Macでメールをアーカイブおよびバックアップする方法

雑然とした受信トレイが好きな人はいません。 ただし、削除するのが怖いという理由だけで、古いメールを受信トレイに保存しておく必要はありません。 Macのメールアプリは、最も人気のあるメールアプリと同様に、メールをアーカイブして、永久に失うことなく受信トレイから隠すことができます。

受信トレイに大掃除が必要で、重要なものを削除する必要がある場合は、以下でメールをアーカイブする方法を確認してください。 また、メールをローカルでバックアップする方法も紹介します。これにより、メールアカウントを削除してもメールが失われることはありません。

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メールアプリでのアーカイブとはどういう意味ですか？

メールを削除するとどうなるかは誰もが知っています。そのメッセージはゴミ箱フォルダに移動してから、しばらくすると永久に消えてしまいます。

対照的に、Macでメールをアーカイブすると、別のフォルダに移動しますが、削除されることはありません。 アーカイブフォルダを参照することで、アーカイブされたすべての電子メールをいつでも表示できます。 あなたがそれらを削除することを選択するまで、それらはそのフォルダにとどまります。

さらに便利なことに、 メールアプリでメッセージを検索する アーカイブされたメールと受信トレイを自動的に検索します。

メールをファイリングキャビネットに保管するようなアーカイブを考えてみてください。 もう一度見る必要はありませんが、必要に応じて入手できます。

請求書、予約確認書、カスタマーサポートのメール、および今後再度参照する必要がある可能性のあるその他の公式文書をアーカイブすることをお勧めします。

メールアプリでメールをアーカイブする方法

macOSメールアプリでのメールのアーカイブは簡単です。 受信トレイでメールを選択して、 アーカイブ メッセージプレビューの上にあるアイコンは、収納ボックスのように見えます。

Macのキーボードの上にタッチバーがある場合は、 アーカイブ メールを選択するとタッチバーに表示されるアイコン。

または、メールをControlキーを押しながらクリックして、 アーカイブ ポップアップメニューから。

メールを選択してに移動することもできます メッセージ>アーカイブ メニューバーから。

または、そこにいるパワーユーザーの場合は、電子メールを選択してを押します Ctrl + Cmd + A すぐにアーカイブします。

デフォルトでメッセージをアーカイブする

メッセージをスワイプしてアーカイブする場合は、それをメールを破棄するためのデフォルトのアクションとして設定する必要があります。 これを行うには、を起動します 郵便 アプリに移動します メール>設定 メニューバーから。 に移動します 表示 タブをクリックし、 破棄されたメッセージを移動する にライン アーカイブ.

これで、メールを2本の指で左にスワイプして、メールをすばやくアーカイブできます。

アーカイブをデフォルトのアクションとして設定すると、Macの通知から直接メールをアーカイブできるようになります。 これを行うには、をクリックします オプション>アーカイブ メールアラートが右上隅に表示されたとき。

このオプションが表示されない場合は、 システム環境設定>通知 確認してください アラート のためにオンになっています 郵便.

メールアプリでアーカイブされたメールを見つける方法

メールを削除するのではなくアーカイブすることの主な利点は、将来必要になった場合にメールを簡単に見つけられることです。 する方法はいくつかあります Macでアーカイブされたメールを探す あなたがそれらを必要とするならば。

macOSでメールをアーカイブすると、メールアプリはメールアカウントにアーカイブフォルダーを作成します。 そのアカウントからアーカイブすることを選択した他のすべての電子メールも、このフォルダーに入ります。

メールは、メールアカウントごとに個別のアーカイブフォルダを作成します。 ただし、[すべてのアーカイブ]フォルダーで、すべてのアカウントからのすべてのアーカイブされた電子メールを同時に表示することもできます。

アーカイブされた電子メールを見つける最も簡単な方法は、 虫眼鏡 メールアプリの右上隅にあるアイコン。

結果のリストには、各電子メールの場所が表示され、アーカイブフォルダーからの電子メールが検索語に一致する場合はそれらが含まれます。

または、アーカイブフォルダをサイドバーに追加し、手動でスクロールしてメールを見つけることもできます。

サイドバーにアーカイブフォルダが表示されない場合は、[ 追加 横のボタン お気に入り. 次に、追加することを選択します すべてのアーカイブ ドロップダウンメニューのメールボックスのリストから、をクリックします わかった.

今クリック すべてのアーカイブ サイドバーで、アーカイブされたすべての電子メールを表示します。

サイドバーがまったく表示されない場合は、を押します Shift + Cmd + M それを明らかにする。

Macでメールをバックアップする方法

メールを使用してMacでメールをアーカイブする場合、それらのメールは引き続きメールプロバイダーのサーバーに保存されます。 つまり、メールアカウントを削除したり、パスワードを忘れたりすると、アーカイブされたすべてのメールが失われます。

もちろん、これはあまり頻繁には起こりません。 ただし、アーカイブされた電子メールが失われないようにする場合は、それらのローカルバックアップも作成する必要があります。

これは、メールアプリからアーカイブメールボックスをエクスポートすることで簡単に実行できます。

これを行うには、 郵便 そしてcontrolキーを押しながらクリックします アーカイブ また すべてのアーカイブ サイドバーのメールボックス、次に選択します メールボックスのエクスポート.

エクスポートしたアーカイブメールの保存先を選択してください。 何年にもわたってアーカイブしたメールの数と、大きな添付ファイルの数によっては、エクスポートされたメールボックスがMacのかなりのスペースを占める可能性があります。

この方法でメールボックスをエクスポートしても、メールアカウントからメッセージが削除されることはなく、Mac上にそれらのメールのローカルコピーが作成されるだけです。

アーカイブされた電子メールの最新のバックアップを保持するために、メールボックスを定期的にエクスポートする必要があります。

Macでメールを使用するためのさらに多くのヒントを学ぶ

Macでメールをアーカイブすることは、重要なメッセージへのアクセスを失うことなく、メールの受信トレイを整理するための優れた方法です。 ただし、電子メールのアーカイブは、Macでのメールの使用方法を改善するための1つの方法にすぎません。

のリストをチェックしてください メールのヒントとコツ ツールバーをカスタマイズする方法、受信する通知の数を減らす方法、メールボックス自体を整理するためのスマートルールを導入する方法など、より便利なことを学びます。