როგორ შევქმნათ ჩამოსაშლელი სია Excel-ში

მონაცემთა შეყვანის ამოცანები უნაკლო და სწრაფი რომ გახადოთ, თქვენ უნდა ისწავლოთ როგორ გააკეთოთ ჩამოსაშლელი სია Excel-ში.

Excel არის მონაცემთა შეყვანის ძლიერი პროგრამა. თქვენ შეგიძლიათ გამოიყენოთ ის პირადი და პროფესიონალური მონაცემების შეყვანის საჭიროებისთვის, როგორიცაა საოფისე მასალების სიების შექმნა, საყოფაცხოვრებო ნივთების სიების შექმნა, მცირე ბიზნესის ან სახლის ინვენტარის შექმნა და მრავალი სხვა.

მონაცემთა შეყვანის ნებისმიერ სამუშაოში, თქვენ უნდა შეიყვანოთ მცირე მონაცემები, როგორიცაა სახელები, მისამართები, რაოდენობა, მდებარეობა, ფასები და ა.შ. როდესაც ვინმე ამოწმებს ამ მონაცემთა ბაზას, მას შეიძლება სურდეს შეიყვანოს ისეთი კომენტარები, როგორიცაა აუდიტი, მომლოდინე აუდიტი, ნაპოვნი შეცდომა და ა.შ.

თუ თქვენ ან თქვენი თანამშრომელი დაიწყებთ ამის გაკეთებას ხელით, მიზნის მიღწევას რამდენიმე დღე დასჭირდება. აქედან გამომდინარე, თქვენ უნდა მოახდინოთ Excel ფურცლის ავტომატიზაცია, სადაც იწერთ მონაცემებს. Excel-ის ჩამოსაშლელი სიის ბრძანება არის ძირითადი ავტომატიზაცია, რომელიც შეგიძლიათ გამოიყენოთ Excel-ისთვის Visual Basic კოდირების სწავლის გარეშე. წაიკითხეთ, რომ გაიგოთ როგორ გააკეთოთ სია Excel-ში ჩამოსაშლელი ღილაკით.

რა არის ჩამოსაშლელი სია Microsoft Excel-ში?

Excel-ის ჩამოსაშლელი სია არის Excel აპლიკაციის მონაცემთა გადამოწმების ინსტრუმენტი. ის მოითხოვს, რომ აირჩიოთ დიაპაზონი ან მონაცემთა სია ჩამოსაშლელი სიისთვის. შემდეგ უბრალოდ გამოიყენეთ მონაცემთა Validation ბრძანება ჩამოსაშლელი სიისთვის სამიზნე უჯრედში ან უჯრედის დიაპაზონში, რათა მიიღოთ შემოთავაზებები მონაცემთა შეყვანისთვის.

ჩამოსაშლელი სიები გამორიცხავს გამოცნობას მონაცემთა შეყვანის ამოცანიდან. ასევე, თქვენ დაუშვებთ ნულოვან შეცდომას და სხვა შეცდომებს Excel-ის ჩამოსაშლელი სიის ფუნქციის გამოყენებისას. ის ასევე არის ყველაზე ფართოდ გამოყენებული მონაცემთა შეყვანის ავტომატიზაციის ინსტრუმენტი Microsft Excel-ზე.

აქ არის რამდენიმე სცენარი, სადაც შეგიძლიათ გამოიყენოთ ეს მონაცემთა Validation ბრძანება:

