როგორ გავაერთიანოთ ფოსტა Excel-დან Word-ში 2 გზით

თუ გიჭირთ კლიენტებისთვის და კლიენტებისთვის ელ. ფოსტის გაგზავნა, თითოეული დოკუმენტის შინაარსის პერსონალიზებით, ფოსტის შერწყმა დაგეხმარებათ. ფოსტის შერწყმისთვის საუკეთესო კომბინაციაა Excel და Word. იპოვეთ აქ, თუ როგორ უნდა მოხდეს ფოსტის შერწყმა Excel-დან Word-ში ორი მარტივი მეთოდით.

ფოსტის შერწყმა არის საოფისე სამუშაოს ავტომატიზაციის ყველაზე ხელმისაწვდომი ფორმა დესკტოპ და ლეპტოპ კომპიუტერებზე. თქვენ უბრალოდ უნდა დააკონფიგურიროთ Microsoft Word-ის აპი, რათა მოიტანოს მონაცემები ჩანაცვლების ტექსტებისთვის მონაცემთა ბაზიდან, როგორიცაა Excel ფაილი ერთი დოკუმენტისთვის.

დაყენების შემდეგ, თქვენ შეგიძლიათ შექმნათ პერსონალიზებული ასოები, კონვერტები, ელ.წერილები, დირექტორიები, მისამართების ეტიკეტები და ასე შემდეგ ერთი დაწკაპუნებით. თუ ისწავლით როგორ გააკეთოთ ფოსტის შერწყმა Excel-დან Word-ში, შეგიძლიათ შექმნათ ინვოისები, ყოველთვიური გადასახადები, გამოწერის დეტალები და მრავალი სხვა ოფიციალური დოკუმენტი ასობით და ათასობით მომხმარებლისთვის რამდენიმეში დაწკაპუნებები.

თუ ისწავლით, როგორ გააკეთოთ ფოსტის შერწყმა Word-ში Excel-დან, შეგიძლიათ შექმნათ მონაცემებით მდიდარი წერილები და წერილები და თავიდან აიცილოთ ადამიანური შეცდომები, რომლებიც საფრთხეს უქმნის ასეთი დოკუმენტების ხელით შექმნისას. მოდით, დავიწყოთ ფოსტის შერწყმის მეთოდები Excel-დან Word-ში.

Excel-დან Word-ში ფოსტის შერწყმის ორი გზა არსებობს. პირველი არის მექანიკური მეთოდი, სადაც თქვენ ამატებთ ჩანაცვლების ველების ტექსტებს ერთი დოკუმენტისთვის და Word აკეთებს დანარჩენს ფოსტის ან ელფოსტის დარჩენილი ნაწილისთვის. შეიტყვეთ ნაბიჯები ხელით ფოსტის შერწყმისთვის აქ:

უპირველეს ყოვლისა, თქვენ უნდა შექმნათ მონაცემთა ბაზა, საიდანაც MS Word მიიღებს მონაცემებს ფოსტის შერწყმის ველებში შაბლონის ელფოსტის, ფოსტის, ინვოისის და ა.შ. თქვენ უნდა შექმნათ Excel მონაცემთა ბაზა ისე, რომ ყველა მონაცემი, რომელიც დაკავშირებულია ერთ მიმღებთან, ხელმისაწვდომი იყოს ერთ რიგში.

თქვენ შეგიძლიათ გამოყოთ სხვადასხვა მონაცემები ერთ რიგში სხვადასხვა სვეტის სათაურების ქვეშ. სვეტის ეს სათაურები იმუშავებს, როგორც Word-ში ფოსტის შერწყმის ველების ანალოგი. თქვენ შეგიძლიათ შექმნათ სვეტის სათაური, როგორც გსურთ ახლა. მაგრამ მოგვიანებით, თქვენ უნდა გააკეთოთ მცირე ცვლილებები სვეტების სათაურებში, რათა დაემთხვეს ველებს Word-ში.

