장치에서 들어오고 나가는 디지털 정보가 너무 많기 때문에 전자 파일을 관리하는 것은 상당히 어려운 작업이 될 수 있습니다. 이러한 파일은 한 곳에서 다른 곳으로 쉬지 않고 종종 급하게 이동합니다. 기술이 이러한 문제를 해결한 것은 좋은 일입니다.
파일 구성 101
기술은 공유, 저장 및 검색을 효율적이고 덜 번거롭게 만듭니다. 이제 필요한 파일에 원활하게 액세스할 수 있습니다. 이 기사에서는 파일 관리 효율성을 개선하고 정리하는 데 도움이 되는 몇 가지 필수 팁에 대해 설명합니다.
1. 파일 공유 프로세스 개선
효율적인 파일 구성에 대해 이야기할 때 스토리지만 이야기하는 것이 아닙니다. 이러한 문서를 부서 구성원과 처리, 전송 또는 공유하는 방법을 해결하는 것이 가장 좋습니다.
첫째, 팩스는 기업 세계의 모든 사람이 매일 구현하는 표준 문서 공유 방법입니다. 금융권, 법조계, 정부에 속한 기관들은 이를 소통의 수단으로 활용하는 경향이 있다. 파일 공유를 다음과 같이 효율적으로 진행하면서 잠재력을 극대화할 수 있는 방법이 있다면 어떨까요? 팩스기 없이 팩스 보내기? 사무실 주변의 물건을 정리하는 데 도움이 되지 않을까요?
파일 공유 프로세스가 직장 내에서 발생하면 파일 서버 또는 파일 공유 네트워크를 구축할 수 있습니다. 파일을 검색할 수 있는 액세스 권한이 있는 사람들에게 도움이 될 것입니다.
2. 문서를 한 곳에 저장
파일 구성 문제는 오랫동안 기업을 괴롭혀 왔습니다. 많은 전자 파일이 저장 및 전송 중에 잘못된 위치에 놓이는 경우가 많기 때문에 회사에서 점점 더 우려하고 있습니다. 이 문제는 기업이 동료와 많은 파일을 공유하는 경향이 있기 때문에 상황을 더욱 복잡하게 만듭니다.
이를 방지하기 위해 전문가들은 검색하려는 파일에 쉽게 액세스할 수 있도록 단일 루트 폴더를 만들 것을 제안합니다. 이 방법에서는 모든 작업 파일을 폴더에 저장합니다. PC 사용자의 경우 기본값은 내 문서입니다.
공유 환경에서 공유 문서 폴더를 생성할 수도 있습니다. 두 프로세스 모두 동료가 처음부터 필수 파일을 찾을 수 있도록 합니다. 또한 이렇게 하면 저장 공간이 부족할 때 백업 및 보관을 쉽게 할 수 있습니다.
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3. 데스크탑에 파일 저장 방지
이 주제는 위의 두 번째 요점에 대한 후속 조치입니다. 데스크탑은 파일의 기본 저장 공간이 되어서는 안 됩니다. 대신 깔끔하고 단정해야 합니다. 많은 파일을 배치하고 주변에 두면 전체 공간이 어수선해 보일 수 있습니다.
또한 작업 공간을 청소하는 것은 시간이 많이 걸리는 노력으로 보일 수 있습니다. 심하게 정리되지 않은 데스크탑의 경우 문서를 지우고 정렬하는 데 도움이 되는 응용 프로그램을 사용하는 것이 좋습니다.
4. 확립된 파일 명명 지침 준수
작업을 저장하기 전에 클라우드 스토리지의 파일 또는 루트 폴더에서 설정된 파일 이름 지정 체계를 관찰하십시오. 일반적으로 회사는 파일 이름 지정에 대한 규칙과 지침을 설정하여 각 부서에서 이동하는 수천 개의 문서 간의 불일치를 해결하려고 합니다. 밑줄, 대시, 점과 같은 친숙한 문자를 기록해 두십시오.