• თქვენ ქმნით მონაცემთა ბაზას Excel-ზე და გჭირდებათ მონაცემთა შეყვანის ოპერატორები, რომ აკრიფოთ საჭირო მონაცემები, ნაგვის გარეშე.
• გსურთ, რომ მონაცემთა შეყვანის ოპერატორებმა გამოიყენონ მხოლოდ კატეგორიზებული მონაცემები Excel-ის სამუშაო ფურცელში ინფორმაციის შეყვანისას.
• თქვენ ქმნით უფასო ონლაინ ან ოფლაინ ფორმებს Excel-ზე და გსურთ, რომ მომხმარებელმა შეიყვანოს მონაცემები ხელმისაწვდომი მხოლოდ ფორმაში და სხვა არაფერი.
• თქვენი მონაცემთა ბაზა მოიცავს განმეორებით სახელებს, ტელეფონის ნომრებს, მისამართებს და ა.შ. ასევე, ამ მონაცემებიდან გამომდინარე, თქვენ იხდით გადასახადებს ან ინვოისებს. აქედან გამომდინარე, სიზუსტე ძალიან მნიშვნელოვანია პროექტისთვის. ასეთ შემთხვევაში, თქვენ უნდა გამოიყენოთ ჩამოსაშლელი სიები Excel-ში.
• თქვენ ქმნით Excel-ის ფურცელს საყოფაცხოვრებო ნივთებისთვის და გსურთ, რომ ოჯახის წევრებმა ჩანაწერები განახორციელონ მხოლოდ ნივთების დაშვებული სიიდან.
• თქვენს მონაცემთა შეყვანის გუნდს ძალიან უყვარს კლავიატურის მალსახმობების გამოყენება და ამისათვის Excel-ის ჩამოსაშლელი სიები გთავაზობთ შეუდარებელ კომფორტს.
• თქვენ აწარმოებთ საოფისე მასალების ან შესყიდვების მოთხოვნის მონაცემთა ბაზას და გსურთ მხოლოდ თანამშრომლებმა შექმნან შესყიდვის მოთხოვნები წინასწარ დამტკიცებული საკანცელარიო ნივთების, IT აპარატურის ან აქსესუარების შესახებ.

Excel-ში ჩამოსაშლელი ისრებით სიის შედგენის ორი გზა არსებობს. ერთი იყენებს წინასწარ კონფიგურირებულ მონაცემთა დიაპაზონს, მეორე კი ხელით აკრიფებს ვარიანტებს. იპოვეთ ქვემოთ მოცემული ნაბიჯები Excel-ში ყველაზე ავტომატიზირებული ჩამოსაშლელი მენიუსთვის:

• შექმენით ახალი სამუშაო ფურცელი Excel-ში და დაასახელეთ Მონაცემთა ბაზა.
• ახლა შექმენით სვეტის სათაური უჯრედში A1 ტიპის ან სხვა სახელის მიხედვით, რომელიც მოგწონთ. მაგალითად, ჩამოსაშლელ მენიუს ვაძლევ სვეტის სათაურს IT აპარატურა ამ სახელმძღვანელოში.
• ახლა, დააკოპირეთ და ჩასვით მონაცემები სხვაგან ან ხელით ჩაწერეთ, რათა შეავსოთ უჯრედები სვეტის სათაურის ქვემოთ ჩამოსაშლელ მენიუში თქვენთვის სასურველი ნივთებით.
• მე ვკრეფ IT მოწყობილობის შეძენის მოთხოვნის ვარიანტებს, როგორიცაა მონიტორი, დინამიკი, ოპერატიული მეხსიერება, CPU, PC Case, GPU, PSU და ა.შ.

ჯერჯერობით, თქვენ წარმატებით შექმენით მონაცემთა ბაზა, საიდანაც Excel მონაცემთა Validation ბრძანება აჩვენებს ჩამოსაშლელი სიის ვარიანტებს ან არჩევანს. ახლა, მოდით შევქმნათ ჩამოსაშლელი სია აქ ნახსენები ნაბიჯების შემდეგ:

• აირჩიეთ უჯრედი, სადაც გსურთ ჩამოსაშლელი სიის შექმნა Excel-ში.
• ახლა დააწკაპუნეთ მონაცემები ჩანართი on Excel ლენტის მენიუ.
• ში მონაცემთა ინსტრუმენტები ბრძანების განყოფილება, დააწკაპუნეთ მონაცემთა დადასტურება ჩამოსაშლელი ისარი.
• კონტექსტური მენიუ გაიხსნება რამდენიმე ვარიანტით. აირჩიეთ მონაცემთა დადასტურება.
• ახლა თქვენ უნდა ნახოთ მონაცემთა Validation ბრძანება ინსტრუმენტი სამუშაო ფურცელზე, სადაც გსურთ დაამატოთ ჩამოსაშლელი სია Excel-ისთვის.
• იგი შეიცავს სამ ჩანართს. ეს არის შეყვანის შეტყობინება, პარამეტრები და შეცდომის გაფრთხილება.
• დააწკაპუნეთ პარამეტრები.
• Ქვეშ ვალიდაციის კრიტერიუმები ვარიანტი, დააწკაპუნეთ ჩამოსაშლელ სიაზე ქვემოთ დაშვება მენიუ.
• აირჩიეთ სია ჩამოსაშლელიდან.
• ნაგულისხმევად, უჯრედში ჩამოსაშლელი და ცარიელის იგნორირება გამშვები ნიშანი უნდა შემოწმდეს. თუ არა, შეამოწმეთ ისინი.
• დააწკაპუნეთ ზემოთ ისარზე წყარო ველი. The მონაცემთა დადასტურება დიალოგური ფანჯარა ახლა შემცირდება თხელ ზოლამდე, ცარიელი ველით.
• გადადით მონაცემთა ბაზის სამუშაო ფურცელი და აირჩიეთ უჯრედების დიაპაზონი Excel-ის ჩამოსაშლელ სიაში.
• აირჩიეთ რამდენიმე ცარიელი უჯრედი ბოლო ელემენტის ქვემოთ. ეს დაგეხმარებათ სიის გაფართოებაში წყაროს ხელახლა რედაქტირების გარეშე.
• Excel ავტომატურად შეავსებს წყაროს მონაცემებს ჩამოსაშლელი სიისთვის. თქვენ უბრალოდ უნდა დააჭიროთ ქვედა ისარი თხელზე მონაცემთა დადასტურება ბარი.
• ახლა თქვენ უნდა ნახოთ გაფართოებული მონაცემთა Validation დიალოგური ფანჯარა. მაგრამ, ამჯერად, თქვენ იხილავთ წყაროს მონაცემთა დიაპაზონს წყარო ველი.
• უბრალოდ დააწკაპუნეთ ᲙᲐᲠᲒᲘ, და ყველაფერი მზად ხარ.