იპოვეთ ქვემოთ მოცემული ძირითადი ნაბიჯები Excel-ში ფოსტის შერწყმისთვის მონაცემთა ბაზის შესაქმნელად. ეს გაკვეთილი შექმნის ინვოისს მცირე ან საშინაო ბიზნესისთვის, სადაც შეგიძლიათ გაგზავნოთ ნაყარი ინვოისები და ყოველთვიური გადასახადები ათასობით მომხმარებელს ხელმისაწვდომ ფასად, ძვირადღირებულ ონლაინ გადაწყვეტილებებზე ან მესამე მხარის იმედის გარეშე სააგენტოები:

• შექმენით ცარიელი Excel ფაილი და გადაარქვით ფურცლის სახელი ინვოისები.
• თქვენ უნდა შეავსოთ ყველა მონაცემი ფოსტის შერწყმისთვის ამ სამუშაო ფურცელში.
• ახლა შექმენით ელემენტები, რომლებიც გსურთ შეიტანოთ ფოსტის შერწყმის დოკუმენტში, როგორც სვეტის სათაურები. ესენი იმოქმედებენ როგორც ფოსტის შერწყმის ველები Word-ში.
• ჩაწერეთ მომხმარებლის სახელი და ყველა სხვა დაკავშირებული ინფორმაცია შესაბამისი სვეტის სათაურის ქვეშ იმავე სტრიქონში. თუ თქვენ შეცვლით სტრიქონებს იმავე მომხმარებლისთვის, Word ვერ შეძლებს შეავსოს სწორი ინფორმაცია გაერთიანებულ დოკუმენტზე.

• როგორც თქვენი კლიენტების ბაზა იზრდება, შეგიძლიათ დაიწყოთ ახალი მომხმარებლის სახელების დამატება ქვეშ კლიენტის სვეტის სათაური.
• ასევე, შეგიძლიათ დაამატოთ ახალი მონაცემები არსებული ან ახალი მომხმარებლებისთვის კონკრეტული სვეტის სათაურების ქვეშ.
• ყოველ ჯერზე, როდესაც თქვენ განაახლებთ ამ მონაცემთა ბაზას, Word ფოსტის შერწყმა ავტომატურად შექმნის მომხმარებლის ახალ დოკუმენტს დასამატებლად მომხმარებლებო, გამოტოვეთ კლიენტები, თუ წაშლით ზოგიერთს და ასევე განაახლეთ ფიგურები დოკუმენტში Excel-ის ინფორმაციის მიხედვით მონაცემთა ბაზა.
• Word ფოსტის შერწყმა არ მოაქვს ნომრის ფორმატირების იმპორტს Excel-დან. რიცხვების ფორმატირების ელემენტების შესანარჩუნებლად, როგორიცაა ათწილადები, ვალუტის სიმბოლოები და ა.შ., თქვენ უნდა ჩაწეროთ მოკლე კოდი ფოსტის შერწყმის კონკრეტულ ველებში. მე აღვნიშნავ კოდს და ხრიკს, რომ გამოიყენოთ იგი მოგვიანებით ამ სახელმძღვანელოში.

Ის არის! თქვენ წარმატებით შექმენით Excel მონაცემთა ბაზა ფოსტის შერწყმის პროექტისთვის. Ყოჩაღ! დავიწყოთ ფოსტის შერწყმის შაბლონის შექმნა Microsoft Word-ში.

პირველ რიგში, თქვენ უნდა შეადგინოთ ინვოისის ელფოსტა ან ფოსტა, რომელიც გსურთ გაუგზავნოთ თქვენს კლიენტებსა და მომხმარებლებს. წერილი უნდა შეიცავდეს რამდენიმე ძირითად ინფორმაციას თქვენს შესახებ, როგორც ეს ნაჩვენებია ქვემოთ. ეს სტატიკურია ყველა ელფოსტისა და ფოსტისთვის.

