有効になっていることを確認する必要があります。
1. Word で、 ファイル タブをクリックし、選択します オプション 左側のサイドバーの下部にあります。
2. [Word のオプション] ウィンドウで、 高度な 左側のペインで。
3. ここで、下にスクロールして、 属l セクションを確認してください。 開くときにファイル形式の変換を確認する オプションを選択してクリックします わかりました.
ステップ5。 ラベルの Excel アドレス リストを選択します。
次に、Word 文書を Excel のアドレス リストに「リンク」します。
1. Word 文書で、 郵送物 もう一度タブをクリックし、 受信者の選択 そして選択してください 既存のリストを使用する ドロップダウン メニューから。
2. メーリング リストを含む Excel ファイルを見つけて選択し、クリックします。 開ける.
3. [データ ソースの確認] ダイアログ ボックスで、次を選択します。 OLE DB データベース ファイル そしてクリックしてください わかりました。
4. 次に、名前付きメーリング リストまたはアドレス リストを含むワークシートを選択し、 わかりました.
5. Word 文書には、「」を示す住所ラベルが入力されます。次のレコード".
ステップ6。 差し込み印刷の受信者リストを編集します。
Word 文書を Excel メーリング リストにリンクしたら、最終的な結合の前に、必要に応じて受信者リストの確認と編集に進みます。
1. で 郵送物 タブ、クリック 受信者リストの編集.
2. [差し込み印刷の受信者] ウィンドウには、アドレス リストのすべての受信者が表示されます。 必要に応じて、含めたくない受信者の横にあるチェックボックスをオフにして、受信者の並べ替え、フィルター、または削除に進みます。 次に、クリックします わかりました 確認するために。
ステップ7。 差し込み印刷フィールドのカスタマイズ (ラベル項目)
次に、必要に応じてラベル項目とその外観をカスタマイズします。
1. クリックしてください アドレスブロック のオプション 郵送物 タブの「フィールドの書き込みと挿入」グループ。
2. 続いて、「受信者の名前をこの形式で挿入する」の下にある利用可能なオプションのリストから希望する形式を選択して、受信者の名前の形式を指定します。
3. 次に、 フィールドの一致 ボタンをクリックして、Excel アドレス リストの適切なフィールドを照合します。
4. [フィールドの一致] ウィンドウで、ラベルの必須フィールドが Excel アドレス一覧の対応するフィールド (列ヘッダー) に正しくマッピングされていることを確認します。
一致しない場合は、各フィールドの横にあるドロップダウン ボタンを使用して、Excel アドレス リストの正しい列見出しを選択します。 次に、クリックします わかりました 一致を確認します。
5. 次にクリックします わかりました もう一度クリックして変更を適用します。
6. さて、 «アドレスブロック» プレースホルダーは最初のラベルに表示されます。
7. クリック ラベルを更新する (上で 郵送物 タブ) をクリックして、Word 文書内の他のすべてのラベルを更新します。
ステップ8。 ラベルをプレビューし、差し込み印刷を完了します。
ここで、印刷後のラベルがどのように見えるかを見てみましょう。
1. [メール] タブで、 結果のプレビュー ボタン。
2. 次に、印刷した場合にラベルがどのように表示されるかを見てみましょう。 外観を変更したい場合は、最初のラベルを選択し、テキストの書式設定ツールを使用します。 家 タブ。 完了したら、クリックします ラベルを更新する で 郵送物 すべてのラベルに書式設定を適用します。
3. すべてが見えたら わかりましたに行きます。 郵送物 タブで、 仕上げと結合 オプションを選択してください 個々のドキュメントを編集する ドロップダウン メニューから。
4. [新しいドキュメントに結合] ウィンドウで、次を選択します。 全て 「レコードを結合」の下でクリックします わかりました.
5. Excel アドレス一覧から生成された宛名ラベルを含む新しい文書が表示され、他の Word 文書と同様に、この文書を編集、書式設定、印刷、保存できます。
ステップ9。おまけのヒント: ラベルに枠線を追加します。 (オプション)
ラベルを簡単にカットできるようにするには (まだカットされていない場合)、ラベルに枠線を追加します。
1. クリック プラス (+) ドキュメントの左上にある アイコンをクリックして、すべてのラベルを選択します。
2. 次に、 国境 フローティングメニューのアイコンをクリックして選択します すべての国境 オプションから。
3. 各ラベルの間に枠線が追加されるので、簡単にカットできます。
4. これで、ラベルを印刷する準備が整いました。
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