გილოცავ! თქვენ შექმენით თქვენი პირველი ჩამოსაშლელი სია Excel-ში. ახლა, უბრალოდ დააკოპირეთ ეს სადმე სხვაგან, სადაც გჭირდებათ იგივე ნივთების ჩვენება, როდესაც თანამშრომელი ან სხვა მომხმარებელი ავსებს მონაცემებს მონაცემთა შეყვანის ფურცელში.

შეიძლება დაგჭირდეთ მონაცემთა ბაზის სამუშაო ფურცლის ჩაკეტვა ისე, რომ ვერავინ შეძლებს ცვლილებების შეტანას ოფციების სიაში მონაცემთა შეყვანის სამუშაო ფურცლის ჩამოსაშლელ სიებში. მიჰყევით ამ სწრაფ ნაბიჯებს სიის ელემენტების დასაცავად:

• აირჩიეთ უჯრედების დიაპაზონი, რომლის ჩაკეტვა გჭირდებათ.
• დააწკაპუნეთ მარჯვენა ღილაკით და შემდეგ აირჩიეთ უჯრედების ფორმატირება.
• გადადით დაცვა ჩანართი და მონიშნეთ ჩაკეტილი ვარიანტი.
• დააწკაპუნეთ კარგი გამოიყენოს უჯრედების ფორმატირება ცვლილებები.
• ახლა, გადადით Მიმოხილვა ჩანართი Excel ლენტაზე.
• აირჩიეთ ფურცლის დაცვა ხატი.
• Ზე ფურცლის დაცვა დიალოგური ფანჯარა, შეიყვანეთ პაროლი ცარიელ ველში.
• ხელახლა შეიყვანეთ პაროლი და Excel სამუდამოდ დაბლოკავს სამუშაო ფურცელს.

თუ გსურთ მოკლე ჩამოსაშლელი მენიუ, როგორიცაა დიახ/არა, აუდიტი/არა აუდიტი, მინიჭებული/გახსნილი, დასრულებული/არასრული და ა.შ., შეგიძლიათ გამოიყენოთ მექანიკური სია მონაცემთა დიაპაზონის მეთოდის ნაცვლად. ეს ზოგავს დროს. აი, როგორ შეგიძლიათ შექმნათ ჩამოსაშლელი სია Excel-ში სიის ელემენტების გამოყენებით:

• დააწკაპუნეთ უჯრედზე ჩამოსაშლელი მენიუს შესავსებად.
• აირჩიეთ მონაცემთა დადასტურება დან მონაცემები ლენტი მენიუს ჩანართი.
• Ქვეშ დაშვება მენიუ, დააწკაპუნეთ სია.
• ახლა უბრალოდ ჩაწერეთ ნივთების სიაში წყარო ველი.
• დარწმუნდით, რომ გამოყავით თითოეული ელემენტი მძიმით.
• დააწკაპუნეთ კარგი ჩამოსაშლელი სიის გამოსაყენებლად.