• Თქვენი სახელი
• თქვენი ბიზნესის სახელი
• თქვენი ბიზნესის მისამართი
• კომპანიის ლოგო (ასეთის არსებობის შემთხვევაში)
• ხელმოწერის ხაზი

ახლა, როდესაც შექმენით Word-ის შაბლონი, რომელზეც დაამატებთ ფოსტის შერწყმის ველებს, ვნახოთ ქვემოთ მოცემული ნაბიჯები:

• დააწკაპუნეთ ფოსტის ჩანართზე Word-ის ლენტაზე და შემდეგ აირჩიეთ დაიწყეთ ფოსტის შერწყმა.

• Დან ჩამოსაშლელი სიააირჩიეთ დოკუმენტის ტიპი, რომლის გაკეთებაც გსურთ. ავირჩიოთ ელ.ფოსტის შეტყობინებები.
• ახლა ისევ დააწკაპუნეთ ფოსტით გაგზავნა მაგრამ ამჯერად აირჩიე აირჩიეთ მიმღებები.
• ვინაიდან გსურთ ფოსტის შერწყმა Excel-დან Word-ში, აირჩიეთ გამოიყენეთ არსებული სია ვარიანტი.

• ახლა, იპოვნეთ ფოსტის შერწყმის მონაცემთა ბაზა, რომელიც შეიქმნა ადრე Excel-ზე და აირჩიეთ ინვოისები სამუშაო ფურცელში აირჩიეთ ცხრილი დიალოგური ფანჯარა.
• ახლა თქვენ უნდა ნახოთ, რომ ველების ჩაწერა და ჩასმა ბრძანების ჯგუფი გააქტიურებულია Word ლენტის მენიუში > ფოსტით გაგზავნა.

აქამდე თქვენ დაუკავშირდით Excel-ის მონაცემთა ბაზას ფოსტის შერწყმისთვის Word-თან. შემდეგი, ჩვენ ვისწავლით, თუ როგორ უნდა შეავსოთ საჭირო ველები ფოსტის შერწყმის შაბლონის დოკუმენტში ქვემოთ:

• დააწკაპუნეთ მისალმების ხაზი პარამეტრი Mailings ჩანართზე და შექმენით მისალოცი ხაზი, რომლის დამატებაც გსურთ. The "მისალმების ხაზი" გამოჩნდება ჩანაცვლების ტექსტი.

• ახლა თქვენ შეგიძლიათ დაწეროთ განცხადება ინვოისის გადახდაზე. ეს იქნება სტატიკური განცხადება, რომელიც მიდის ყველა მიმღებზე.
• მისალოცი ხაზის ქვემოთ შეგიძლიათ დაამატოთ ფოსტის შერწყმის სხვა ველები, როგორიცაა მომხმარებლის ელ.ფოსტა«Customer_Email»; ინვოისის ნომერი: «ინვოისის_ნომერი»; ინვოისის თარიღი: «ინვოისის_თარიღი»და ა.შ.

• შემდეგ, დააწკაპუნეთ შერწყმის ველის ჩასმა ფოსტის შერწყმის პროექტის დინამიური კომპონენტების დამატების დასაწყებად.
• ბრძანება Insert Merge Field აჩვენებს ყველა სვეტის სათაურს, რომელიც ხელმისაწვდომია Excel-ის მონაცემთა ბაზაში, რომელიც დაამატეთ ფოსტის შერწყმის დოკუმენტს. დაუთმეთ დრო თქვენთვის სასურველი ველების დამატებას.

• მაგალითად, შეგიძლიათ დაამატოთ ეს შერწყმის ველები: "სერვისების_ხაზი_1"; "თარიღი_ხაზი_1"; "თანხა_ხაზი_1"; "სერვისების_ხაზი_2"; "თარიღი_ხაზი_2"; "თანხა_ხაზი_2"; "თანხა_სულ_".

• ახლა, როდესაც დაამატეთ ყველა დინამიური ველი, შეგიძლიათ დახუროთ თქვენი ელფოსტა დახურვის შენიშვნისა და ხელმოწერის ხაზის დამატებით. ისევ და ისევ, ეს იქნება სტატიკური კომპონენტი.
• ახლა შეგიძლიათ დააწკაპუნოთ შედეგების გადახედვა ღილაკი ფოსტის ჩანართის ქვეშ პირველი გაერთიანებული დოკუმენტის სანახავად.

