Kadangi į jūsų įrenginius patenka ir išeina tiek daug skaitmeninės informacijos, elektroninių failų tvarkymas gali būti gana sudėtinga užduotis. Šie failai perkeliami iš vienos vietos į kitą be sustojimo ir dažnai skubotai. Gerai, kad technologijos išsprendė šias problemas.
Failų organizavimas 101
Technologija leidžia dalytis, saugoti ir gauti efektyvų ir mažiau vargo. Dabar galima sklandžiai pasiekti reikiamus failus. Šiame straipsnyje bus aptarti keli esminiai patarimai, padėsiantys pagerinti failų valdymo efektyvumą ir padėti rūšiuoti.
1. Improvizuokite failų bendrinimo procesą
Kai kalbate apie efektyvų failų organizavimą, jūs kalbate ne tik apie saugyklą. Geriausia būtų išsiaiškinti, kaip tvarkote, siunčiate ar bendrinate šiuos dokumentus su skyriaus nariais.
Viena vertus, faksogramų siuntimas yra standartinis dokumentų dalijimosi būdas, kurį kasdien naudoja visi verslo pasaulyje. Finansams, teisei ir vyriausybei priklausančios institucijos linkusios tai naudoti kaip vieną iš komunikacijos priemonių. Ką daryti, jei yra būdas maksimaliai išnaudoti jo potencialą, o dalijimasis failais tampa efektyviu procesu faksas be fakso aparato? Ar tai nepadėtų tvarkyti reikalų jūsų biure?
Jei failų dalijimosi procesas vyksta darbo vietoje, galite sukurti failų serverį arba failų bendrinimo tinklą. Tai padėtų žmonėms, turintiems prieigą, nuskaityti failus.
2. Saugokite dokumentus vienoje vietoje
Failų organizavimo problema įmones kamuoja jau ilgą laiką. Tai kelia vis didesnį susirūpinimą įmonėms, nes daugelis jų elektroninių failų dažnai būna netinkami saugojimo ir perdavimo metu. Ši problema dar labiau apsunkina situaciją, nes įmonės linkusios dalytis daugybe failų su bendradarbiais.
Norėdami su tuo kovoti, ekspertai siūlo sukurti vieną šakninį aplanką, kad būtų galima lengvai pasiekti failus, kuriuos bandote nuskaityti. Taikydami šį metodą, saugokite visus savo darbo failus aplanke. Kompiuterių naudotojams numatytoji parinktis yra Mano dokumentai.
Bendrai naudojamoje aplinkoje taip pat galite sukurti aplanką Bendrinami dokumentai. Abu procesai leidžia jūsų kolegoms nuo pat pradžių rasti svarbiausius failus. Be to, tai atveria sąlygas lengvai kurti atsargines kopijas ir archyvuoti, kai pritrūksta vietos saugykloje.
Taip pat skaitykite: 13 geriausių nemokamų failų tvarkyklių, skirtų „Windows 10“, 2021 m
3. Venkite failų saugoti darbalaukyje
Ši tema yra antrojo punkto tęsinys. Atminkite, kad jūsų darbalaukis neturėtų būti pagrindinė failų saugykla. Vietoj to, jis turėtų būti tvarkingas ir tvarkingas. Įdėjus daug failų ir palikus juos, visa erdvė gali atrodyti netvarkinga.
Be to, gali atrodyti, kad darbo vietos valymas gali užtrukti daug laiko. Jei darbalaukis yra labai netvarkingas, rekomenduojama naudoti programas, padedančias išvalyti ir rūšiuoti dokumentus.
4. Laikykitės nustatytų failų pavadinimo gairių
Prieš išsaugodami savo darbą failus debesies saugykloje arba šakninį aplanką, pabandykite stebėti jų nustatytas failų pavadinimų schemas. Paprastai įmonės bandys išspręsti nesutarimus tarp tūkstančių dokumentų, judančių kiekviename padalinyje, nustatydamos taisykles ir gaires dėl failų pavadinimo. Atkreipkite dėmesį į pažįstamus simbolius, tokius kaip apatiniai brūkšniai, brūkšniai ir taškai.
Taip pat rekomenduojama naudoti standartines santrumpas ir aprašomuosius pavadinimus. Nepamirškite pridėti datų ir, jei reikia, nurodykite konkretų. Failų pavadinimų suteikimo tikslas yra teisingai pasakyti turinį, nereikia jų atidaryti. Galite vadovautis kai kuriomis standartinėmis pavadinimų suteikimo sutartimis, pvz., toliau nurodytomis.
