თქვენი მოწყობილობებიდან შემოსული და გამომავალი ამდენი ციფრული ინფორმაციის გამო, ელექტრონული ფაილების მართვა საკმაოდ რთული ამოცანაა. ეს ფაილები გადადის ერთი ადგილიდან მეორეზე უწყვეტად და ხშირად ნაჩქარევად. კარგია, რომ ტექნოლოგიამ დაიპყრო ეს საკითხები.
ფაილის ორგანიზაცია 101
ტექნოლოგია გაზიარებას, შენახვას და მოძიებას ეფექტურს და ნაკლებ პრობლემას ხდის. საჭირო ფაილებზე უწყვეტი წვდომა უკვე შესაძლებელი გახდა. ეს სტატია განიხილავს რამდენიმე არსებით რჩევას, რომელიც დაგეხმარებათ გააუმჯობესოთ თქვენი ფაილების მართვის ეფექტურობა და დაგეხმარებათ საგნების დახარისხებაში.
1. გააუმჯობესეთ თქვენი ფაილების გაზიარების პროცესი
როდესაც საუბრობთ ფაილების ეფექტურ ორგანიზაციაზე, თქვენ არ საუბრობთ მხოლოდ შენახვაზე. უმჯობესია, მიხედოთ, თუ როგორ ამუშავებთ, აგზავნით ან უზიარებთ ამ დოკუმენტებს დეპარტამენტის წევრებს.
ერთი, ფაქსი არის დოკუმენტების გაზიარების სტანდარტული მეთოდი, რომელსაც ყველა კორპორატიულ სამყაროში ყოველდღიურად ახორციელებს. ინსტიტუტები, რომლებიც მიეკუთვნებიან ფინანსებს, სამართალს და მთავრობას, როგორც წესი, იყენებენ ამას, როგორც კომუნიკაციის ერთ-ერთ ინსტრუმენტს. რა მოხდება, თუ არსებობს საშუალება, რომ მაქსიმალურად გაზარდოს მისი პოტენციალი, ხოლო ფაილის გაზიარება ეფექტური პროცესია, როგორიცაა ფაქსი ფაქსის აპარატის გარეშე? ეს არ დაგეხმარება თქვენი ოფისის გარშემო საქმის ორგანიზებაში?
თუ ფაილების გაზიარების პროცესი ხდება სამუშაო ადგილზე, შეგიძლიათ შექმნათ ფაილების სერვერი ან ფაილების გაზიარების ქსელი. ეს დაეხმარება ადამიანებს, რომლებსაც აქვთ წვდომა, მიიღონ თავიანთი ფაილები.
2. შეინახეთ დოკუმენტები ერთ ადგილას
ფაილების ორგანიზების საკითხი უკვე დიდი ხანია აწუხებს ბიზნესს. ეს მზარდი შეშფოთებაა კომპანიებს შორის, რადგან მათი ელექტრონული ფაილების დიდი რაოდენობა ხშირად ცდება შენახვისა და გადაცემის დროს. ეს საკითხი კიდევ უფრო ართულებს სიტუაციას, რადგან ბიზნესები ხშირად უზიარებენ ბევრ ფაილს თანამშრომლებთან.
ამის წინააღმდეგ საბრძოლველად, ექსპერტები გვთავაზობენ ერთი root საქაღალდის შექმნას, რომელიც საშუალებას მოგცემთ მარტივად წვდეთ ფაილებზე, რომელთა აღდგენასაც ცდილობთ. ამ მეთოდით, შეინახეთ ყველა თქვენი სამუშაო ფაილი საქაღალდეში. კომპიუტერის მომხმარებლებისთვის ნაგულისხმევად არის My Documents.
საზიარო გარემოში, თქვენ ასევე შეგიძლიათ შექმნათ Shared Documents საქაღალდე. ორივე პროცესი საშუალებას აძლევს თქვენს კოლეგებს, თავიდანვე იპოვონ ძირითადი ფაილები. გარდა ამისა, ამის გაკეთება გზას უხსნის მარტივი სარეზერვო და არქივის შექმნას, როდესაც საცავის სივრცეები მცირდება.