როგორც გადახედვისას ხედავთ, რომ ინვოისის თანხა არ აჩვენებს ვალუტას ან ათობითი წერტილებს. ამის გადასაჭრელად მიჰყევით აქ მოცემულ ნაბიჯებს:

• დააწკაპუნეთ მარჯვენა ღილაკით "თანხა_ხაზი_1" ფოსტის შერწყმის ველი და დააწკაპუნეთ ველის კოდების გადართვა.

• ახლა თქვენ უნდა ნახოთ MERGEFIELD და შემდეგ ველი.
• შეიყვანეთ შემდეგი კოდი, როგორც ნაჩვენებია ზემოთ მოცემულ სურათზე:

#$0.00

• ახლა ისევ აირჩიეთ ველი, დააწკაპუნეთ მარჯვენა ღილაკით და ველის კოდების გადართვა.

• შემდეგ, იხილეთ გადახედვა, რათა დაადასტუროთ, ფოსტის შერწყმა შემოაქვს თუ არა ნომრის ფორმატირება.
• ახლა თქვენ შეგიძლიათ შეიყვანოთ ზემოაღნიშნული კოდი სხვა ფოსტის შერწყმის ველებში ისეთი ნომრებით, როგორიცაა "თანხა_ხაზი_2" და "თანხა_სულ_".

შეგიძლიათ ახლავე მონიშნოთ მნიშვნელოვანი მონაცემები ელ.ფოსტის შაბლონში. Word mail-ის შერწყმა განახორციელებს ფორმატირებას ყველა სხვა დოკუმენტში, რომელსაც თქვენ ქმნით ამ ფოსტის შერწყმის პროექტში.

მომზადების შემდეგ დააწკაპუნეთ დასრულება და შერწყმა > ინდივიდუალური დოკუმენტების რედაქტირება > ყველა წელს ჩანაწერების შერწყმა დიალოგური ფანჯარა. დააწკაპუნეთ კარგი Excel-ის მონაცემთა ბაზაში თითოეული მომხმარებლისთვის ყველა გაერთიანებული დოკუმენტის შესაქმნელად.

Word mail-ის შერწყმა შექმნის ახალ დოკუმენტს გაერთიანებული ელფოსტით. ასე რომ, თქვენ უნდა შეინახოთ ფაილი ცალკე ან დაუყოვნებლივ გაგზავნოთ ელ.წერილი.

ფოსტის შერწყმის მეორე გზა არის Microsoft Word-ის ფოსტის შერწყმის ოსტატის გამოყენებით. თუმცა, ეს რთული მეთოდია. თქვენ უნდა შეცვალოთ წყაროს მონაცემთა ბაზა Excel-ში არსებული ფოსტის შერწყმის ველების მიხედვით Word-ში. აი, რა უნდა გააკეთოთ, რომ სცადოთ ფოსტის ავტომატური შერწყმა Word-ში:

• შექმენით Word დოკუმენტის შაბლონი და შემდეგ დააწკაპუნეთ ფოსტით გაგზავნა > დაიწყეთ ფოსტის შერწყმა > დოკუმენტის ტიპი, რომლის წარმოებაც გსურთ.

• შემდეგ, დააწკაპუნეთ დაიწყეთ ფოსტის შერწყმა ისევ და შემდეგ აირჩიეთ ფოსტის შერწყმის ნაბიჯ-ნაბიჯ ოსტატი.

• ინსტრუქციები გამოჩნდება ექვს ნაბიჯში Word-ის ნავიგაციის მარჯვენა მხარეს.
• თქვენ უნდა შეასრულოთ დავალება, რომელიც ნაჩვენებია პირველ ეტაპზე და შემდეგ დააწკაპუნეთ შემდეგი: საწყისი დოკუმენტი, რათა მიჰყვეთ ოსტატს.