- Pagal dokumento datą;
- Pagal dokumento tipą; ir
- Pagal padalinį ar įmonę.
Pavyzdžiui, jei failas yra apie pavėluotą laišką, galite pridėti ką nors, kas tinkamai atitiks jūsų pranešimą. Jei visa tai gali atrodyti neįveikiama, visada atminkite, kad šios smulkios detalės padės identifikuoti ir atkurti failus.
Taip pat skaitykite: 11 geriausios failų smulkintuvo programinės įrangos, skirtos „Mac“, 2021 m
5. Reguliariai kurkite failų atsargines kopijas
Duomenų atsarginių kopijų kūrimas yra itin svarbi sklandaus verslo procesų eigos ir tęstinumo užtikrinimo dalis. Tai apsaugo įmonę nuo nelaimingų įvykių, tokių kaip duomenų praradimas, kuris gali atsirasti dėl šių priežasčių:
- Kenkėjiškų programų ataka;
- Pavarų pažeidimai;
- Pavogti saugojimo įrenginiai;
- Ransomware ataka;
- Įsilaužimas į saugyklos paskyras; ir
- Failo ištrynimas.
Šių dalykų galima išvengti, jei sukuriate atsarginį protokolą. Norėdami užtikrinti pakankamą savo verslo apsaugą, turite įdiegti išsamią duomenų atsarginių kopijų kūrimo sistemą, atlikdami šiuos procesų rinkinius:
- Reguliariai daryti atsargines duomenų kopijas;
- Duomenų saugojimas diskuose ir debesijos paslaugose; ir
- Turėkite aplankų ir failų slaptažodį
- Laikykite saugojimo diskus privačioje vietoje.
Jei dėl duomenų praradimo kiltų verslo trikdžių, sukurkite atsargines reikiamų dokumentų kopijas. Ištrintus failus galima atkurti jei įdiegiate atkūrimo programinė įranga. Tačiau tam tikra verslo sandorio informacija greičiausiai nebus atkurta, jei saugojimo failai yra įsilaužę, sugadinti arba pamesti.
6. Ištrinkite senus, nereikalingus failus
Senų failų ištrynimas gali būti nervingas dalykas. Tačiau taip pat turite atsižvelgti į tai, kad šie nereikalingi dokumentai sukelia netvarkos ir taip netvarkingą failų sistemą. Patikrinkite savo įmonės gaires dėl failų ištrynimo ir įsitikinkite, kad jums nebereikės tų verslo failų.
Jei nesate tikri, šakniniame aplanke sukurkite aplanką ir pavadinkite jį „neaktyvus“ arba „senas“. Saugokite tuos senus failus aplanke, kol įsitikinsite, kad jis nebebus naudojamas.
7. Sukurkite sparčiuosius klavišus ir parankinius
Šios funkcijos puikiai tinka failams ir aplankams, kuriuos naudojate kiekvieną dieną. Užuot ieškoję daugybės saugojimo vietų, pabandykite sukurti prieigą prie šių failų. Jis gali būti šalia „Mac“ naudotojų skirtuko „Finder“ arba „File Explorer“ šoninės juostos, jei naudojate kompiuterį. Naudojant šias parinktis, failų paieška būtų lengva.
Taip pat skaitykite: 22 geriausia nemokama tvarkyklės naujinimo priemonė, skirta „Windows 10“, 8, 7 2021 m. [Atnaujinta]
Baigiamos mintys: svarbiausia organizacija
Labai svarbu visada atsiminti, kad geriausia nuolat atnaujinti ir tvarkyti failus, kad išlaikytumėte darną, kad ir kur saugotumėte dokumentus. Pagrindinis jūsų tikslas yra užtikrinti, kad sukūrę failų valdymo sistemoje vis tiek rasite tai, ko ieškote.
Be to, tinkamas elektroninių failų valdymas ir organizavimas neabejotinai yra labai svarbus bendroje aplinkoje. Jei jūsų kolegų nėra šalia, galite greitai rasti ir pasiekti jų sukurtus failus.
Atlikdami kasdienes užduotis apsvarstykite čia paminėtas idėjas, kaip rūšiuoti turimus failus. Ilgainiui tai bus patogu jums ir jūsų organizacijai.