ეს არის ყველაზე მარტივი და სწრაფი მეთოდი Excel-ში მარტივი ჩამოსაშლელი სიის შესაქმნელად. თუმცა, პირველი მეთოდი უფრო საიმედოა, როდესაც უხვად იყენებთ ჩამოსაშლელ სიებს.

ცარიელი ჩამოსაშლელი სია შეიძლება არ თქვას ბევრი რამ მონაცემთა შეყვანის ოპერატორებისთვის. თქვენ უნდა დაამატოთ კონკრეტული ინსტრუქციები, რათა მათ შეცდომა არ დაუშვან. აი, როგორ შეგიძლიათ დაამატოთ ინსტრუქციის შეტყობინება ჩამოსაშლელ სიებში Excel-ში:

• დააწკაპუნეთ ნებისმიერ უჯრედზე, რომელიც შეიცავს აქტიურს მონაცემთა Validation ბრძანება.
• ახლა, გადადით მონაცემები ჩანართი > მონაცემთა დადასტურება > დააწკაპუნეთ მონაცემთა დადასტურება.
• Შიგნით მონაცემთა დადასტურება დიალოგური ფანჯარა, დააწკაპუნეთ შეყვანის შეტყობინება ჩანართი.
• აკრიფეთ მცირე ტექსტი სათაური და შემდეგ დეტალური შეტყობინება შეყვანის შეტყობინება ველი.
• დააწკაპუნეთ კარგი ცვლილებების გამოსაყენებლად.

ახლა, როდესაც მომხმარებელი ირჩევს უჯრედს აქტიური ჩამოსაშლელი სიით Data Validation ბრძანებით, ისინი დაინახავენ შეტყობინებას, თუ როგორ უნდა შეავსონ უჯრედი ჩამოსაშლელი სიიდან ელემენტების გამოყენებით.

თუ ვინმე შეცდომას უშვებს თქვენი Excel-ის მონაცემთა ჩანაწერის ფურცელზე ჩამოსაშლელი სიების გამოყენებისას, თქვენ ასევე შეგიძლიათ აჩვენოთ შეცდომის შეტყობინება. ეს უზრუნველყოფს, რომ მომხმარებელი მიიღებს ზომებს შეცდომის მოსაგვარებლად და არ გამოტოვებს უჯრედს. შეცდომის გაფრთხილების ჩვენების გასააქტიურებლად შემდეგი ნაბიჯებია:

• მიჰყევით ადრე ნახსენებ ნაბიჯებს, სანამ არ მიიღებთ მონაცემთა დადასტურება დიალოგური ფანჯარა.
• ახლა აირჩიეთ შეცდომის გაფრთხილება ჩანართი.
• აირჩიეთ ა შეცდომის სტილი სამი ვარიანტიდან: გაჩერება, გაფრთხილება და ინფორმაცია.
• შემდეგ ჩაწერეთ მოკლე ტექსტი სათაური საქართველოს შეცდომის გაფრთხილება.
• ახლა შეიყვანეთ დეტალური შეტყობინება შეცდომის შეტყობინება ველი.

დიდი სამუშაო! როდესაც გააქტიურებულია შეცდომის გაფრთხილების ჩვენება, სამუშაო ფურცელი აჩვენებს შეცდომის დიალოგურ ფანჯარას, თუ ვინმე აკრიფებს სხვა რამეს გარდა Excel-ის ჩამოსაშლელ სიაში ნახსენები ელემენტებისა.

ახლა თქვენ იცით, როგორ შეადგინოთ სია Excel-ში ჩამოსაშლელი ორი განსხვავებული მეთოდით. შეგიძლიათ სცადოთ Excel-ის ჩამოსაშლელი სიების შექმნის გზები და შექმნათ მონაცემთა შეყვანის ფორმები თქვენი თანამშრომლების დასახმარებლად.

თქვენ ასევე შეგიძლიათ შექმნათ საყოფაცხოვრებო ნივთების ინტუიციური სია სასურსათო პროდუქტებისთვის, ტექნიკისთვის, ტანსაცმლის, კომუნალური მომსახურებისთვის და სხვათათვის Excel-ის ჩამოსაშლელი სიების გამოყენებით.

ნუ დაგავიწყდებათ კომენტარის გაკეთება ქვემოთ, თუ იცით სხვა მაგარი გზა Excel-ში ჩამოსაშლელი სიის შესაქმნელად.

შემდეგი, ისწავლეთ გახსენით რიგები ან სვეტები Excel-ში და ზოგიერთი Excel-ის კალენდრის შაბლონები ნებისმიერი წლისთვის.