ასევე წაიკითხეთ: 13 საუკეთესო უფასო ფაილების მენეჯერი Windows 10-ისთვის 2021 წელს
3. მოერიდეთ ფაილების თქვენს სამუშაო მაგიდაზე შენახვას
ეს თემა ზემოაღნიშნული მეორე პუნქტის გაგრძელებაა. გახსოვდეთ, თქვენი დესკტოპი არ უნდა იყოს თქვენი ფაილების ძირითადი შენახვის ადგილი. ამის ნაცვლად, ის უნდა იყოს მოწესრიგებული და მოწესრიგებული. ბევრი ფაილის განთავსებამ და მათი მიტოვება შეიძლება მთელ სივრცეს დაბინძურებულად გამოიყურებოდეს.
გარდა ამისა, შეიძლება ჩანდეს, რომ თქვენი საოპერაციო სივრცის გაწმენდა შეიძლება იყოს შრომატევადი. ძალიან დეზორგანიზებული დესკტოპისთვის, რეკომენდებულია აპლიკაციების გამოყენება, რომლებიც ხელს უწყობენ თქვენი დოკუმენტების გასუფთავებასა და დახარისხებას.
4. დაიცავით დამკვიდრებული ფაილების დასახელების სახელმძღვანელო მითითებები
სამუშაოს შენახვამდე ფაილები თქვენს ღრუბლოვან საცავში ან root საქაღალდეში, შეეცადეთ დააკვირდეთ მათ დადგენილ ფაილების დასახელების სქემებს. ჩვეულებრივ, კომპანიები შეეცდებიან გადაჭრას უთანხმოება ათასობით დოკუმენტს შორის, რომლებიც მოძრაობენ თითოეულ განყოფილებაში, ფაილების დასახელების წესებისა და მითითებების დადგენით. გაითვალისწინეთ ნაცნობი სიმბოლოები, როგორიცაა ქვედა ხაზი, ტირე და წერტილები.
ასევე რეკომენდებულია სტანდარტული აბრევიატურებისა და აღწერითი სახელების გამოყენება. არ დაგავიწყდეთ თარიღების დამატება და, საჭიროების შემთხვევაში, იყავით კონკრეტული. ფაილების დასახელების მიზანია შინაარსის სწორად გადმოცემა მათი გახსნის საჭიროების გარეშე. თქვენ შეგიძლიათ დაიცვას რამდენიმე სტანდარტული დასახელების კონვენცია, როგორიცაა შემდეგი:
- დოკუმენტის თარიღის მიხედვით;
- დოკუმენტის ტიპის მიხედვით; და
- განყოფილების ან კომპანიის მიხედვით.
მაგალითად, თუ ფაილი ეხება ვადაგადაცილებულ წერილს, შეგიძლიათ მიიღოთ ის, რაც სათანადოდ შეესაბამება თქვენს შეტყობინებას. თუ ეს ყველაფერი შეიძლება ზედმეტი მოგეჩვენოთ, ყოველთვის შეგახსენებთ, რომ ეს მცირე დეტალები დაგეხმარებათ ფაილის იდენტიფიკაციასა და მოძიებაში.
ასევე წაიკითხეთ: 11 საუკეთესო ფაილების გამანადგურებელი პროგრამა Mac-ისთვის 2021 წელს
5. რეგულარულად შეასრულეთ ფაილების სარეზერვო ასლები
მონაცემთა სარეზერვო ასლების შესრულება გადამწყვეტი ნაწილია ბიზნეს პროცესების გლუვი ნაკადისა და უწყვეტობის უზრუნველსაყოფად. ის იცავს კომპანიას ისეთი სამწუხარო მოვლენებისგან, როგორიცაა მონაცემთა დაკარგვა, რაც შეიძლება იყოს შემდეგი:
- მავნე პროგრამების შეტევა;
- დისკების დაზიანება;
- მოპარული შენახვის დისკები;
- გამოსასყიდის შეტევა;
- შენახვის ანგარიშების გატეხვა; და
- ფაილის წაშლა.