또한 표준 약어와 설명적인 이름을 사용하는 것이 좋습니다. 날짜를 추가하고 필요한 경우 구체적으로 추가하는 것을 잊지 마십시오. 파일 이름 지정의 목표는 파일을 열 필요 없이 내용을 정확하게 알려주는 것입니다. 다음과 같은 몇 가지 표준 명명 규칙을 따를 수 있습니다.
- 문서 날짜별;
- 문서 유형별 그리고
- 부서 또는 회사별로.
예를 들어, 파일이 기한이 지난 편지에 관한 것이라면 메시지와 적절하게 일치하는 파일을 사용할 수 있습니다. 이 모든 것이 압도적으로 보일 수 있지만 항상 이러한 작은 세부 사항이 파일 식별 및 검색에 도움이 될 것임을 상기하십시오.
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5. 정기적으로 파일 백업 수행
데이터 백업을 수행하는 것은 비즈니스 프로세스의 원활한 흐름과 연속성을 보장하는 데 중요한 부분입니다. 다음과 같은 결과로 발생할 수 있는 데이터 손실과 같은 불행한 사건으로부터 회사를 보호합니다.
- 맬웨어 공격;
- 드라이브 손상;
- 도난당한 스토리지 드라이브;
- 랜섬웨어 공격;
- 스토리지 계정 해킹 그리고
- 파일 삭제.
백업 프로토콜을 설정하면 이러한 일을 피할 수 있습니다. 비즈니스를 충분히 보호하려면 다음 프로세스 세트에 따라 포괄적인 데이터 백업 시스템을 구현해야 합니다.
- 정기적으로 데이터 백업을 수행하십시오.
- 드라이브 및 클라우드 서비스에 데이터 저장 그리고
- 폴더 및 파일에 대한 암호가 있어야 합니다.
- 스토리지 드라이브를 개인 위치에 보관하십시오.
데이터 손실로 인해 비즈니스 간섭이 발생할 경우 필요한 문서를 백업하십시오. 삭제된 파일은 복구 가능 설치하면 복구 소프트웨어. 그러나 비즈니스 거래의 특정 세부 정보는 스토리지 파일이 해킹, 손상 또는 손실된 경우 복구할 수 없을 가능성이 큽니다.
6. 오래된 불필요한 파일 삭제
오래된 파일을 삭제하는 것은 신경이 쓰이는 일입니다. 그러나 이러한 불필요한 문서가 이미 지저분한 파일 시스템을 어수선하게 만든다는 점도 고려해야 합니다. 파일 삭제에 대한 회사 지침을 확인하고 해당 비즈니스 파일이 다시 필요하지 않은지 확인하십시오.
확실하지 않은 경우 루트 폴더 내에 폴더를 만들고 이름을 '비활성' 또는 '이전'으로 지정합니다. 더 이상 사용되지 않을 것이라고 확신할 때까지 오래된 파일을 폴더에 보관하여 안전하게 보관하십시오.
7. 바로가기 및 즐겨찾기 만들기
이러한 기능은 매일 사용하는 파일 및 폴더에 유용합니다. 무수히 많은 저장 위치를 탐색하는 대신 이러한 파일에 대한 액세스 권한을 생성하십시오. Mac 사용자의 경우 Finder 탭 주변에, PC 사용자의 경우 파일 탐색기 사이드바 주변에 있을 수 있습니다. 이러한 옵션을 활용하면 파일 검색을 쉽게 할 수 있습니다.
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마무리 생각: 조직이 핵심입니다
문서를 저장할 때마다 일관성을 유지하려면 파일을 최신 상태로 유지하고 정리하는 것이 가장 좋다는 것을 항상 기억하는 것이 중요합니다. 여기서 주요 목표는 파일 관리 시스템에서 생성한 후에도 원하는 것을 계속 찾을 수 있도록 보장하는 것입니다.
더욱이, 전자 파일의 적절한 관리 및 구성은 공유 환경 설정에서 의심할 여지 없이 중요합니다. 동료가 주변에 없는 경우 동료가 만든 파일을 빠르게 찾고 액세스할 수 있습니다.
일상적인 작업을 수행할 때 여기에 언급된 아이디어를 고려하여 가지고 있는 파일을 정렬하십시오. 장기적으로 보면 귀하와 귀하의 조직에 편리합니다.