თქვენ შეგიძლიათ ავტომატურად შეუთავსოთ მონაცემები Word-ს Excel-დან Word mail-ის შერწყმის ფუნქციის გამოყენებით. ამისათვის თქვენ უნდა გქონდეთ Excel ფაილი. შემდეგ შექმენით ახალი Word დოკუმენტი და დაიწყეთ თქვენი ელ. ფოსტის ან ფოსტის წერა. იმ ადგილებში, სადაც საჭიროა Excel-დან მნიშვნელობების იმპორტი, დააწკაპუნეთ ველზე Insert Mail Merge და დაამატეთ საჭირო მნიშვნელობა.

სანამ ამას გააკეთებთ, თქვენ უნდა დაამატოთ Excel მონაცემთა ბაზა, გადადით Mailings > აირჩიეთ მიმღებები > გამოიყენეთ არსებული სია და აირჩიეთ Excel ფაილი. შაბლონის დოკუმენტის ხელით შექმნის შემდეგ, დაასრულეთ ფოსტის შერწყმა და Word ავტომატურად შექმნის ყველა სხვა წერილს ან წერილს შესაბამისი მიმღებებისთვის.

თქვენ შეგიძლიათ შექმნათ ფოსტის შერწყმა Excel-ის მონაცემებიდან, როგორც ამას ჩვეულებრივ აკეთებთ Outlook-ის კონტაქტების ან კონტაქტების ახალი სიისთვის. მაგრამ Excel-ის სამუშაო ფურცლის მონაცემების გამოსაყენებლად, მიჰყევით ამ ნაბიჯებს:

• შეინახეთ Excel ფაილის და Word ფოსტის შერწყმის შაბლონი ადგილობრივ საცავში.
• გახსენით Word ფაილი და დააჭირეთ Mailings.
• ახლა აირჩიეთ მიმღებების არჩევა და დააჭირეთ არსებული სიის გამოყენებას.
• ახლა გადადით დისკზე, სადაც არის Excel ფაილი, აირჩიეთ იგი და შემდეგ დააჭირეთ გახსნას.
• Ის არის! თქვენ წარმატებით დააკავშირეთ Excel ფაილი ფოსტის შერწყმისთვის.

ნაბიჯ-ნაბიჯ ფოსტის შერწყმის ოსტატის მიხედვით, შემდეგი არის ექვსი ნაბიჯი ფოსტის შერწყმისთვის Word-ში:

• აირჩიეთ დოკუმენტის ტიპი, როგორიცაა ასოები, კონვერტები, დირექტორიები და ა.შ.
• აირჩიეთ საწყისი დოკუმენტი, როგორიცაა მიმდინარე დოკუმენტი ან არსებული დოკუმენტი
• აირჩიეთ მიმღებები არსებული სიიდან (Excel), Outlook კონტაქტებიდან ან ახალი სიიდან
• დაწერე შენი წერილი
• გადახედეთ თქვენს წერილებს
• დაასრულეთ შერწყმა

ახლა თქვენ იცით, თუ როგორ უნდა მოხდეს ფოსტის შერწყმა Excel-დან Word-ში მექანიკური მეთოდის ან Word Mail Merge ოსტატის გამოყენებით. სცადეთ რომელიმე მეთოდი, ეს დამოკიდებულია თქვენი ფოსტის შერწყმის დოკუმენტზე, მონაცემთა ბაზაზე და თქვენთვის საჭირო პერსონალიზაციის ხარისხზე.

არ დაგავიწყდეთ კომენტარის გაკეთება ქვემოთ, თუ იცით რაიმე სხვა მარტივი მეთოდი, თუ როგორ უნდა გააკეთოთ ფოსტის შერწყმა Word-ში Excel-დან. თქვენ ასევე შეგიძლიათ იცოდეთ როგორ ამობეჭდოთ ეტიკეტები Excel-დან MS Word ფოსტის შერწყმის გამოყენებით და კომენტარებისა და ცვლილებების შერწყმა მრავალი დოკუმენტიდან.