ამ ნივთების თავიდან აცილება შესაძლებელია, თუ თქვენ შექმნით სარეზერვო პროტოკოლს. თქვენი ბიზნესისთვის საკმარისი დაცვის უზრუნველსაყოფად, თქვენ უნდა დანერგოთ მონაცემთა ყოვლისმომცველი სარეზერვო სისტემა, შემდეგი პროცესების შემდეგ:
- რეგულარულად შეასრულეთ მონაცემთა სარეზერვო ასლები;
- მონაცემთა შენახვა დისკებზე და ღრუბლოვან სერვისებზე; და
- გქონდეთ პაროლი საქაღალდეებისა და ფაილებისთვის
- შეინახეთ შენახვის დისკები პირად ადგილას.
თუ მონაცემთა რაიმე დაკარგვა გამოიწვევს ბიზნესში ჩარევას, შექმენით საჭირო დოკუმენტების სარეზერვო ასლი. წაშლილი ფაილები აღდგება თუ დააინსტალირეთ აღდგენის პროგრამა. თუმცა, ბიზნეს ტრანზაქციის გარკვეული დეტალები, სავარაუდოდ, შეუქცევადია, თუ შენახვის ფაილები გატეხილია, დაზიანებულია ან დაკარგულია.
6. წაშალეთ ძველი, არასაჭირო ფაილები
ძველი ფაილების წაშლა შეიძლება ნერვების მომშლელი იყოს. ამასთან, თქვენ ასევე უნდა გაითვალისწინოთ ეს არასაჭირო დოკუმენტები, რომლებიც აფუჭებს ისედაც არეულ ფაილურ სისტემას. შეამოწმეთ თქვენი კომპანიის მითითებები ფაილების წაშლის შესახებ და დარწმუნდით, რომ აღარ დაგჭირდებათ ეს ბიზნეს ფაილები.
თუ არ ხართ დარწმუნებული, შექმენით საქაღალდე თქვენს root საქაღალდეში და დაარქვით მას „უმოქმედო“ ან „ძველი“. შეინახეთ ეს ძველი ფაილები საქაღალდეში შესანახად, სანამ არ დარწმუნდებით, რომ ისინი აღარ გამოიყენებენ.
7. შექმენით მალსახმობები და ფავორიტები
ეს ფუნქციები შესანიშნავია ფაილებისა და საქაღალდეებისთვის, რომლებსაც ყოველდღიურად იყენებთ. იმის ნაცვლად, რომ გათხაროთ თქვენი გზა მრავალი შენახვის ადგილის მეშვეობით, შეეცადეთ შექმნათ წვდომა ამ ფაილებზე. ეს შეიძლება იყოს Finder ჩანართის ირგვლივ Mac-ის მომხმარებლებისთვის ან File Explorer-ის გვერდითი ზოლის გარშემო, თუ კომპიუტერს იყენებთ. ამ ოფციების გამოყენება თქვენს ფაილში ძიებას აჩქარებს.
ასევე წაიკითხეთ: 22 საუკეთესო უფასო დრაივერის განახლება Windows 10, 8, 7-ისთვის 2021 წელს [განახლებულია]
დახურვის აზრები: ორგანიზაცია არის გასაღები
ყოველთვის მნიშვნელოვანია გვახსოვდეს, რომ უმჯობესია შეინახოთ თქვენი ფაილები განახლებული და ორგანიზებული, რათა შეინარჩუნოთ თანმიმდევრულობა, სადაც არ უნდა ინახოთ თქვენი დოკუმენტები. თქვენი მთავარი მიზანი აქ არის გარანტია, რომ კვლავ შეგიძლიათ იპოვოთ ის, რასაც ეძებთ მისი შექმნის შემდეგ, ფაილების მართვის სისტემაში.
უფრო მეტიც, ელექტრონული ფაილების სათანადო მართვა და ორგანიზება უდავოდ მნიშვნელოვანია საერთო გარემოს დაყენებაში. თუ თქვენი კოლეგები არ არიან გარშემო, შეგიძლიათ სწრაფად იპოვოთ და წვდომა იქონიოთ მათ მიერ შექმნილ ფაილებზე.
თქვენი ყოველდღიური დავალებების შესრულებისას გაითვალისწინეთ აქ ნახსენები იდეები თქვენი ფაილების დასალაგებლად. გრძელვადიან პერსპექტივაში, ეს მოსახერხებელი იქნება თქვენთვის და თქვენი ორგანიზაციისთვის.